δ ι α χ ε ί ρ ι σ η Ε Π Ι Χ Ε Ι Ρ Η Μ Α Τ Ι Κ Ο Τ Η ΤΑ 143 ΜΗΝΙΑΙΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Τι δείκτες πρέπει να παρακολουθούμε Α. Για την οικονομική δραστηριότητα της επιχείρησης 1. Την εξέλιξη τζίρου της κάθε κατηγορίας συγκριτικά με τον αντίστοιχο μήνα του προηγούμενου έτους. Οι κατηγορίες οπωσδήποτε να είναι minimum 3 (κατά κατηγορία Φ.ΠΑ): • φάρμακα συνταγογραφούμενα, • φάρμακα μη συνταγογραφούμενα και • παραφάρμακα Σε κάθε μία από τις ανωτέρω κατηγορίες, επιβάλλεται και η παρακολούθηση των υποκατηγοριών τους. Π.χ. για τα παραφάρμακα, η παρακολούθηση των καλλυντικών, των συμπληρωμάτων διατροφής... κλπ., έστω κι αν (ειδικά στην κατηγορία του 13%) υπάρχει πολλές φορές μπλέξιμο για την κατηγοριοποίησή τους. Αν έχετε ηλεκτρονικό φαρμακείο στο Διαδίκτυο πρέπει να το παρακολουθείτε ξεχωριστά. 2. Το μέσο ημερήσιο τζίρο, σε σχέση με τις εργάσιμες ημέρες του μήνα Απαιτείται η διαμόρφωση ενός πίνακα όπου θα καταχωρούνται ανά ημέρα οι πωλήσεις, με σκοπό να γνωρίζουμε ποιες μέρες έχουμε αυξανόμενη ζήτηση και να διαμορφώσουμε αντίστοιχα τις παραγγελίες από τον προμηθευτή μας ή να αναδιαρθρώσουμε το ωράριο των συνεργατών μας. 3. Ποια η ποσοστιαία σχέση φαρμάκου / παραφαρμάκου Όπως έχουμε ξαναπεί, όσο περισσότερο παραφάρμακο έχουμε, τόσο λιγότερη εξάρτηση από το κράτος υπάρχει, με ότι αυτό συνεπάγεται στις μέρες μας για τη ρευστότητα του φαρμακείου. Μια ασφαλής αναλογία από πλευράς βιωσιμότητας είναι 65%-35%. Προσοχή όμως να μην το παρακάνουμε! Τα Β’ Κατηγορίας φαρμακεία, αν διαμορφώσουν σχέση με το φάρμακο να είναι κάτω του 50%, υποχρεωτικά από το Νόμο οδηγούνται σε θεωρημένη αποθήκη. Μια εξέλιξη που δεν είναι ιδιαίτερα επιθυμητή. 4. Τον μέσο αριθμό των πελατών /ημέρα Ο αριθμός των καθημερινών διελεύσεων είναι βασικό στοιχείο για να μπορέσετε να σχεδιάσετε προγράμματα προβολής και προώθησης στους πελάτες σας. Βεβαίως, είναι ακόμα καλύτερο αν μπορείτε να καταγράψετε το προφίλ των πελατών σας σε σχέση με την ηλικία τους, το φύλο... κλπ., με αντικειμενικό σκοπό να κάνετε πιο στοχευμένες ενέργειες με περισσότερη αποτελεσματικότητα. 5. Το μέσο όρο των αγορών / πελάτη Απαιτείται ξεχωριστή παρακολούθηση για το φάρμακο και ξεχωριστή για το παραφάρμακο. Σε ότι αφορά το φάρμακο πρέπει να παρακολουθούμε τη μέση αξία της συνταγής καθώς και την αξία της συμμετοχής. Σε ότι αφορά το παραφάρμακο καλό θα είναι να έχουμε γενική εικόνα του συνόλου της κατηγορίας και αν μπορούμε να παρακολουθούμε 2-3 ενδεικτικές υποκατηγορίες. Η αναλυτική παρακολούθηση προϋποθέτει ισχυρά υπολογιστικά συστήματα που δεν διαθέτουν όλα τα φαρμακεία. 6. Την εξέλιξη του περιθωρίου κέρδους Οι αναφορές συντάσσονται με σκοπό να γνωρίζουμε το περιθώριο μεικτής κερδοφορίας και λειτουργικής κερδοφορίας. Το μεικτό κέρδος αξιολογείται από την ικανότητα του φαρμακοποιού για καλύτερες εκπτώσεις από τους προμηθευτές του, από τη διαχείριση συνολικά των αγορών του, από τα αποθέματά του και φυσικά από τον βαθμό ανταγωνιστικότητας που έχει σε σχέση με την πληρότητα στα φάρμακα και τις εκπτώσεις ή άλλες παροχές προς τον καταναλωτή στα παραφάρμακα. Το λειτουργικό κέρδος αξιολογείται από τις επενδύσεις σε πάγια (κτίριο... κ.α.), σε στελέχωση, από τα rebates προς τα ταμεία, από τα έξοδα marketing και πωλήσεων. 7. Προσδιορισμός Νεκρού Σημείου Είναι απολύτως αναγκαίο να προσδιορίζετε το Νεκρό Σημείο (Brake Even Point) του φαρμακείου ανά μήνα, για να μπορείτε ν’ αξιολογήσετε τις μελλοντικές δυνατότητες που έχετε ν’ αντεπεξέλθετε στα έξοδα σας, καθώς και πότε αρχίζει να υφίσταται πρόβλημα. PHARMACY management KAI EΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ • ΤΕΥΧΟΣ 19 | ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ 2013