Η σωστή οικονομική διαχείριση αποτελεί βασική προϋπόθεση για τη βιωσιμότητα ενός σύγχρονου φαρμακείου. Η αύξηση των πωλήσεων είναι σημαντική, δεν εξασφαλίζει όμως από μόνη της την κερδοφορία. Ένα φαρμακείο μπορεί να εμφανίζει υψηλό τζίρο και ταυτόχρονα να αντιμετωπίζει προβλήματα ρευστότητας, υπερβολικό απόθεμα ή αυξημένες λειτουργικές δαπάνες.
Για τον λόγο αυτό, ο ιδιοκτήτης χρειάζεται μια ολοκληρωμένη εικόνα των οικονομικών μεγεθών και όχι απλώς μια καθημερινή ενημέρωση για τις εισπράξεις.
Τζίρος και σύνθεση πωλήσεων
Ο συνολικός κύκλος εργασιών είναι ο πρώτος δείκτης που εξετάζεται, αλλά πρέπει να αναλύεται ανά κατηγορία προϊόντων και υπηρεσιών. Διαφορετική απόδοση έχουν τα συνταγογραφούμενα φάρμακα, τα μη συνταγογραφούμενα προϊόντα, τα συμπληρώματα διατροφής, τα καλλυντικά και τα ιατροτεχνολογικά είδη.
Η παρακολούθηση της σύνθεσης των πωλήσεων βοηθά τον φαρμακοποιό να εντοπίσει ποιες κατηγορίες ενισχύουν πραγματικά το οικονομικό αποτέλεσμα και ποιες δεσμεύουν κεφάλαιο χωρίς ανάλογη απόδοση.
Μικτό κέρδος και περιθώριο
Πιο ουσιαστικός δείκτης από τον τζίρο είναι το μικτό κέρδος, δηλαδή η διαφορά μεταξύ των καθαρών πωλήσεων και του κόστους αγοράς των προϊόντων.
Το μικτό περιθώριο πρέπει να παρακολουθείται τόσο συνολικά όσο και ανά κατηγορία. Μια αύξηση πωλήσεων προϊόντων με χαμηλό περιθώριο μπορεί να ανεβάζει τον τζίρο χωρίς να βελτιώνει ουσιαστικά την κερδοφορία.
Στην ανάλυση πρέπει επίσης να συνυπολογίζονται οι εκπτώσεις, οι επιστροφές, οι εμπορικές συμφωνίες και οι ενδεχόμενες απώλειες από προϊόντα που λήγουν ή παραμένουν για μεγάλο διάστημα στο ράφι.
Απόθεμα και ταχύτητα ανανέωσης
Το απόθεμα αποτελεί δεσμευμένο κεφάλαιο. Όταν είναι μεγαλύτερο από τις πραγματικές ανάγκες, περιορίζει τη ρευστότητα και αυξάνει τον κίνδυνο λήξεων, καταστροφών ή απαξίωσης προϊόντων.
Ο ιδιοκτήτης πρέπει να γνωρίζει:
- ποια προϊόντα κινούνται γρήγορα,
- ποια παραμένουν αδιάθετα,
- πόσες ημέρες ή μήνες πωλήσεων καλύπτει το υπάρχον απόθεμα,
- ποιες κατηγορίες εμφανίζουν συχνές ελλείψεις.
Η τακτική απογραφή και η αξιοποίηση των στοιχείων του λογισμικού του φαρμακείου επιτρέπουν πιο στοχευμένες παραγγελίες.
Ταμειακές ροές και διαθέσιμη ρευστότητα
Η κερδοφορία δεν ταυτίζεται πάντα με τη ρευστότητα. Είναι πιθανό μια επιχείρηση να εμφανίζει θετικό αποτέλεσμα στα βιβλία της, αλλά να δυσκολεύεται να καλύψει προμηθευτές, μισθοδοσία και άλλες τρέχουσες υποχρεώσεις.
Χρειάζεται, επομένως, μηνιαίος προγραμματισμός εισπράξεων και πληρωμών. Ιδιαίτερη προσοχή απαιτούν οι ημερομηνίες εξόφλησης των προμηθευτών, οι ασφαλιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις, καθώς και οι αναμενόμενες εισροές από ασφαλιστικούς φορείς.
Λειτουργικά έξοδα
Ενοίκιο, ενέργεια, μισθοδοσία, λογιστική υποστήριξη, τραπεζικές προμήθειες, αναλώσιμα, ασφάλιση και τεχνολογικός εξοπλισμός επηρεάζουν άμεσα το τελικό αποτέλεσμα.
Κάθε δαπάνη πρέπει να αξιολογείται σε σχέση με την αξία που προσφέρει. Η μείωση εξόδων δεν σημαίνει απαραίτητα περικοπές παντού, αλλά καλύτερο έλεγχο συμβάσεων, προμηθειών και επαναλαμβανόμενων χρεώσεων.
Ένα απλό μηνιαίο οικονομικό ταμπλό
Ο ιδιοκτήτης μπορεί να παρακολουθεί κάθε μήνα έναν περιορισμένο αριθμό δεικτών: τζίρο, μικτό κέρδος, λειτουργικά έξοδα, καθαρό αποτέλεσμα, αξία αποθέματος, διαθέσιμα και υποχρεώσεις.
Η σύγκρισή τους με τον προηγούμενο μήνα, την αντίστοιχη περίοδο του προηγούμενου έτους και τον ετήσιο προϋπολογισμό επιτρέπει την έγκαιρη αναγνώριση αποκλίσεων.
Η συνεργασία με λογιστή και οικονομικό σύμβουλο παραμένει απαραίτητη. Ωστόσο, η οικονομική εικόνα του φαρμακείου δεν πρέπει να εξετάζεται μόνο στο τέλος της χρήσης. Ο συστηματικός έλεγχος βοηθά τον φαρμακοποιό να παίρνει τεκμηριωμένες αποφάσεις πριν ένα μικρό πρόβλημα εξελιχθεί σε σοβαρή πίεση για την επιχείρηση.
