Η βελτίωση ταμειακής ροής δεν είναι απλώς ένα οικονομικό ζητούμενο για το φαρμακείο. Είναι η δυνατότητα να πληρώνονται προμηθευτές, μισθοδοσία και υποχρεώσεις χωρίς πίεση, να αξιοποιούνται πραγματικές εμπορικές ευκαιρίες και να διατηρείται η ποιότητα της εξυπηρέτησης χωρίς αποφάσεις πανικού. Ένα φαρμακείο μπορεί να εμφανίζει ικανοποιητικό τζίρο και, ταυτόχρονα, να δυσκολεύεται να διαθέσει μετρητά όταν τα χρειάζεται.
Η αιτία βρίσκεται συνήθως στη χρονική απόσταση ανάμεσα στην πώληση, στην είσπραξη και στην πληρωμή. Στο ελληνικό φαρμακείο, όπου συνυπάρχουν συνταγογραφούμενα φάρμακα, αποζημιώσεις, παραφαρμακευτικά, δερμοκαλλυντικά και εποχικές κατηγορίες, η διαχείριση αυτών των χρόνων απαιτεί συστηματική παρακολούθηση. Δεν αρκεί η γενική αίσθηση ότι «οι πωλήσεις πάνε καλά».
Ταμειακή ροή και κερδοφορία δεν είναι το ίδιο
Η κερδοφορία δείχνει αν, σε μια περίοδο, τα έσοδα υπερβαίνουν τα έξοδα. Η ταμειακή ροή δείχνει πότε εισέρχονται και πότε εξέρχονται τα χρήματα. Αυτή η διαφορά είναι κρίσιμη για κάθε ιδιοκτήτη φαρμακείου.
Για παράδειγμα, μια σημαντική αγορά προϊόντων με ευνοϊκή εμπορική έκπτωση μπορεί να βελτιώνει θεωρητικά το μικτό περιθώριο. Αν όμως δεσμεύει κεφάλαιο σε κωδικούς που θα κινηθούν αργά ή εποχικά, η επιχείρηση μπορεί να βρεθεί με γεμάτη αποθήκη και περιορισμένη ρευστότητα. Η έκπτωση δεν είναι κέρδος όταν συνοδεύεται από στοκ που δεν μετατρέπεται σε πωλήσεις στον αναμενόμενο χρόνο.
Αντίστοιχα, μια αύξηση πωλήσεων σε κατηγορία με χαμηλότερο περιθώριο ή με καθυστερημένη είσπραξη μπορεί να ενισχύει τον κύκλο εργασιών χωρίς να λύνει το άμεσο ζήτημα των διαθεσίμων. Η διοίκηση πρέπει να παρακολουθεί και τα δύο μεγέθη, αλλά να αποφασίζει με επίγνωση της διαφοράς τους.
Η βελτίωση ταμειακής ροής ξεκινά από την ορατότητα
Το πρώτο βήμα δεν είναι η περικοπή αγορών. Είναι η καθαρή εικόνα. Ο φαρμακοποιός χρειάζεται μια κυλιόμενη πρόβλεψη ρευστότητας, τουλάχιστον για τις επόμενες οκτώ έως δώδεκα εβδομάδες. Σε αυτήν καταγράφονται οι αναμενόμενες εισπράξεις, οι επιταγές ή άλλες υποχρεώσεις, οι πληρωμές προμηθευτών, η μισθοδοσία, τα ενοίκια, οι δόσεις και οι φορολογικές επιβαρύνσεις.
Η πρόβλεψη δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη για να είναι χρήσιμη. Χρειάζεται να ενημερώνεται σταθερά. Όταν ο έλεγχος γίνεται μία φορά τον μήνα, οι αποκλίσεις εντοπίζονται αργά. Όταν γίνεται εβδομαδιαία, το φαρμακείο μπορεί να μεταφέρει μια μη επείγουσα αγορά, να συζητήσει εγκαίρως έναν όρο πληρωμής ή να περιορίσει παραγγελίες σε μια κατηγορία που ήδη διαθέτει υπεραπόθεμα.
Ένας πρακτικός εβδομαδιαίος πίνακας μπορεί να παρακολουθεί:
- το διαθέσιμο υπόλοιπο και τις δεσμευμένες εκροές,
- τις εισπράξεις ανά βασική πηγή,
- τις πληρωμές ανά προμηθευτή και ημερομηνία λήξης,
- τις προγραμματισμένες αγορές και τις έκτακτες ανάγκες,
- την αξία αποθεμάτων που δεν έχουν κίνηση για προκαθορισμένο διάστημα.
Ο στόχος δεν είναι η απόλυτη ακρίβεια. Είναι να γνωρίζει η διοίκηση τι έρχεται πριν μετατραπεί σε πρόβλημα.
Απόθεμα: το σημείο όπου συχνά δεσμεύεται η ρευστότητα
Το απόθεμα είναι απαραίτητο για την αξιοπιστία του φαρμακείου. Ο ασθενής δεν μπορεί πάντα να περιμένει, ενώ η άμεση διαθεσιμότητα αποτελεί ισχυρό στοιχείο εμπιστοσύνης. Παρ’ όλα αυτά, το σωστό απόθεμα δεν είναι το μεγαλύτερο δυνατό απόθεμα. Είναι εκείνο που υποστηρίζει την εξυπηρέτηση με το μικρότερο δυνατό δεσμευμένο κεφάλαιο και με ελεγχόμενο κίνδυνο λήξεων.
Η ανάλυση ανά κωδικό είναι πιο χρήσιμη από τις γενικές αποφάσεις ανά κατηγορία. Χρειάζεται να ξεχωρίζουν οι κωδικοί υψηλής και σταθερής κίνησης, οι εποχικοί, οι κωδικοί χαμηλής κυκλοφορίας και οι «συναισθηματικές» αγορές – προϊόντα που μπήκαν επειδή ήταν νέα, είχαν ελκυστική παρουσίαση ή προσφέρθηκαν με πακέτο, αλλά δεν βρήκαν πραγματική ζήτηση.
Για τα προϊόντα υψηλής κίνησης, το φαρμακείο μπορεί να ορίσει επίπεδα αναπαραγγελίας με βάση την πραγματική κατανάλωση και τον χρόνο παράδοσης. Για τους αργούς κωδικούς, απαιτείται απόφαση: ενεργή προώθηση όπου είναι επιστημονικά και εμπορικά ορθό, περιορισμός νέων αγορών ή σταδιακή εκκαθάριση. Η αδράνεια κοστίζει, ιδιαίτερα όταν πλησιάζουν ημερομηνίες λήξης.
Οι μεγάλες αγορές χρειάζονται υπολογισμό, όχι ενθουσιασμό
Οι προσφορές όγκου μπορεί να έχουν αξία, αλλά μόνο όταν η ταχύτητα πώλησης δικαιολογεί την αγορά. Πριν από μια μεγάλη παραγγελία, αξίζει να απαντηθούν τρία ερωτήματα: σε πόσους μήνες θα πουληθεί το απόθεμα, ποιο κεφάλαιο θα δεσμευτεί έως τότε και τι άλλο δεν θα μπορεί να χρηματοδοτήσει το φαρμακείο στο μεταξύ;
Το «αγοράζω φθηνότερα» δεν ταυτίζεται με το «βελτιώνω το αποτέλεσμα». Ιδίως στις κατηγορίες ευεξίας και ομορφιάς, όπου η τάση και η εποχικότητα επηρεάζουν έντονα τη ζήτηση, η υπερβολική προαγορά αυξάνει τον κίνδυνο.
Οι πιστώσεις προμηθευτών είναι εργαλείο, όχι υποκατάστατο σχεδιασμού
Η διάρκεια πίστωσης επηρεάζει άμεσα τη ρευστότητα. Η διαπραγμάτευση των όρων δεν αφορά μόνο την τιμή αγοράς, αλλά και την ημερομηνία πληρωμής, τις εκπτώσεις έγκαιρης εξόφλησης, τις ελάχιστες ποσότητες και τη δυνατότητα επιστροφών ή αντικαταστάσεων όπου αυτή προβλέπεται.
Η καλύτερη συμφωνία διαφέρει ανά περίπτωση. Μια έκπτωση για άμεση πληρωμή έχει νόημα όταν το φαρμακείο διαθέτει επαρκή ταμειακά διαθέσιμα και η απόδοσή της είναι ουσιαστική. Αν όμως η πληρωμή αυτή δημιουργεί κενό πριν από άλλες ανελαστικές υποχρεώσεις, η μεγαλύτερη πίστωση μπορεί να είναι ασφαλέστερη επιλογή, ακόμη και με μικρότερη εμπορική ωφέλεια.
Χρειάζεται επίσης συγκέντρωση των υποχρεώσεων σε ένα ενιαίο ημερολόγιο. Όταν κάθε παραγγελία αντιμετωπίζεται απομονωμένα, η επιχείρηση χάνει τη συνολική εικόνα. Όταν γνωρίζει τις εκροές ανά εβδομάδα, μπορεί να προτεραιοποιεί με συνέπεια και να διατηρεί αξιόπιστη σχέση με τους συνεργάτες της.
Η αύξηση πωλήσεων βοηθά μόνο όταν βελτιώνει το μείγμα
Η ανάπτυξη του τζίρου μπορεί να στηρίξει την ταμειακή θέση, αρκεί να μην βασίζεται σε αλόγιστες εκπτώσεις ή σε πωλήσεις που δημιουργούν νέο απόθεμα χωρίς επανάληψη. Το ζητούμενο είναι ένα πιο υγιές μείγμα πωλήσεων: προϊόντα και υπηρεσίες που ανταποκρίνονται σε πραγματικές ανάγκες, έχουν ελεγχόμενο κύκλο αποθέματος και προσφέρουν ικανοποιητική συνεισφορά στο αποτέλεσμα.
Εδώ ο ρόλος της ομάδας είναι καθοριστικός. Η συμβουλευτική πώληση δεν σημαίνει πίεση προς τον ασθενή-πελάτη. Σημαίνει σωστές ερωτήσεις, τεκμηριωμένη πρόταση και ολοκληρωμένη εξυπηρέτηση. Ένας ασθενής που λαμβάνει σαφή καθοδήγηση για τη χρήση ενός προϊόντος ή για μια συμπληρωματική ανάγκη είναι πιθανότερο να εμπιστευθεί ξανά το φαρμακείο. Αυτή η εμπιστοσύνη δημιουργεί σταθερότερη ζήτηση από μια περιστασιακή προσφορά.
Η εκπαίδευση του προσωπικού πρέπει να συνδέεται με συγκεκριμένους στόχους: καλύτερη γνώση βασικών κατηγοριών, σωστή διαχείριση αντιρρήσεων, ενημέρωση για διαθέσιμες εναλλακτικές και προσοχή στα προϊόντα που χρειάζονται προτεραιότητα λόγω αποθέματος ή λήξης. Πάντα με σεβασμό στα όρια της επιστημονικής δεοντολογίας και στις ανάγκες του κάθε ανθρώπου.
Δείκτες που αξίζει να κοιτάτε κάθε μήνα
Οι δείκτες δεν αντικαθιστούν την κρίση του φαρμακοποιού, αλλά απομακρύνουν τη διοίκηση από τις υποθέσεις. Εκτός από το συνολικό ταμειακό υπόλοιπο, έχει αξία να παρακολουθούνται η αξία και η ηλικία του αποθέματος, οι ημέρες κυκλοφορίας ανά κατηγορία, οι λήξεις των επόμενων μηνών, το μικτό περιθώριο σε βασικές ομάδες προϊόντων και η συγκέντρωση αγορών ανά προμηθευτή.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στους κωδικούς που παρουσιάζουν μειωμένη κίνηση για δύο ή τρεις συνεχόμενους μήνες. Δεν σημαίνει ότι κάθε τέτοιος κωδικός πρέπει να αποσυρθεί. Μπορεί να πρόκειται για εποχικό προϊόν ή για αναγκαίο προϊόν εξυπηρέτησης. Σημαίνει όμως ότι πρέπει να υπάρχει συνειδητή απόφαση για το γιατί παραμένει στο ράφι και σε ποια ποσότητα.
Η πειθαρχία των μικρών αποφάσεων
Η ταμειακή πίεση σπάνια προκύπτει από μία μόνο κακή επιλογή. Συνήθως είναι αποτέλεσμα πολλών μικρών αποφάσεων: μιας παραγγελίας λίγο μεγαλύτερης από όσο χρειάζεται, μιας προσφοράς που δεν αξιολογήθηκε, μιας λήξης που εντοπίστηκε αργά, μιας πληρωμής που δεν είχε ενταχθεί στον προγραμματισμό.
Γι’ αυτό η βελτίωση της ρευστότητας δεν απαιτεί απαραίτητα δραστικές κινήσεις. Απαιτεί ρυθμό διοίκησης: εβδομαδιαία εικόνα, κανόνες αγορών, έλεγχο αποθέματος, σαφή κατανομή ευθυνών στην ομάδα και έγκαιρη συζήτηση με λογιστή και συνεργάτες όταν μεταβάλλονται τα δεδομένα.
Το φαρμακείο που γνωρίζει πού βρίσκεται το κεφάλαιό του δεν περιορίζεται στην άμυνα απέναντι στις υποχρεώσεις. Αποκτά τον χώρο να επιλέγει με ψυχραιμία ποιες ευκαιρίες αξίζει πράγματι να χρηματοδοτήσει.
