Τα ληγμένα δεν είναι απλώς ένα λειτουργικό «υπόλοιπο» στο ράφι ή στην αποθήκη. Είναι κεφάλαιο που δεσμεύτηκε χωρίς να επιστρέψει, χρόνος προσωπικού που καταναλώνεται σε ελέγχους και, σε ορισμένες κατηγορίες, ένδειξη ότι η αγοραστική πολιτική δεν συμβαδίζει με την πραγματική ζήτηση. Μια μελέτη μείωσης ληγμένων δίνει στον φαρμακοποιό τη δυνατότητα να δει το πρόβλημα ως ζήτημα διοίκησης αποθέματος και όχι ως αναπόφευκτη φθορά της καθημερινότητας.
Η σωστή προσέγγιση δεν ξεκινά από την ερώτηση «ποια προϊόντα θα λήξουν τον επόμενο μήνα;». Ξεκινά από το «γιατί τα αγοράσαμε, γιατί δεν κινήθηκαν και ποια απόφαση πρέπει να αλλάξει;». Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία σε ένα φαρμακείο που οφείλει ταυτόχρονα να εξασφαλίζει διαθεσιμότητα για τον ασθενή, να διατηρεί εύρος επιλογών και να προστατεύει τη ρευστότητά του.
Τι πρέπει να απαντά μια μελέτη μείωσης ληγμένων
Μια χρήσιμη μελέτη δεν περιορίζεται στην απογραφή προϊόντων κοντά στη λήξη. Καταγράφει την αξία των ληγμένων και των προϊόντων υψηλού κινδύνου, αλλά συνδέει αυτά τα στοιχεία με τις πωλήσεις, τις παραγγελίες, τις επιστροφές και τη θέση κάθε κωδικού στο χαρτοφυλάκιο του φαρμακείου.
Ο στόχος είναι να διαχωριστούν οι διαφορετικές αιτίες. Άλλο πρόβλημα είναι η υπερβολική αρχική παραγγελία ενός εποχικού προϊόντος, άλλο η χαμηλή επαναγορά σε μια κατηγορία δερμοκαλλυντικών και άλλο η διατήρηση πολλών ισοδύναμων κωδικών με μικρή ατομική κίνηση. Αν όλα αντιμετωπίζονται με μία οριζόντια περικοπή αγορών, το φαρμακείο κινδυνεύει να δημιουργήσει ελλείψεις εκεί όπου χρειάζεται άμεση εξυπηρέτηση.
Για να έχει διοικητική αξία, η μελέτη πρέπει να απαντά σε τέσσερα πρακτικά ερωτήματα: ποιοι κωδικοί παράγουν τη μεγαλύτερη απώλεια, σε ποιες κατηγορίες εμφανίζεται συστηματικά ο κίνδυνος, ποια διαδικασία οδήγησε στη συσσώρευση και ποια παρέμβαση μπορεί να εφαρμοστεί χωρίς να υποβαθμιστεί η εξυπηρέτηση.
Η βάση της μελέτης: καθαρά δεδομένα και σωστή περίοδος
Η αξιοπιστία του αποτελέσματος εξαρτάται από την ποιότητα των δεδομένων. Το φαρμακείο χρειάζεται εξαγωγή ανά κωδικό με διαθέσιμη ποσότητα, αξία κτήσης, ημερομηνία λήξης, πωλήσεις σε τεμάχια και αξία, ημερομηνίες παραλαβής και δυνατότητα επιστροφής όπου αυτή υφίσταται. Χρήσιμο είναι να εξεταστούν τουλάχιστον οι τελευταίοι 12 μήνες, ώστε να αποτυπωθεί η εποχικότητα. Σε κατηγορίες με έντονο καλοκαιρινό ή χειμερινό χαρακτήρα, μια ανάλυση τριών μηνών μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένα συμπεράσματα.
Πριν από οποιαδήποτε ανάλυση, απαιτείται έλεγχος των βασικών αρχείων. Διπλοί κωδικοί, λανθασμένες μονάδες συσκευασίας, μη ενημερωμένες λήξεις και προϊόντα που έχουν μετακινηθεί εκτός συστήματος αλλοιώνουν την εικόνα. Η φυσική απογραφή των κρίσιμων κατηγοριών δεν είναι γραφειοκρατική επιβάρυνση. Είναι η στιγμή που το λογισμικό συναντά την πραγματικότητα του ραφιού.
Η αξία δεν λέει πάντα όλη την αλήθεια
Ένας ακριβός κωδικός με μία μονάδα κοντά στη λήξη μπορεί να αξίζει περισσότερο από δέκα χαμηλής αξίας τεμάχια. Από την άλλη πλευρά, οι πολλοί μικροί κωδικοί αποκαλύπτουν συχνά ένα βαθύτερο πρόβλημα: υπερβολική ποικιλία, παραγγελίες χωρίς ελάχιστο επίπεδο κίνησης ή ελλιπής έλεγχος στο σημείο παραλαβής.
Γι’ αυτό η ανάλυση πρέπει να βλέπει παράλληλα την αξία σε ευρώ, την ποσότητα, το ποσοστό του αποθέματος που κινδυνεύει και τη συχνότητα επανάληψης του φαινομένου. Ένα προϊόν που λήγει περιστασιακά δεν έχει την ίδια βαρύτητα με έναν κωδικό που παράγει απώλειες κάθε χρόνο.
Πώς γίνεται στην πράξη η μελέτη μείωσης ληγμένων
Η πρώτη ταξινόμηση γίνεται με βάση τον χρόνο που απομένει έως τη λήξη. Τα προϊόντα μπορούν να χωριστούν σε ζώνες, για παράδειγμα έως τρεις μήνες, από τρεις έως έξι μήνες και από έξι έως δώδεκα μήνες. Τα χρονικά όρια, όμως, δεν είναι ίδια για όλες τις κατηγορίες. Ένα προϊόν με σταθερή καθημερινή κίνηση αντιμετωπίζεται διαφορετικά από ένα εποχικό είδος ή από έναν κωδικό που πωλείται μόνο κατόπιν συγκεκριμένης ανάγκης.
Στη συνέχεια, κάθε κωδικός χρειάζεται να συσχετιστεί με τον ρυθμό πώλησης. Αν υπάρχουν έξι τεμάχια και η μέση μηνιαία κίνηση είναι ένα τεμάχιο, ενώ η λήξη απέχει τέσσερις μήνες, ο κίνδυνος είναι σαφής. Αντίθετα, μια χαμηλή ποσότητα μπορεί να είναι απολύτως αποδεκτή όταν εξυπηρετεί συχνές και προβλέψιμες συνταγές ή πάγιες ανάγκες ασθενών.
Η αρχή FEFO – first expiry, first out – πρέπει να εφαρμόζεται με συνέπεια: πρώτα διατίθεται το προϊόν που λήγει πρώτο. Δεν αρκεί όμως να αναφέρεται ως διαδικασία. Απαιτείται συγκεκριμένη τοποθέτηση στο ράφι, έλεγχος κατά την αναπλήρωση και κοινή αντίληψη από όλη την ομάδα για το ποια παρτίδα προηγείται. Ένα σωστό σύστημα παραγγελιών δεν θα αποδώσει, αν στην καθημερινή εκτέλεση τα νεότερα τεμάχια τοποθετούνται μπροστά από τα παλαιότερα.
Η μελέτη αποκτά ουσία όταν συνδυάζεται με ανάλυση ABC. Οι κωδικοί υψηλής αξίας ή υψηλής συμβολής στον τζίρο χρειάζονται συχνότερο έλεγχο και πιο αυστηρά όρια αποθέματος. Οι κωδικοί χαμηλής κίνησης δεν πρέπει αυτομάτως να διαγραφούν από την γκάμα. Μερικοί εξυπηρετούν σημαντικές θεραπευτικές ανάγκες ή ενισχύουν τη σχέση εμπιστοσύνης με συγκεκριμένους ασθενείς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η λύση είναι συχνά η παραγγελία κατόπιν ανάγκης και όχι η μόνιμη διατήρηση πολλών τεμαχίων.
Από τα ευρήματα στις αποφάσεις αγοράς
Η πιο συνηθισμένη αιτία ληγμένων είναι η παραγγελία που βασίζεται σε εκτίμηση αντί σε τεκμηριωμένη κατανάλωση. Προσφορές, εκπτώσεις όγκου και εμπορικές προτάσεις μπορεί να είναι συμφέρουσες μόνο εφόσον η πρόσθετη ποσότητα θα πουληθεί εντός του διαθέσιμου χρόνου. Η χαμηλότερη τιμή αγοράς δεν είναι κέρδος όταν μετατρέπεται σε απώλεια λόγω λήξης.
Χρειάζεται λοιπόν να οριστούν κανόνες. Για κάθε βασική κατηγορία, το φαρμακείο μπορεί να καθορίσει ελάχιστο και μέγιστο απόθεμα, συχνότητα αναθεώρησης και αποδεκτό χρονικό περιθώριο λήξης κατά την παραλαβή. Στους κωδικούς με αργή κίνηση, η παραγγελία ενός τεμαχίου αντί για συσκευασία πολλών μονάδων μειώνει τον κίνδυνο, ακόμη κι αν περιορίζει ένα μέρος της εμπορικής έκπτωσης.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στις αγορές για νέες σειρές, εποχικές καμπάνιες και προϊόντα που επιλέγονται επειδή έχουν αυξημένη προβολή στην αγορά. Η δοκιμαστική εισαγωγή με μικρή ποσότητα και σαφές σημείο επανεξέτασης είναι συνήθως ασφαλέστερη από μια μεγάλη πρώτη παραγγελία. Το ίδιο ισχύει για κωδικούς που εξαρτώνται από μία μόνο σύσταση του προσωπικού και δεν έχουν ακόμη σταθερή ζήτηση.
Η ομάδα είναι μέρος του συστήματος
Τα ληγμένα δεν μειώνονται μόνο με αναφορές λογισμικού. Μειώνονται όταν κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει τι ελέγχει και πότε. Η παραλαβή χρειάζεται έλεγχο λήξης και άμεση καταχώριση. Η αναπλήρωση ραφιού χρειάζεται FEFO. Οι υπεύθυνοι κατηγοριών χρειάζονται μια σύντομη, σταθερή ρουτίνα ελέγχου των κωδικών που πλησιάζουν στη λήξη.
Η επικοινωνία με τον ασθενή-πελάτη έχει επίσης ρόλο, με απόλυτο σεβασμό στις ανάγκες του και χωρίς πιεστικές πρακτικές. Όταν ένα προϊόν είναι κατάλληλο και η συμβουλή είναι επιστημονικά ορθή, η σωστή ανάδειξή του στο ράφι ή στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης μπορεί να στηρίξει την κίνησή του. Η ημερομηνία λήξης δεν αποτελεί ποτέ λόγο για σύσταση που δεν ανταποκρίνεται στην πραγματική ανάγκη.
Δείκτες που αξίζει να παρακολουθούνται
Η παρακολούθηση δεν χρειάζεται να γίνει περίπλοκη για να είναι αποτελεσματική. Μια μηνιαία αναφορά με την αξία ληγμένων ως ποσοστό των αγορών ή του μέσου αποθέματος, την αξία προϊόντων που λήγουν στους επόμενους έξι μήνες και τους κωδικούς με επαναλαμβανόμενες απώλειες αρκεί για να κρατήσει το ζήτημα στο τραπέζι των αποφάσεων.
Χρήσιμος δείκτης είναι και η κάλυψη αποθέματος σε μήνες. Όταν η διαθέσιμη ποσότητα υπερβαίνει σταθερά τη ζήτηση που μπορεί ρεαλιστικά να προκύψει πριν από τη λήξη, ο υπεύθυνος αγορών χρειάζεται να παρέμβει άμεσα. Η αξιολόγηση πρέπει να γίνεται ανά κατηγορία και όχι μόνο συνολικά, γιατί ένα καλό συνολικό ποσοστό μπορεί να κρύβει σοβαρές απώλειες σε συγκεκριμένο τμήμα του φαρμακείου.
Η μείωση ληγμένων δεν σημαίνει ένα φαρμακείο με φτωχότερη γκάμα ή με μόνιμες ελλείψεις. Σημαίνει ότι κάθε τεμάχιο που βρίσκεται στο ράφι έχει λόγο να βρίσκεται εκεί, προοπτική να διατεθεί και θέση σε μια συνειδητή πολιτική αποθέματος. Όταν αυτή η λογική γίνει σταθερή συνήθεια της ομάδας, το κέρδος δεν αποτυπώνεται μόνο σε λιγότερες καταστροφές προϊόντων, αλλά και σε καλύτερες αποφάσεις κάθε ημέρας.
