Το φθινόπωρο αποτελεί μία από τις περιόδους κατά τις οποίες το προφίλ ζήτησης στο φαρμακείο μεταβάλλεται αισθητά. Η επιστροφή στο σχολείο και στην εργασία, οι χαμηλότερες θερμοκρασίες και η έναρξη της περιόδου κυκλοφορίας των αναπνευστικών ιών δημιουργούν διαφορετικές ανάγκες από εκείνες του καλοκαιριού.
Η προετοιμασία, όμως, δεν σημαίνει απλώς «γεμίζουμε τα ράφια». Απαιτεί πρόβλεψη, αξιοποίηση των περσινών δεδομένων και συνεχή παρακολούθηση της αγοράς.
Ξεκινήστε από τα στοιχεία του προηγούμενου έτους
Το ιστορικό πωλήσεων είναι ίσως το πιο χρήσιμο εργαλείο για τον σχεδιασμό.
Εξετάστε τι κινήθηκε περισσότερο από τον Σεπτέμβριο έως τον Νοέμβριο της προηγούμενης χρονιάς και σε ποια προϊόντα καταγράφηκαν ελλείψεις ή, αντίθετα, υπερβολικά αποθέματα.
Ιδιαίτερη προσοχή αξίζει στις κατηγορίες που παρουσιάζουν έντονη εποχικότητα: προϊόντα για συμπτώματα κρυολογήματος και αναπνευστικού, ρινική υγιεινή, θερμόμετρα, προϊόντα στοματικής και ρινικής φροντίδας, καθώς και είδη που σχετίζονται με τη φροντίδα παιδιών και οικογενειών.
Η αυξημένη δραστηριότητα αναπνευστικών λοιμώξεων κατά τους ψυχρότερους μήνες είναι προβλέψιμη. Το ECDC επισημαίνει ότι γρίπη, RSV και COVID-19 επιβαρύνουν σημαντικά τις υπηρεσίες υγείας κατά την περίοδο του φθινοπώρου και του χειμώνα.
Προετοιμαστείτε εγκαίρως για την περίοδο της γρίπης
Ο αντιγριπικός εμβολιασμός αποτελεί επίσης παράγοντα που επηρεάζει την κίνηση του φαρμακείου. Ο ΕΟΔΥ αναφέρει ως προτιμώμενο χρονικό διάστημα για τον ετήσιο εμβολιασμό τους μήνες Οκτώβριο και Νοέμβριο.
Επομένως, από τον Σεπτέμβριο είναι χρήσιμο να υπάρχει οργανωμένο πλάνο για τις αυξημένες ανάγκες της περιόδου, σύμφωνα πάντα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις οδηγίες διάθεσης και διαχείρισης των σχετικών σκευασμάτων.
Μην αντιμετωπίζετε όλες τις κατηγορίες με τον ίδιο τρόπο
Ένα συχνό λάθος είναι η οριζόντια αύξηση των παραγγελιών. Καλύτερη πρακτική είναι η κατηγοριοποίηση του stock ανάλογα με την ταχύτητα κυκλοφορίας.
Τα προϊόντα υψηλής ζήτησης χρειάζονται συχνότερο έλεγχο και μικρότερα διαστήματα αναπαραγγελίας. Αντίθετα, στα προϊόντα χαμηλότερης κυκλοφορίας πρέπει να αποφεύγεται η υπερβολική αποθεματοποίηση, ειδικά όταν έχουν περιορισμένο χρόνο ζωής.
Χρήσιμη είναι και η εφαρμογή της αρχής FEFO – First Expired, First Out, ώστε τα προϊόντα με την πλησιέστερη ημερομηνία λήξης να διατίθενται πρώτα.
Παρακολουθήστε στενά τις ελλείψεις
Η αύξηση της ζήτησης μπορεί να αποτελέσει αιτία ελλείψεων φαρμάκων, όπως και τα προβλήματα παραγωγής ή εφοδιαστικής αλυσίδας. Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Φαρμάκων επισημαίνει, ωστόσο, ότι η υπερβολική αποθεματοποίηση μπορεί η ίδια να επιδεινώσει μια έλλειψη.
Για τον φαρμακοποιό, επομένως, η λύση δεν είναι το «όσο περισσότερο τόσο καλύτερα», αλλά η συχνή ενημέρωση για τη διαθεσιμότητα, η επικοινωνία με τους προμηθευτές και η έγκαιρη προσαρμογή των παραγγελιών.
Το σωστό stock είναι δυναμικό
Ένα καλά οργανωμένο φθινοπωρινό stock δεν δημιουργείται μία φορά στις αρχές Σεπτεμβρίου. Χρειάζεται εβδομαδιαία αξιολόγηση: τι πωλείται, τι μένει στο ράφι, ποια προϊόντα πλησιάζουν στη λήξη και σε ποιες κατηγορίες εμφανίζεται αυξημένη ζήτηση.
Ο στόχος είναι διπλός: το φαρμακείο να μπορεί να ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες των ασθενών και, ταυτόχρονα, να αποφεύγει κεφάλαιο «παγωμένο» σε προϊόντα που δεν κινούνται. Η σωστή διαχείριση του stock είναι τελικά όχι μόνο θέμα οργάνωσης, αλλά και βασικό στοιχείο της οικονομικής υγείας του φαρμακείου.
