Ελλείψεις, ληγμένα προϊόντα, ληξιπρόθεσμα, κατάργηση κωδικών, δεσμευμένο κεφάλαιο, μήπως ήρθε η ώρα να ασχοληθούμε σοβαρά με τη διαχείρηση των αποθεμάτων του φαρμακείου; Η διαχείριση των αποθεμάτων έχει γίνει μια σημαντική πρόκληση. Αν και συχνά ο φαρμακοποιός αισθάνεται αβοήθητος μπροστά σε τόσους κωδικούς, υπάρχουν εργαλεία και tips που μπορούν να βοηθήσουν.
Στον απαιτητικό χώρο του φαρμακείου, όπου η διαθεσιμότητα φαρμάκων είναι ζωτικής σημασίας για την υγεία των ασθενών, η αποτελεσματική διαχείριση τους είναι κάτι πολύ περισσότερο από ένα διοικητικό καθήκον, καθώς τα αποθέματα επηρεάζουν επίσης τις πωλήσεις και την κερδοφορία. Η διαχείριση του στοκ απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, διεξοδική ανάλυση του ιστορικού πωλήσεων και συνεχή παρακολούθηση της αγοράς.
Η αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων, όχι μόνο ανταποκρίνεται στις ανάγκες των ασθενών, αλλά βελτιστοποιεί το κόστος, ελαχιστοποιεί τις απώλειες και εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία του φαρμακείου. Η διασφάλιση της συνεχούς και κατάλληλης διαθεσιμότητας φαρμάκων και παραφαρμακευτικών ειδών αποτελεί μείζονα ευθύνη των φαρμακοποιών.
Διαχείριση των ελλείψεων
Τα φαρμακεία υποφέρουν από το φαινόμενο των ελλείψεων, κυρίως φαρμάκων, χωρίς να μπορούν να παρέμβουν ουσιαστικά. Οι φαρμακοποιοί ακολουθούν μια προληπτική προσέγγιση στη διαχείριση αποθεμάτων για να ελαχιστοποιήσουν τις επιπτώσεις των ελλείψεων. Είναι συχνά θέμα αλληλεγγύης μεταξύ συναδέλφων και χρονοβόρας έρευνας για την εξεύρεση ισοδύναμων δραστικών συστατικών. Δεν είναι εύκολη υπόθεση η διαχείριση των ασθενών, στους οποίους πρέπει ο φαρμακοποιός να εξηγήσει την ισοδύναμη ουσία, να τους καθησυχάσει και να τους πείσει να ακολουθήσουν την αγωγή τους με το διαθέσιμο φάρμακο.
Μεθοδολογία για τη βέλτιστη διαχείριση των αποθεμάτων φαρμάκων
- Ιστορικό πωλήσεων με τη βοήθεια του προγράμματος του φαρμακείου
Αναλύοντας το ιστορικό πωλήσεων των φαρμάκων έχουμε μια καλή εικόνα των αναγκών σε μηνιαία βάση, λαμβάνοντας φυσικά υπόψη την εποχικότητα ορισμένων φαρμάκων (αντιισταμικά, αντιβιοτικά…). Έτσι μπορούμε να προγραμματίσουμε από νωρίς τις παραγγελίες μας προς τις εταιρίες και τις φαρμακαποθήκες.
- Λίστα με ισοδύναμα φάρμακα
Με τη βοήθεια του προγράμματος του φαρμακείου αλλά και του εθνικού συνταγολογίου, ετοιμάζουμε μια λίστα ισοδύναμων φαρμάκων, κυρίως για τα φάρμακα χρόνιων παθήσεων.
- Πρότυπο επικοινωνίας με τον πελάτη
Σε περίπτωση έλλειψης ενός φαρμάκου, όλη η ομάδα του φαρμακείου καλείται να ακολουθεί ένα πρότυπο επικοινωνίας (πρωτόκολλο) το οποίο βασίζεται στην ενσυναίσθηση και προτείνει εναλλακτικές στον ασθενή!
- Λίστα πελατών με σειρά προτεραιότητας
Τηρούμε αρχείο με συνταγές ελλειπτικών φαρμάκων κατά ημερομηνία και βαθμό αναγκαιότητας για τα φάρμακα χωρίς ισοδύναμα.
- Συστηματική ενημέρωση των πελατών για την πορεία της αναζήτησης των ελλειπτικών σκευασμάτων
- Συνεχής επαφή με τη φαρμακαποθήκη και την εταιρία για την ανεύρεση ελλειπτικών φαρμάκων, ειδικά για αυτά χωρίς ισοδύναμα.
- Επικοινωνία με τους γιατρούς για αναπροσαρμογή των συνταγογραφουμένων σκευασμάτων με βάση τη διαθεσιμότητα στην αγορά.
Η διαθεσιμότητα των συχνά συνταγογραφούμενων φαρμάκων, όπως τα αναλγητικά ή τα αντιβιοτικά, είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της ικανοποίησης και της πιστότητας των ασθενών. Ο φαρμακοποιός οφείλει να προβλέπει και να διαχειρίζεται τις διακυμάνσεις της ζήτησης και των χρόνων παράδοσης, για να αποφύγει τις ελλείψεις.
Θα πρέπει να στοκάρουμε προϊόντα με κίνδυνο ελλείψεων;
Ορισμένοι φαρμακοποιοί το κάνουν αυτό, αλλά η υπερφόρτωση συνεπάγεται ειδική παρακολούθηση των ληξιπρόθεσμων προϊόντων. Για να μην αναφέρουμε το δεσμευμένο κεφάλαιο που δημιουργούμε!
Η αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων είναι ένα πολύπλοκο έργο που απαιτεί πάνω απ’ όλα ακριβή συντονισμό με τις φαρμακαποθήκες, τις φαρμακευτικές εταιρείες, τους συναδέλφους. Η διαχείριση αποθεμάτων περιλαμβάνει διάφορες πτυχές, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού για τις ανάγκες των αποθεμάτων, της αποστολής των παραγγελιών, της παραλαβής προϊόντων, του ελέγχου των ληξιπρόθεσμων, της παρακολούθησης των επιπέδων αποθεμάτων, της διαχείρισης των επιστροφών, καθώς και της τήρησης ακριβούς αρχείου των κινήσεων των αποθεμάτων μέσα από το λογισμικό του φαρμακείου.
TIP1: Ακολουθούμε πάντα τον κανόνα (FIFO) First in, First out κατά την τοποθέτηση των προϊόντων.
TIP2: Σηματοδοτούμε με ειδικό αυτοκόλλητο ή τα πιάνουμε με λαστιχάκι τα σκευάσματα με κοντινή ημερομηνία λήξης, ώστε να αποτελούν πρώτη επιλογή στη συμβουλευτική μας.
Ανάλυση του αποθέματος κατά τη διάρκεια του έτους
Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση των επιπέδων των αποθεμάτων είναι ουσιαστικής σημασίας για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Αυτό βοηθά στον προσδιορισμό των βέλτιστων επιπέδων αποθέματος, στον εντοπισμό πλεονασματικών ή ανεπαρκών προϊόντων, στη διαχείριση προϊόντων που πλησιάζουν στη λήξη και στον εντοπισμό τάσεων ζήτησης.
TIP3: Παρακολουθούμε τις διαφημίσεις στα μέσα επικοινωνίας, κυρίως για OTC προϊόντα με εποχικό χαρακτήρα.
Με την τακτική παρακολούθηση των επιπέδων αποθεμάτων εποχιακών φαρμάκων, όπως π.χ τα αντισταμινικά την άνοιξη, ο φαρμακοποιός μπορεί να προβλέψει τη ζήτηση και να προσαρμόσει ανάλογα τις παραγγελίες του. Τα φαρμακεία διαθέτουν πλέον αξιόπιστο λογισμικό εμπορικής διαχείρισης που παρακολουθεί αυτόματα τα επίπεδα του stock, ειδοποιεί σε περίπτωση χαμηλού stock και επιτρέπει τη γρήγορη και αποτελεσματική αναπλήρωση.
Για να μπορεί όμως το λογισμικό να το κάνει αυτό είναι απαραίτητο το data entry των παραγγελιών. Καταχωρούμε τις παραγγελίες με την ημερομηνία λήξης των προϊόντων, κρατάμε αποθήκη και το σημαντικότερο τη διατηρούμε!
Φυσικά είναι απαραίτητο μια φορά το χρόνο να γίνεται η φυσική απογραφή των αποθεμάτων και μια φορά το μήνα ένας φυσικός έλεγχος των ληξιπρόθεσμων, έτσι ώστε να έχουμε τα πλέον αξιόπιστα δεδομένα.
Η σωστή μέθοδος βελτιστοποίησης των αποθεμάτων στα φαρμακεία
Μια πολύ γνωστή μέθοδος που είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική είναι ο κανόνας 80/20, γνωστός και ως νόμος του Pareto. Αυτός ορίζει ότι το 20% των προϊόντων παράγει το 80% των πωλήσεων.
Με τον εντοπισμό αυτών των βασικών προϊόντων, οι φαρμακοποιοί μπορούν να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στη διαχείρισή τους, διασφαλίζοντας τη διαθεσιμότητά τους και ελαχιστοποιώντας παράλληλα το κόστος. Η μέθοδος ταξινόμησης των προϊόντων ανάλογα με την αξία τους και την κυκλοφοριακή τους ταχύτητα, επιτρέπει τον καλύτερο έλεγχο της διαθεσιμότητάς τους.
TIP4: Τα προϊόντα με υψηλή κυκλοφοριακή ταχύτητα να είναι ορατά στο προσωπικό του φαρμακείου και όχι μέσα στη συρταριέρα, ώστε να υπάρχει ένας πιο γρήγορος έλεγχος των αποθεμάτων τους (όπου αυτό είναι εφικτό )
Η διαχείριση των μη «μονοπωλιακών» προϊόντων, όπως τα καλλυντικά, αν και μπορεί να γίνει πιο ευέλικτα με βραδύτερο ρυθμό, είναι επίσης ζωτικής σημασίας για το φαρμακείο που θέλει να αναπτύξει το πελατολόγιό του και το μέσο καλάθι αγορών.
Το υπερβολικό απόθεμα πλήττει την κερδοφορία του φαρμακείου…
Η βελτιστοποίηση του επενδυμένου κεφαλαίου είναι πάντα ένα καλό αντανακλαστικό για τον φαρμακοποιό, επειδή η ελαχιστοποίηση του κεφαλαίου που είναι δεσμευμένο σε απόθεμα, απελευθερώνει οικονομικούς πόρους για άλλες ανάγκες του φαρμακείου. Με την εφαρμογή πρακτικών έγκαιρης διαχείρισης αποθεμάτων, ένα φαρμακείο μπορεί να μειώσει τα υπερβολικά επίπεδα αποθεμάτων και να χρησιμοποιήσει αυτά τα κεφάλαια για να επενδύσει σε πρόσθετο εξοπλισμό ή υπηρεσίες για τους ασθενείς. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα φαρμακεία που έχουν σημαντική δραστηριότητα στην παροχή συμβουλών σε ΜΗΣΥΦΑ φάρμακα και παραφαρμακευτικά είδη. Στην περίπτωση αυτή, ο φαρμακοποιός πρέπει πάντοτε να λαμβάνει υπόψη την ισορροπία μεταξύ του κέρδους που συνδέεται με την έκπτωση λόγω κλίμακας και του οικονομικού κόστους της παραμονής των αποθεμάτων στα ράφια του φαρμακείου για μεγάλο χρονικό διάστημα.
TIP5: Ο χρόνος παραμονής του προϊόντος στο ράφι θα πρέπει να είναι μικρότερος του χρόνου εξόφλησης του τιμολογίου αγοράς του. Δηλαδή πρώτα θα πρέπει να πουλήσουμε το προϊόν στον πελάτη και έπειτα να εξοφλήσουμε τον προμηθευτή!
Διακρίνουμε τα φαρμακεία σε δύο κατηγορίες :
1)Φαρμακείο σε Τροχιά Ανάπτυξης: Στρατηγική Αποθεμάτων έως 14%
Για τα φαρμακεία που βρίσκονται σε φάση ανάπτυξης, το ποσοστό των αποθεμάτων σε σχέση με τις πωλήσεις μπορεί να φτάσει έως το 14%. Στην περίοδο αυτή, οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν αυξημένη ζήτηση, ενώ συχνά εισάγουν νέα προϊόντα ή επεκτείνονται σε νέες κατηγορίες. Ένα μεγαλύτερο απόθεμα τους επιτρέπει να ανταποκρίνονται άμεσα στις ανάγκες των πελατών, να εξασφαλίζουν διαθεσιμότητα και να επωφελούνται από πιθανές ευκαιρίες της αγοράς. Ωστόσο, αυτό απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, ώστε να μην παγιδεύονται σε υπερβολικά μεγάλες ποσότητες προϊόντων που ενδέχεται να μην πωληθούν άμεσα.
2) Σταθερό Φαρμακείο: Στρατηγική Αποθεμάτων έως 12%
Όταν ένα φαρμακείο έχει φτάσει σε σταθερά επίπεδα πωλήσεων και δεν αναπτύσσεται πλέον με ταχείς ρυθμούς, οι ανάγκες σε αποθέματα μειώνονται. Σε αυτή την περίπτωση, είναι πιο συνετό να διατηρούνται τα αποθέματα σε ποσοστό έως 12% των ετήσιων πωλήσεων. Ένα σταθερό φαρμακείο έχει καλύτερη κατανόηση των προτύπων κατανάλωσης και μπορεί να προβλέπει με μεγαλύτερη ακρίβεια τις παραγγελίες. Με αυτόν τον τρόπο, εξασφαλίζεται η ελαχιστοποίηση του κεφαλαίου που δεσμεύεται σε μη κινούμενα προϊόντα, ενώ ταυτόχρονα διατηρείται η απαραίτητη ρευστότητα.
Γιατί Είναι Σημαντική η Εξισορρόπηση;
Η επιλογή του κατάλληλου ποσοστού αποθεμάτων δεν είναι απλώς μια μαθηματική εξίσωση, αλλά μια στρατηγική απόφαση. Τα φαρμακεία που βρίσκονται σε τροχιά ανάπτυξης πρέπει να επενδύουν σε μεγαλύτερα αποθέματα για να στηρίξουν την αυξημένη ζήτηση, αλλά και να παραμείνουν ανταγωνιστικά. Από την άλλη, τα φαρμακεία που έχουν φτάσει σε σταθερότητα, χρειάζονται προσεκτική διαχείριση για να διατηρήσουν την αποδοτικότητά τους χωρίς να δεσμεύουν περιττό κεφάλαιο.
Από τον ΙΩΑΝΝΗ ΚΟΝΤΑΚΟ, Οικονομικό Σύμβουλο Φαρμακείων
