Με λίγη εξάσκηση, είναι πολύ απλό να γίνεται μηνιαία μια αυτοανάλυση της επιχείρησής σας, με βάση 5 βασικούς δείκτες:
1. Δραστηριότητα που είναι το ελάχιστο απαιτούμενο για το φαρμακείο, παρακολουθώντας την εξέλιξή του και τα διαφορετικά συστατικά του κάθε μήνα.
Ερωτήσεις που πρέπει να γίνονται:
– Πόσες συνταγές έχω επεξεργαστεί στις ανάλογες εργάσιμες ημέρες και είναι περισσότερες ή λιγότερες από τον ίδιο μήνα του προηγούμενου έτους και γιατί;
– Πόσα τεμάχια πούλησα σε σχέση με πέρυσι και γιατί;
– Τι είδη προϊόντων πούλησα;
– Ποιο είναι το μέσο καλάθι συνταγών και μη συνταγών μου;
– Έχω χάσει ή απέκτησα πελάτες και έχω νέους με χρόνιες παθήσεις ή βαριές θεραπείες;
2. Τζίρος με καταγραφή των πωλήσεων του μήνα ανά συντελεστή ΦΠΑ όπου πρέπει να καταγράφονται τα στοιχεία πωλήσεων για γενόσημα και πρωτότυπα φάρμακα, διότι η απλή προβολή μπορεί να κρύψει πολλά.
Για παράδειγμα, μια αύξηση 2% μπορεί να κρύβει την άφιξη ενός ακριβού φαρμάκου, τη μείωση του αριθμού των κουτιών ενός πιο φθηνού, τη μείωση των πωλήσεων των γενόσημων, την απώλεια πελατών κ.λπ.
3. Δαπάνες προσωπικού που πραγματοποιούνται από το ένα έτος στο άλλο, από τον ένα μήνα στον άλλο.
Ερωτήσεις που πρέπει να γίνονται:
– Είχα αντικατάσταση συνεργάτη ή αποχώρηση; Ποιο είναι το βάρος των εξόδων προσωπικού στον τζίρο και στο περιθώριό μου;
– Διαχειρίστηκα την εκπαίδευση και ανταμοιβή προσωπικού όσο το δυνατόν καλύτερα;
– Πώς προκύπτει το ποσοστό του κόστους μισθοδοσίας του μήνα ως % του τζίρου μου; Είναι εντός προϋπολογισμού;
4. Αναλήψεις του ιδιοκτήτη όπου πρέπει να γνωρίζετε και να καταγράφετε το ποσό των εμβασμάτων στον προσωπικό σας λογαριασμό, τις ασφαλιστικές σας εισφορές και τα συμπληρωματικά έξοδα σας που χρεώνετε στην επιχείρηση.
5. Περιθώριο κέρδους όπου πρέπει να παρακολουθείται μηνιαία για αξιόπιστη εμπορική διαχείριση και προγραμματισμένα δεδομένα, όπως οι στατιστικές πωλήσεων ανά κατηγορία με σωστή εισαγωγή των τιμών αγοράς και των τιμών πώλησης στο μηχανογραφικό σύστημα.
Ο μηνιαίος πίνακας οικονομικού ελέγχου αποτελεί τη βάση της διαχείρισης συνεπώς πρέπει να είναι κοντά στις προβλέψεις του επιχειρηματικού σας σχεδίου (με μηνιαία διόρθωση) και εντοπισμό των αιτιών διολισθήσεων με την ανάλυση των διαφορών.
Αφιερώστε λοιπόν περίπου μία ώρα τον μήνα για να καταγράψετε τα στοιχεία σε αυτόν τον πίνακα.
