Τα τελευταία χρόνια, η ευέλικτη διοίκηση εφαρμόζεται «αργά αλλά σταθερά» σε όλες τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Αποκρυπτογραφώντας το φαινόμενο αυτό, θα εξηγήσουμε στο παρόν άρθρο πώς να εφαρμόσετε έναν νέο τρόπο διοίκησης στο φαρμακείο σας.
Ο άνθρωπος, υλιστής στην ουσία, πάντα χρειαζόταν να διορίζει ηγέτες σε κοινωνίες που αναπτύχθηκαν κατακόρυφα. Προσθέστε σε αυτό ένα αίσθημα απείρου, βασισμένο στην πεποίθηση ότι η γη θα μπορούσε να προσφέρει αρκετούς πόρους για να παράγει άπειρα αγαθά, και θα έχετε τη μαζική καταναλωτική κοινωνία που έφτασε στο αποκορύφωμά της κατά τη διάρκεια των τριάντα ένδοξων τελευταίων ετών και που σήμερα βρίσκεται σε μια διαδικασία κατάρρευσης!
Ο υλισμός δίνει τη θέση του σε μια πιο άυλη κοινωνία, γνωρίζοντας όλοι πως σήμερα ζουν σε έναν πεπερασμένο κόσμο.
Οι εταιρείες και οι οργανισμοί θα πρέπει επομένως να προσαρμοστούν και η ευελιξία είναι ακριβώς αυτό που θα τους επιτρέψει να μεταβούν από αυτόν τον παλιό ρυθμιζόμενο κόσμο σε έναν νέο, πιο περίπλοκο και μεταβαλλόμενο, όπου θα κυριαρχούν η ικανότητα προσαρμογής, η καινοτομία, η ενδυνάμωση, η αλληλεγγύη και η κοινή λογική.
Τα φαρμακεία δεν μπορούν να ξεφύγουν από αυτή την αιώρηση του εκκρεμούς. Όταν οι φαρμακοποιοί άρχισαν να πωλούν παραφάρμακα ή να προσφέρουν νέες υπηρεσίες, όπως αντιγονικά τεστ, αντιγριπικό εμβολιασμό κ.λπ., ήταν για να ανταποκριθούν στις εξελίξεις σε έναν κόσμο που αλλάζει. Έτσι γίνονται ευέλικτοι χωρίς πράγματι να το συνειδητοποιούν!
Συλλογικές ενέργειες
Για να εμφυσήσουμε τη νέα αυτή κουλτούρα σε μια επιχείρηση, είναι απαραίτητο να δράσουμε σε συλλογικό επίπεδο, κάνοντάς τη πιο υπεύθυνη και αυτόνομη.
Ο φαρμακοποιός μάνατζερ μπορεί, για παράδειγμα, να οργανώνει μια stand-up συνάντηση κάθε πρωί, όπου όλοι, σε λιγότερο από 1 λεπτό, θα μπορούν να μιλήσουν για το τι έκαναν χθες, τι σχεδιάζουν να κάνουν σήμερα και τις δυσκολίες που συναντούν.
Γνωρίζοντας ότι αυτές οι συζητήσεις και οι ανταλλαγές απόψεων πρέπει να παρακινούνται με τη σειρά τους από τους ίδιους τους συνεργάτες, υπενθυμίζουμε ότι αυτή η συνάντηση είναι πιο σημαντική για αυτούς παρά για τον μάνατζερ.
Για την υποστήριξη αυτής της στρατηγικής, θα πρέπει να βασιστείτε στη γραπτή οργάνωση ενεργειών. Δημιουργήστε έναν πίνακα με τη λίστα των εργασιών που πρέπει να γίνουν, αυτές που είναι σε εξέλιξη και αυτές που έχουν ολοκληρωθεί και προτρέψτε τους εργαζόμενους να επιλέξουν μόνοι τους ποιες θα αναλάβουν.
Μπορούν επίσης να αναπτυχθούν εργαλεία ιεράρχησης ενεργειών που βασίζονται σε σταθμισμένα συστήματα ψηφοφορίας. Κάθε υπάλληλος μπορεί, για παράδειγμα, να ψηφίσει από το μηδέν έως το πέντε για να καθορίσει την προτεραιότητα μιας εργασίας.
Αυτό θα επιτρέψει στον μάνατζερ να εντοπίσει τυχόν αντιρρήσεις και να σκεφτεί λύσεις που θα του επιτρέψουν να κινητοποιήσει ολόκληρη την ομάδα. Είναι επίσης σκόπιμο να οργανώνει τακτικά μικρές αναδρομικές ασκήσεις.
Τρεις εβδομάδες ή ένα μήνα μετά την ολοκλήρωση μιας δράσης, συγκεντρώστε την ομάδα και προσπαθήστε να εντοπίσετε τι λειτούργησε καλά ή όχι, τόσο όσον αφορά την εκτέλεση ενός Project, όσο και την καθημερινή λειτουργία και τι μπορεί να βελτιωθεί.
Έτσι, ο μάνατζερ θα εκτιμήσει ποιοι από τους συνεργάτες του βρίσκονται σε αδράνεια ή συνεχή βελτίωση, στοιχεία σημαντικά για την επιτυχία των ευέλικτων μεθόδων.
Μετάβαση σε ευέλικτη διοίκηση
Η επιτυχία της θα εξαρτηθεί και από την ικανότητα του μάνατζερ να αναλάβει έναν νέο ρόλο. Συνεπώς θα πρέπει να μετακινηθεί από τη στάση αυτού που αποφασίζει και ελέγχει τα πάντα, στη στάση ενός ηγέτη που θέτει το πλαίσιο και που αφήνει την ομάδα του να οργανωθεί και να λάβει τις αποφάσεις της αυτόνομα.
Η αλλαγή αυτή είναι συχνά περίπλοκη και επώδυνη, καθώς περιλαμβάνει μια μορφή υποχώρησης του μάνατζερ, αναγκάζοντάς τον να αναθέτει και να ελέγχει μόνο το αποτέλεσμα.
Ο τρόπος επίτευξης του στόχου αφήνεται στην ελεύθερη βούληση των συνεργατών.
Για να εφαρμόσει τον τρόπο αυτό διοίκησης, ο μάνατζερ θα πρέπει αρχικά να αξιολογήσει την ικανότητά του για ανάθεση αρμοδιοτήτων και την πορεία που πρέπει να διανύσει για να οδηγήσει τους υπαλλήλους του σε πλήρη ή μερική αυτονομία. Για να είναι επιτυχής η ανάπτυξη της ευελιξίας, θα πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπόψη η κουλτούρα της επιχείρησης.
Θέλοντας να δημιουργήσουμε αυτή τη δυναμική ευελιξίας σε ένα άκαμπτο και αναγκαστικό πλαίσιο, χωρίς να λάβουμε υπόψη την οργάνωση, τις διαδικασίες και τις αξίες που υπάρχουν, κινδυνεύουμε να καταλήξουμε σε μια μορφή απόρριψης. Το ίδιο και αν δεν εξηγήσετε στους συνεργάτες σας γιατί θέλετε να εφαρμόσετε περισσότερη ευελιξία.
Όλοι θα βγουν κερδισμένοι
Αλλά όταν όλα τα συστατικά ενωθούν, οι αρετές της ευέλικτης διοίκησης θα φανούν πολύ γρήγορα. Θα έχετε πιο υπεύθυνους, κινητοποιημένους και αποτελεσματικούς συνεργάτες.
Θα αισθάνονται καλύτερα και θα χαίρονται να έρχονται στη δουλειά το πρωί. Θα αναπτυχθούν επίσης τόσο η αίσθηση του «ανήκειν», όσο και η αίσθηση της συλλογικής προσπάθειας.
Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι θα αισθανθούν υποστήριξη, θα εκφράζουν τις δυσκολίες τους και θα αναπτύξουν την ικανότητα να αντιμετωπίζουν ξαφνικές αλλαγές.
Από την πλευρά του, ο μάνατζερ δεν θα χρειάζεται πλέον να σηκώνει στους ώμους του το βάρος όλων των ευθυνών. Τοποθετείται περισσότερο ως ο αρχηγός μιας ομάδας, που δίνει το παράδειγμα στους συμπαίκτες του στο γήπεδο.
Δυσκολίες στην εφαρμογή
Αμφιβολία Ρόλου: Όταν δεν είναι ξεκάθαρο στα μέλη ποιος είναι ο ρόλος και η αποστολή την οποία θα πρέπει να εκτελέσουν, οδηγούνται σε Stress, απογοήτευση, κακή ψυχολογία.
Υπερφόρτωση Ρόλου: Η επιφόρτιση ενός μέλους με περισσότερους ρόλους ή έστω με έναν ρόλο που εμπεριέχει πολλές εργασίες.
Υποφόρτωση Ρόλου: Αν σε ένα μέλος δεν ανατεθούν αρκετές αρμοδιότητες, το άτομο μπορεί να οδηγηθεί σε ανία (αίσθηση αχρηστίας και αντιπαραγωγικότητας).
Σύγκρουση Ρόλου: Όταν περισσότερα μέλη εκτελούν τον ίδιο ρόλο χωρίς συντονισμό, δημιουργείται υπερκάλυψη ρόλων και η έλλειψη συντονισμού οδηγεί σε χαμηλή απόδοση και προστριβές.
«Πώς μπορώ να σε βοηθήσω;»: Ένα ακόμα βήμα προς την ευέλικτη διοίκηση
Η ενσυναίσθηση, η καλοσύνη και το αίσθημα ανθρωπιάς, αποτελούν το τρίπτυχο μιας νέας στάσης διοίκησης που πολλοί ονειρεύονται να δουν να εφαρμόζεται στις επιχειρήσεις.
Αλίμονο, αν εξακολουθεί να εφαρμόζεται μια διοίκηση που βασίζεται στην «εντολή και τον έλεγχο», δηλαδή στην εξουσία, η οποία ασκείται ενστικτωδώς στην πλειονότητα των οργανισμών σήμερα.
«Πώς μπορώ να σε βοηθήσω;» Αυτές οι πέντε λέξεις θα φέρουν την επανάσταση στις ανθρώπινες σχέσεις και θα κάνουν την επιχείρησή σας τόπο σεβασμού, καινοτομίας, δέσμευσης και αλληλεγγύης.
Ας φανταστούμε τον εαυτό μας σε μια επιχείρηση ή ομάδα στην οποία η διοίκηση προκαλεί άγχος, εξάντληση, κούραση, απογοήτευση, παραίτηση, φόβο… Πώς θα αισθανόμασταν;
Το «Πώς μπορώ να σε βοηθήσω;» που εκφράζεται χωρίς περιορισμούς σε συνεργάτες, είναι η βάση της αλτρουιστικής διοίκησης. Για να εκφραστεί όμως με αυτόν τον τρόπο, ο μάνατζερ θα πρέπει να αφήσει στην άκρη τον εγωισμό του και να ενεργήσει με ταπεινότητα.
Να φροντίζει να δουλεύει για τους άλλους, αναζητώντας την ικανοποίησή τους και όχι μόνο το δικό του όφελος.
Τα ατομικά και τα συλλογικά οφέλη είναι επίσης πολλαπλά: μελέτες δείχνουν ότι αυτό το είδος διοίκησης καθιστά δυνατή τη μείωση στο μισό του αριθμού των αδειών ασθενείας στις επιχειρήσεις, κατά 6% το ποσοστό απουσιών, την αύξηση της παραγωγικότητας κατά 31% και της δημιουργικότητας κατά 55%.
Φανταστείτε λοιπόν ως μάνατζερ να κάνετε αυτήν την ερώτηση στον συνεργάτη σας. Αρχικά ίσως να προκαλέσει έκπληξη και δυσπιστία. Γρήγορα όμως, θα αντιληφθείτε την κινητήριο δύναμή του.
Η ευχαρίστηση, ο διάλογος, η εμπιστοσύνη και το κίνητρο, θα ανακτήσουν τη θέση που δεν θα έπρεπε να έχουν χάσει ποτέ. Είναι λοιπόν καιρός να την υιοθετήσετε!
Περικλής Τζανετάκης, Φαρμακοποιός, MBA, Σύμβουλος Φαρμακείων
