Ειδικά σε περιόδους πληθωρισμού, κάθε επιχείρηση θα πρέπει να γνωρίζει και να προϋπολογίζει τα διάφορα έξοδά της, παρόντα και μελλοντικά, μέσω της ανάπτυξης μιας αξιόπιστης, οικονομικής πρόβλεψης.
Στόχος: η εξασφάλιση της βιωσιμότητάς της.
Οι αγορές και τα λειτουργικά έξοδα είναι στοιχεία που πρέπει να κατανεμηθούν σε κατηγορίες.
Οι αγορές
Για λόγους απλούστευσης, οι αγορές συσχετίζονται άμεσα με τον όγκο της δραστηριότητας.
Για παράδειγμα, η αγορά φαρμάκων και παραφαρμάκων, τα κόστη υλικών και ο χρόνος που δαπανάται για την παραγωγή παρασκευασμάτων…κ.λπ.
Είναι λοιπόν δυνατόν να τα υπολογίσετε σύμφωνα με τον κύκλο εργασιών σας σε κάθε κατηγορία, χρησιμοποιώντας έναν συντελεστή ή ένα καθορισμένο ποσοστό.
Ωστόσο, τις περισσότερες φορές δεν υπάρχει ακριβής αναλογικότητα μεταξύ της μεταβολής των εξόδων και της μεταβολής του όγκου των εσόδων.
Ακόμη και αν οι αγορές φαρμάκων και άλλων προϊόντων υγείας είναι σχεδόν ανάλογες με τον κύκλο εργασιών (πράγμα δύσκολο), το γεγονός της αγοράς μεγάλων ποσοτήτων για να επωφεληθείτε από καλύτερες εκπτώσεις ή για να προσφέρετε σημαντικές εκπτώσεις στους πελάτες σας, μπορεί να εξηγήσει γιατί αλλάζει το ποσοστό ή ο συντελεστής που πρέπει να εφαρμοστεί.
Όμως, δημιουργείται μια συσχέτιση από το ένα έτος στο άλλο, εάν η στρατηγική της επιχείρησης παραμείνει σταθερή.
Στην πραγματικότητα αυτό που επηρεάζεται είναι το μεικτό κέρδος, που στην ουσία μας πληροφορεί για τα εξής :
– Τις πιέσεις του ανταγωνισμού στις τιμές, που μας υποχρεώνει να κάνουμε εκπτώσεις ή άλλου είδους παροχές .
– Τη δυνατότητα του φαρμακείου να πετύχει μεγαλύτερες εκπτώσεις λόγω όγκου αγορών.
Για να είναι το έξοδο αυτό σε ένα διαχειρίσιμο επίπεδο, ο φαρμακοποιός θα πρέπει να έχει συστήματα πληροφορικής ικανά να του δίνουν αξιόπιστα στοιχεία.
Εξίσου σημαντικό είναι η επιλογή του μείγματος αγορών από τους κωδικούς των προμηθευτών του.
Φαίνεται ότι ένα μεικτό κέρδος της τάξης του 27%, είναι ένα αποδεκτό και λειτουργικό μεικτό κέρδος.
Η ταξινόμηση των εξόδων
Τα λογιστικά έξοδα ταξινομούνται ανάλογα με τη φύση τους. Η λογιστική οργανώνεται με λογαριασμούς που αναφέρονται σε μια βάση δεδομένων που συνήθως ονομάζεται “λογιστικό σχέδιο”.
Αυτή η βάση δεδομένων καθιστά δυνατή την εύρεση πληροφοριών ταξινομημένων με τυποποιημένη σειρά.
Για παράδειγμα, η λογιστική θα είναι σε θέση να δείξει το κόστος που καταρτίζεται στο λογαριασμό.
Η πλειοψηφία των φαρμακείων στην χώρα μας έχει απλογραφικά βιβλία(τα παλιά Β’ κατηγορίας) και οι λογιστές δεν παρουσιάζουν αναλυτικά στοιχεία όπως στα διπλογραφικά βιβλία (τα παλιά Γ’ κατηγορίας).
Μια γενική ταξινόμηση είναι να χωρίσουμε τα έξοδα σε 2 κατηγορίες:
-Έξοδα Διοίκησης
-Έξοδα Διάθεσης
Έξοδα Διοίκησης
Στα Έξοδα Διοίκησης περιλαμβάνονται τα περισσότερα σταθερά έξοδα μιας επιχείρησης όπως το ενοίκιο, το τηλέφωνο, ο λογαριασμός ενέργειας, η ασφάλιση του φαρμακοποιού, η αμοιβή λογιστή ή συμβούλου, τα συμβόλαια όπως π.χ. του συναγερμού ή των λογισμικών κ.ο.κ.
Ο λογαριασμός ενέργειας μπορεί, στην πραγματικότητα, να είναι ημι-μεταβλητή επιβάρυνση, αποτελούμενη από ένα σταθερό και ένα μεταβλητό μέρος.
Υπό τον τίτλο “λοιπές αγορές και εξωτερικά έξοδα” υπάγονται όλες οι προμήθειες που δεν προορίζονται για μεταπώληση και οι υπηρεσίες που παρέχονται από εξωτερικούς τρίτους.
Δεν αντιπροσωπεύουν πολύ σημαντικό βάρος στη διάρθρωση του κόστους των φαρμακείων (της τάξης του 2% του κύκλου εργασιών περίπου).
Τα σταθερά έξοδα μπορεί επίσης να διαφέρουν, αλλά όχι πάντα, ανάλογα με τον κύκλο εργασιών. Αφορούν τα τακτικά και προβλέψιμα έξοδα, που δημιουργούνται από τη δραστηριότητα της επιχείρησης, όπως ενοίκια, μισθοί, ασφάλειες, λογιστικά έξοδα κ.λπ.
Τα μικρά φαρμακεία επηρεάζονται περισσότερο από τα μεγάλα
Τα Έξοδα Διοίκησης των φαρμακείων είναι βαρύτερα για τις μικρές δομές, δεδομένης της συχνά σταθερής φύσης τους.
Σύμφωνα με τις τυπολογίες των φαρμακείων, τα φαρμακεία στα εμπορικά κέντρα των πόλεων έχουν υψηλότερη αναλογία λόγω του υψηλότερου ενοικίου.
Οι τεχνολογικές εξελίξεις (ιστοσελίδα, ρομπότ, εξοπλισμός πληροφορικής…) χρηματοδοτούνται τις περισσότερες φορές από χρηματοδοτική μίσθωση και συμβάλλουν, με το κόστος συντήρησής τους, στην αύξηση αυτής της θέσης εξόδων.
Το ενοίκιο αντιπροσωπεύει σχεδόν το ένα τρίτο του συνολικού ποσού των γενικών εξόδων.
Να είστε προσεκτικοί, όταν κάνετε τις προβλέψεις για το 2023! Το ενοίκιο σε εμπορικά σημεία αναπροσαρμόζεται συχνότερα με τον τζίρο του προηγούμενου έτους.
Οι φόροι και οι δασμοί (εξαιρουμένων των εταιρικών φόρων), αντιπροσωπεύουν ένα αρκετά χαμηλό βάρος μειωμένο στον κύκλο εργασιών του φαρμακείου (0,5%).
Αυτοί είναι οι φόροι που συνήθως ονομάζονται “φόροι παραγωγής”.
Έξοδα Διάθεσης
Στα Έξοδα Διάθεσης περιλαμβάνονται τα έξοδα πωλήσεων και marketing, τα οποία ανήκουν κατά κύριο λόγο στα μεταβλητά έξοδα, όπως η μισθοδοσία, τα έξοδα παραδοσιακού marketing, καθώς και τα έξοδα digital marketing.
Για παράδειγμα, η απασχόληση ενός επιπλέον υπαλλήλου αυξάνει τα έξοδα, κατά ΜΟ 15.000 ευρώ ετησίως.
Ακόμη και αν δεν δημιουργηθεί πρόσθετος κύκλος εργασιών από αυτή τη νέα θέση εργασίας, το πρόσθετο κόστος θα εμφανιστεί στα έξοδα.
Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να διασφαλίζεται συνεχώς ότι τα Έξοδα Διάθεσης παραμένουν εντός των ορίων των καθορισμένων προϋπολογισμών και προβλέψεων.
Τέλος, τα λειτουργικά έξοδα, τόσο τα μεταβλητά όσο και τα σταθερά, επηρεάζουν το τρέχον εισόδημα προ φόρων.
Επιπλέον, υπάρχουν χρηματοοικονομικές επιβαρύνσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν την αποπληρωμή τόκων τραπεζικών δανείων (αν υπάρχουν ), καθώς και έκτακτες χρεώσεις (π.χ. δικαστικά έξοδα, ζημιές… κ.λπ.).
Προβλέψτε τις δαπάνες προσωπικού
Οι δαπάνες προσωπικού αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο στοιχείο δαπανών, απορροφώντας περισσότερο από το ένα τρίτο του συνολικού μικτού περιθωρίου κέρδους του φαρμακείου.
Η αύξηση του μισθολογικού κόστους τα τελευταία χρόνια θα συνεχιστεί και ίσως να γυρίσει ως μπούμερανγκ τα επόμενα χρόνια, όταν υποχωρήσει η πανδημία.
Ως αποτέλεσμα, στο επίπεδο των εξόδων του, ο συνεργάτης σας θα πρέπει να σας αυξήσει τουλάχιστον στο τριπλάσιο τον τζίρο στο πόστο του.
Υπολογίστε τον τύπο του Νεκρού Σημείου (Break Event Point) για να αξιολογήσετε την ενέργεια.
Ένα άλλο βαρύ στοιχείο είναι οι εισφορές κοινωνικής ασφάλισης. Συνδυάζει τόσο τις κοινωνικές επιβαρύνσεις που σχετίζονται με τους μισθούς του προσωπικού, αλλά και τις υποχρεωτικές και προαιρετικές εισφορές του φαρμακοποιού: οικογενειακά επιδόματα, ασφάλιση ασθενείας, ταμείο ασφάλισης γήρατος.
Οι λεπτομέρειες των δαπανών για το προηγούμενο έτος θα χρησιμεύσουν ως βάση για την πρόβλεψη για το επόμενο έτος.
Με τη βάση αυτή, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι προβλέψιμες διακυμάνσεις των τιμών, οι ιδιαίτερες συνθήκες λειτουργίας για το τρέχον ή το μελλοντικό έτος, για παράδειγμα οι εργασίες που θα γίνουν στο φαρμακείο, η αναβάθμιση των συνεργατών και, γενικά, κάθε γνωστό στοιχείο ικανό να επηρεάσει το επίπεδο των εξόδων προς τη μία ή την άλλη κατεύθυνση.
Υπολογίστε το περιθώριο κέρδους σας, στο μεταβλητό κόστος
Η πρόβλεψη των εξόδων δεν αρκεί για τη διαχείριση του φαρμακείου. Αυτό που έχει σημασία για τον μάνατζερ είναι να γνωρίζει ποιες δραστηριότητες είναι οι πιο κερδοφόρες και ποιες αποφέρουν τα χαμηλότερα κέρδη ή ακόμα και εκείνες που συμβάλλουν στη μείωση της κερδοφορίας της επιχείρησης.
Για να γνωρίζετε πόσο πραγματικά σας αποφέρει η κάθε δραστηριότητά σας, ο υπολογισμός γίνεται διαιρώντας το περιθώριο μεταβλητού κόστους με τον κύκλο εργασιών κάθε δραστηριότητας.
Αυτή η προσέγγιση μεταβλητού κόστους επιτρέπει στον επιχειρηματία να αποφασίσει ποια δραστηριότητα θα αναπτύξει (θετικό περιθώριο μεταβλητού κόστους) ή θα σταματήσει (αρνητικό περιθώριο μεταβλητού κόστους) ή απλά, να κατανοήσει ποια δραστηριότητα συμβάλλει στην κάλυψη των πάγιων εξόδων του και σε ποιο ύψος.
Αναδεικνύει τη συμβολή των δραστηριοτήτων στα πάγια έξοδα της εταιρείας. Προσοχή!
Το υψηλότερο περιθώριο κέρδους δεν ισοδυναμεί με την καλύτερη απόδοση κερδοφορίας, πρέπει επίσης να υπολογιστεί και ο χρόνος που δαπανάται ανά δραστηριότητα, γνωστό και ως labor cost.
Γιάννης Κοντάκος, Οικονομικός Σύμβουλος Φαρμακείων
