Το back office ενός φαρμακείου, που συχνά παραμελείται, είναι ωστόσο κρίσιμο για την αποτελεσματικότητά του. Πώς να βελτιστοποιήσετε αυτόν τον βασικό χώρο για να βελτιώσετε τη ροή των λειτουργιών, να μειώσετε τα σφάλματα και να παρέχετε καλύτερες υπηρεσίες στους ασθενείς σας;
Το back office ενός φαρμακείου περιλαμβάνει διάφορους τομείς ζωτικής σημασίας για τη βέλτιστη λειτουργία του: το εργαστήριο, την παραλαβή παραγγελιών, τον αποθηκευτικό χώρο, το γραφείο, και τον χώρο που προορίζεται για το προσωπικό . Αυτό το μέρος δεν είναι προσβάσιμο στους ασθενείς.
Γενικά συνιστάται να αφιερώνεται περίπου το 30% της συνολικής επιφάνειας του φαρμακείου σε αυτόν τον χώρο. Ωστόσο, στην πράξη αυτό σπάνια ακολουθείται, ακόμη και κατά τη διάρκεια των ανακαινίσεων. Πράγματι, οι κατασκευαστές, με τη συναίνεση των ίδιων των φαρμακοποιών, τείνουν να μεγιστοποιούν τον χώρο πωλήσεων για να αυξήσουν τον κύκλο εργασιών. Αλλά ένα αποτελεσματικό front office βασίζεται σε ένα καλά οργανωμένο back office. Κανείς δεν θέλει να χάνει χρόνο ψάχνοντας για ένα προϊόν, συμπεριλαμβανομένων των ασθενών. Το back office επομένως παίζει βασικό ρόλο στις διαδικασίες ανεφοδιασμού του front office και στη συνολική αποτελεσματικότητα του φαρμακείου.
Η αυξανόμενη σημασία του back office στην προσέγγιση της ποιότητας
Η Προσέγγιση Ποιότητας Φαρμακείων περιλαμβάνει συγκεκριμένες αποστολές του back-office. Ακολουθούν πέντε βασικές εργασίες (εκτός των λειτουργειών του εργαστηρίου) για την απεικόνιση αυτής της προσέγγισης:
Διαχείριση αποθεμάτων και ληγμένα : Ο έλεγχος των αποθεμάτων καθιστά δυνατό τον περιορισμό των ληξιπρόθεσμων ή ληγμένων φαρμάκων. Συνιστάται ένας ετήσιος φυσικός κατάλογος απογραφής, αλλά και περιοδικοί έλεγχοι για την απομόνωση ληγμένων ή φθαρμένων προϊόντων.
Προετοιμασία δόσεων χορήγησης φαρμάκων : Η διαχείριση των δόσεων χορήγησης φαρμάκων των ασθενών, απαιτεί μια αυστηρή διαδικασία για την εγγύηση της ποιότητας και της ιχνηλασιμότητας, ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο σφαλμάτων. Αυτή η διαδικασία πρέπει να εφαρμοστεί και το προσωπικό πρέπει να εκπαιδευτεί.
Παρακολούθηση λειτουργίας ψυκτικών χώρων: Οποιαδήποτε διακοπή ρεύματος μπορεί να βλάψει τα ευαίσθητα στη θερμοκρασία φάρμακα. Πρέπει να υπάρχει μια διαδικασία για ημερήσιες μετρήσεις θερμοκρασίας και περιοδική παρακολούθηση.
Ενοικίαση ιατροτεχνολογικών συσκευών : Η εφαρμογή ρυθμίσεων ενοικίασης, καθαρισμού και συντήρησης ιατροτεχνολογικών συσκευών εγείρει ζητήματα ιχνηλασιμότητας. Είναι σημαντικό να σημειώνετε τις εισόδους και τις εξόδους, να απολυμαίνετε τον εξοπλισμό, να ελέγχετε τη σωστή λειτουργία του κάθε φορά που επιστρέφεται και να καθορίζετε μια σαφή διαδικασία.
Διαχείριση ειδοποιήσεων υγείας : Οι διαδικασίες για τις αποσύρσεις ή τις ανακλήσεις παρτίδων πρέπει να καθοριστούν εκ των προτέρων, συμπεριλαμβανομένης της καραντίνας προϊόντων και του καθορισμού μιας συγκεκριμένης τοποθέτησης τους στο back office.
Η ψηφιακή εξέλιξη των φαρμακείων
Η ψηφιοποίηση βρίσκεται σε εξέλιξη και τα λογισμικά διαχείρισης φαρμακείων εκσυγχρονίζονται για τη βελτίωση της απόδοσης και της ασφάλειας, προσφέροντας προηγμένες δυνατότητες, όπως για παράδειγμα η αυτοματοποίηση της διαχείρισης παραγγελιών, μειώνοντας τον χρόνο που αφιερώνεται σε αυτήν την εργασία και επιτρέποντας στο προσωπικό να εστιάσει περισσότερο στην εξυπηρέτηση των ασθενών.
Το μέλλον του back office
Το back office εξελίσσεται από ένα απλό προπαρασκευαστικό σε ένα σύγχρονο και ψηφιοποιημένο νευραλγικό κέντρο. Οι μελλοντικές τάσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν φυσική διαφάνεια στον χώρο αυτό, επιτρέποντας στους πελάτες να βλέπουν τις λειτουργίες του χωρίς πρόσβαση σε αυτές και φυσικά μια αυξημένη χρήση των ρομπότ. Ωστόσο, η αυξανόμενη διοικητική πολυπλοκότητα θα μπορούσε να απαιτήσει νέους ρόλους, όπως ένα άτομο υπεύθυνο για τις αγορές, τα αποθέματα, και γενικά την εμπορική διαχείριση. Η πλήρης απουσία ανθρώπινου δυναμικού στο back office παραμένει απίθανη, αλλά η καινοτομία συνεχίζει να μεταμορφώνει αυτόν τον ουσιαστικό τομέα του φαρμακείου.
Συμπέρασμα
Το back office, συχνά υποτιμημένο, είναι απαραίτητο για ένα αποτελεσματικό φαρμακείο που συμμορφώνεται με τα πρότυπα ποιότητας. Με τη βελτιστοποίηση αυτού του χώρου και την ενσωμάτωση των ψηφιακών εξελίξεων, οι φαρμακοποιοί μπορούν να βελτιώσουν τη διαχείριση των λειτουργιών, να μειώσουν τα σφάλματα και να προσφέρουν καλύτερες υπηρεσίες στους ασθενείς τους. Η ψηφιοποίηση και ο αυτοματισμός με τα ρομπότ, υπόσχονται ένα μέλλον όπου το back office θα έχει ακόμη πιο κεντρικό ρόλο στη συνολική απόδοση του φαρμακείου.
