Η διαχείριση ενός φαρμακείου είναι μία πάρα πολύ απαιτητική εργασία, τόσο σωματικά όσο και πνευματικά και φυσικά περιλαμβάνει «κρυφές» εργασίες που πολλές φορές ούτε ο ίδιος ο βοηθός σας δεν μπορεί να «δει» και να διαχειριστεί. Πώς λοιπόν θα προετοιμάσετε το προσωπικό σας για τις ημέρες που θα λείπετε;
9 το πρωί, πρέπει να ανοίξετε το μαγαζί, το φωτισμό, τον εκτυπωτή, το πρόγραμμα, να στείλετε παραγγελία στην φαρμακαποθήκη, ενώ ταυτόχρονα εξυπηρετείτε πελάτη. Στο πίσω μέρος του μυαλού σας είναι ότι πλησιάζει τέλος του μήνα και πρέπει να ελέγξετε συνταγές, ενώ παράλληλα τελειώνει το τρίμηνο πίστωσης και πρέπει να εξοφλήσετε τους προμηθευτές σας.
9 το βράδυ, κλείνετε πόρτες, ρολά, κάνετε ταμείο, ελπίζοντας να τα βρείτε σωστά και 10 το βράδυ είστε ακόμα μέσα και στέλνετε την αυριανή παραγγελία, ενώ όλη τη μέρα εργαστήκατε σαν φαρμακοποιός, ψυχολόγος, πωλητής, υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων. Πολύ απαιτητική εργασία!
Το να είστε κάθε μέρα στο 100 % των δυνατοτήτων σας και να πασχίζετε να δώσετε ακόμα περισσότερα, απαιτεί ενέργεια και όρεξη τα οποία πρέπει να ανανεώνονται για να μπορείτε να είστε πάντα ο/η αγαπημένος/η φαρμακοποιός της γειτονιάς. Πως θα αναπληρώσετε την χαμένη ενέργεια και την σπιρτάδα σας; Αν και όλοι γνωρίζουμε ότι ο φαρμακοποιός “παντρεύεται” το φαρμακείο του και δεν έχει άδειες και αργίες, οφείλει να πάρει κάποιες μέρες άδεια να ξεκουραστεί και όταν το κάνει αυτό, να μην έχει συνέχεια στο μυαλό του ότι οι υπάλληλοι που τον αντικαθιστούν τον χρειάζονται συνέχεια και δεν μπορούν να δουλέψουν αυτόνομα.
Να μερικά απλά και δοκιμασμένα βήματα για να υλοποιήσετε ένα δομημένο πλάνο προετοιμασίας των υπαλλήλων σας για τις ημέρες που θα λείπετε.
1ο βήμα: Μην είστε (τόσο) συγκεντρωτικοί
Είναι δύσκολο γιατί, κακά τα ψέματα, όλα περνάνε από τα χέρια σας. Σκεφτείτε όμως το όφελος μακροπρόθεσμα να προετοιμάζετε και να εκπαιδεύετε το προσωπικό σας να κάνει τις καθημερινές εργασίες όπως εσείς.
Φροντίστε το προσωπικό να εκπαιδεύεται μαζί με εσάς όταν έρχεται κάποιος εκπαιδευτής, να παρακολουθείτε μαζί σεμινάρια εταιρειών και να πηγαίνετε μαζί σε μεγάλα event όπως η Health Expo ή να παρακολουθείτε εκπαιδευτικά webinars. Το να «επιμορφώνετε» και να διαπλάθετε τους εργαζομένους σας θα σας ωφελήσει διπλά.
Πρώτον, γιατί θα εκτοξεύσετε τις ικανότητες τους σε άλλο επίπεδο και θα κλείσει κάποια “κενά” στις γνώσεις τους ενώ, θα είστε λιγότερο ανασφαλείς με το αν θα κάνουν λάθη.
Δεύτερον, όταν λείπετε, είτε μέσα στην ημέρα, είτε στις διακοπές, είτε αν ασθενήσετε, θα είστε βέβαιοι ότι η ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες εν τη απουσία σας, θα είναι στα δικά σας επίπεδα.
2ο βήμα: Κρατήστε κρυφά μόνο τα απολύτως απαραίτητα
Όταν υπάρχουν ενέργειες τις οποίες δεν έχετε διδάξει στους υπαλλήλους σας διότι φοβάστε να μην τις κάνουν λάθος, ή φοβάστε, ανθρώπινα ,ότι θα εκχωρήσετε την κυριαρχία σας, πρακτικά τους στερείτε τη δυνατότητα να μάθουν και στερείτε από εσάς τους ίδιους τη δυνατότητα να μοιραστείτε ένα δυσβάσταχτο βάρος. Παραλαβή προϊόντων, παραγγελίες, συμβουλή στον ασθενή. Είναι διαδικασίες τις οποίες θέλετε να κάνετε μόνοι, δείχνοντας όμως στους υπαλλήλους σας πως να το κάνουν και εκείνοι, επενδύετε ουσιαστικά στο ίδιο το φαρμακείο. Το να υπάρχει διαφάνεια στις διαδικασίες δεν αφήνει την αίσθηση ότι υπάρχουν « θολά σημεία » και ο υπάλληλος έχει μια σφαιρική, γενική εικόνα των συνολικών διαδικασιών, έτσι ώστε, όταν χρειαστεί να τις αναλάβει να έχει ήδη καταλάβει “a priori” περί τίνος πρόκειται. Μελλοντικά μπορεί και να τις αναλάβει εξ’ ολοκλήρου, λύνοντάς σας τα χέρια.
Διδάξτε τους να τα κάνουν σαν να ήσασταν εσείς και μοιραστείτε τις εργασίες μέσα στη μέρα. Αυτό θα τους δώσει αξία και αυτοπεποίθηση. Όταν χρειαστεί λοιπόν να λείψετε, οι ενέργειες που θα αναλάβουν θα τους είναι, δίχως άλλο, γνωστές και εύκολες.
Φυσικά δεν υπάρχει λόγος να μάθουν τα οικονομικά του φαρμακείου, καθώς δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητές τους.
3ο βήμα: Όλα γίνονται σταδιακά
Δεν χρειάζεται να γίνουν όλα μέσα σε μια νύχτα. Ούτως ή άλλως και εσείς όταν ξεκινούσατε δεν τα ξέρατε όλα και είτε αναγκαστήκατε να τα μάθετε όλα γρήγορα και μόνοι σας, ενώ οι υποχρεώσεις γύρω τρέχανε, είτε μαθητεύσατε σε κάποιον φαρμακοποιό που αφιέρωσε χρόνο και σας έμαθε τα μυστικά του επαγγέλματος.
Έχετε την ευχέρεια να διδάξετε τους υπαλλήλους σας τις διαδικασίες ήρεμα και ομαλά και όχι με το δύσκολο τρόπο με τον οποίο τα διδαχθήκατε ενδεχομένως εσείς. Αυτό είναι καλό και για τις δύο πλευρές.
Ξεκινήστε δίνοντας απλές αρμοδιότητες στους υπαλλήλους σας, την πορεία των οποίων θα αξιολογείτε και σταδιακά αναθέστε λίγο πιο απαιτητικές αρμοδιότητες. Έτσι τους δίνετε, σιγά – σιγά, τη δυνατότητα να εξελιχθούν ομαλά και να κάνουν τις εργασίες αυτές βίωμά τους, εντάσσοντάς τες στην καθημερινή τους ρουτίνα. Όσο αναπτύσσονται ως άνθρωποι και επαγγελματίες, αναλαμβάνοντας καθήκοντα με ευκολία και αυτοπεποίθηση, τόσο θα κερδίζουν την εμπιστοσύνη σας και θα ζητούν να αναλάβουν δυσκολότερες υποχρεώσεις. Το κέρδος για το φαρμακείο είναι μεγάλο!
4ο βήμα: Μοιράστε ξεχωριστές αρμοδιότητες
Το καθηκοντολόγιο μπορεί να ακούγεται παρωχημένο σαν ορολογία, παρ’ όλ’ αυτά έχει σπουδαία αξία. Είναι σημαντικό να ξέρουμε όλοι λίγο απ’ όλα μέσα στο φαρμακείο, όταν όμως έχουμε συγκεκριμένες και ξεχωριστές αρμοδιότητες, μας εμπνέεται ένα αίσθημα συμμετοχής και ευθύνης, αποκτώντας ξεκάθαρο ρόλο στην ομάδα.
Πρώτο όφελος: Έχουμε τη σιγουριά ότι ο κάθε ένας κάνει συγκεκριμένες εργασίες, οι οποίες έχουν ανατεθεί αναλόγως με την προσωπικότητα και τα ταλέντα του καθενός, έτσι ώστε να τους ταιριάζουν και να τις φέρουν εύκολα εις πέρας. Οι εξωστρεφείς και επικοινωνιακοί υπάλληλοι είναι ιδανικοί για συμβουλή και πώληση, οι πιο οργανωτικοί για τις παραγγελίες και τον έλεγχο συνταγών, ενώ οι δημιουργικοί για το εργαστήριο…
Δεύτερο όφελος: Όταν χρειαζόμαστε βοήθεια με κάποια εργασία που εμπίπτει στα καθήκοντα συναδέλφου, ξέρουμε ακριβώς σε ποιον να αποταθούμε.
5ο βήμα: Φροντίστε πριν φύγετε να έχετε δώσει σαφείς οδηγίες και να ακολουθηθεί η καθημερινή ρουτίνα
Αρκετό καιρό πριν φύγετε δώστε σαφείς οδηγίες για τις ημέρες απουσίας σας. «Παραγγέλνουμε συγκεκριμένα προϊόντα, ακολουθούμε την καθημερινή πρακτική από την οποία δεν ξεφεύγουμε και τέλος του μήνα παραγγέλνουμε τα απαραίτητα». Ενώ φυσικά τονίστε ότι «αν δεν ξέρουμε κάτι ή κάτι ξεφεύγει από αυτά που μπορούμε να διαχειριστούμε δεν το αναλαμβάνουμε».
Ό,τι θα αναλαμβάνατε μόνο εσείς, δώστε οδηγία να μην το αναλάβουν, εκτός και αν το έχετε διδάξει, έχετε τεστάρει ότι το ξέρουν πολύ καλά να το εκτελούν και το έχουν ξανακάνει τόσες φορές που πέφτει μέσα στην καθημερινή τους ρουτίνα.
Μεταφερόμαστε στο καλοκαίρι
Όλο το χρόνο δουλέψατε σκληρά και αξίζετε να ξεκουραστείτε και να ξεφύγετε από τις καθημερινές υποχρεώσεις. Έχετε κάνει όλα τα παραπάνω βήματα και ο “στόλος” σας είναι πανέτοιμος για τις προκλήσεις που θα αντιμετωπίσει όσο λείπετε. Για πρώτη φορά είστε πάνω στο καράβι και απολαμβάνετε το ταξίδι χωρίς να σκέπτεστε ελλείψεις, ωράρια, άνοιγμα – κλείσιμο και υποχρεώσεις. Ονειρεύεστε τη θάλασσα που θα σας δροσίσει, τα πανέμορφα ηλιοβασιλέματα και την καλοκαιρινή ραστώνη. Ο φαρμακοποιός δύσκολα αποχωρίζεται το φαρμακείο και ενδεχομένως θα σας λείψει, θα επιστρέψετε όμως ανανεωμένοι, ήσυχοι και «νικητές» γιατί δεν υπάρχει πιο γλυκιά αίσθηση από το ότι όσο ξεκουράζεστε, το φαρμακείο εξακολουθεί να λειτουργεί ομαλά.
Από τον ΑΚΗ ΚΑΡΑΜΑΝΟ, Φαρμακοποιό, Βοηθό Αρχισυντάκτη Pharmacy Management ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Δείτε όλο το Τεύχος Μαρτίου εδώ
