Όλο και περισσότερα φαρμακεία αντιμετωπίζουν ελλείψεις προσωπικού, καθώς πρέπει να αναλάβουν νέες αποστολές. Με την αύξηση των εξόδων μισθοδοσίας αλλά και του πληθωρισμού, η ρομποτοποίηση έχει αναδειχθεί ως μία από τις λύσεις για την αντιμετώπιση όλων αυτών των νέων προκλήσεων. Υπάρχει ανάγκη να εξηγηθούν στους φαρμακοποιούς οι αρετές της ρομποτικής επεξεργασίας, επειδή ο εξοπλισμός με ένα ρομπότ είναι πάντα μια κερδοφόρα επένδυση, ανεξάρτητα από τον τύπο του φαρμακείου.
Μία απόφαση για την εγκατάσταση ενός ρομπότ στο φαρμακείο μοιάζει λίγο με την αγορά ενός αυτοκινήτου. Οι ορθολογικές, αντικειμενικές σκέψεις θα αναμειχθούν με μια επιθυμία, αναγκαστικά πιο συγκεχυμένη, όπου η επιθυμία υπερισχύει της λογικής. Η σύγκριση τελειώνει εκεί, καθώς το στοίχημα είναι πολύ μεγαλύτερο για ένα φαρμακείο που, ξεκινώντας ένα τέτοιο έργο, δεσμεύεται για μεγάλο χρονικό διάστημα, γύρω στα δέκα χρόνια. Εξ ου και η σημασία του να θέτεις τις σωστές ερωτήσεις, τις ορθολογικές και αυτές που έχουν λιγότερο ρίσκο για να τις απορρίψεις. Επειδή πρόκειται για ένα ελκυστικό έργο που συνδυάζει στρατηγικές φιλοδοξίες, καθώς και πρακτικές και ανησυχίες και το οποίο απαιτεί ένα μακροπρόθεσμο όραμα και πολύ συγκεκριμένες πτυχές που μπορούν να κρυφτούν σε λεπτομέρειες.
1. Τι επιδιώκουμε με τον αυτοματισμό;
Κάνοντας αυτή την ερώτηση στον εαυτό σας και παραθέτοντας όλες τις πιθανές απαντήσεις, μπορείτε να τις αναλύσετε και να ταξινομήσετε τους «καλούς» και τους «κακούς» λόγους, που αφορούν μόνο το φαρμακείο σας. Το λάθος θα ήταν να εστιάσουμε σε μία μόνο πτυχή, τη βελτίωση της ταχύτητας παράδοσης για παράδειγμα και να παραμελήσουμε τα υπόλοιπα.
Αυτός ο προσδιορισμός των στόχων, μας επιτρέπει να τους συζητήσουμε καλύτερα με την ομάδα του φαρμακείου, η οποία πρέπει απαραίτητα να συμμετέχει. Ο όρος αυτοματισμός είναι τρομακτικός. Εξ ου και η ανάγκη να εξηγήσετε ξεκάθαρα τι θέλετε, να εξορθολογίσετε ολόκληρο το back office, να μειώσετε τα σφάλματα στο απόθεμα, να περιορίσετε τις μονότονες εργασίες … Λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος του φαρμακείου, την γεωγραφική του επιρροή και φυσικά τη δομή της ομάδας του φαρμακείου, θα είναι δυνατή η καλύτερη επιλογή του μηχανήματος. Προφανώς, όλοι οι πάροχοι προτείνουν ένα audit και η εμπειρία τους επιτρέπει να είναι συγκεκριμένοι. Στις προτάσεις τους. Αυτό διευκολύνει τις αποφάσεις, αλλά δεν απαλλάσσει τους φαρμακοποιούς από το να διευκρινίσουν τις προθέσεις τους όσον αφορά την ομάδα του φαρμακείου. Το να εξοπλιστείς με έναν αυτόματο διανομέα, για παράδειγμα, σημαίνει είτε μια θέση λιγότερο είτε μια βαθιά αλλαγή στη δουλειά ενός ατόμου.
2. Πώς να επιλέξετε το σωστό μηχάνημα σύμφωνα με τη δομή του αποθέματός σας;
Αυτή είναι μια ερώτηση τυπική πριν διαλέξετε ένα ρομπότ. Γιατί το έργο δεν πρέπει να προσαρμοστεί στο απόθεμα όπως είναι σήμερα, αλλά όπως πρέπει να είναι αύριο σύμφωνα με τις επιθυμίες των φαρμακοποιών. Αποτελεί μία επένδυση 10ετίας ή και 20ετίας και έτσι πρέπει να τη σκέπτεστε. Είναι η επιλογή του μηχανήματος που θα αναδιαρθρώσει το απόθεμα.
Και εδώ είναι η διαφορά μεταξύ ενός ρομπότ και ενός αυτόματου διανομέα. Τα ρομπότ μπορούν να τροποποιήσουν το απόθεμα, οι αυτόματοι διανομείς διατηρούν τη δομή ως έχει. Η ρομποτοποίηση καθιστά δυνατή τη μείωση των αποθεμάτων και επομένως την απόκτηση πόντων ταμειακών ροών (ρευστότητας) μερικές φορές με θεαματικό τρόπο. Ορισμένοι φαρμακοποιοί το εκμεταλλεύονται αυτό για να επενδύσουν σε εύρος προϊόντων. Πολύ λιγότερο στοκ σε συγκεκριμένους κωδικούς, αλλά πολύ περισσότεροι κωδικοί. Αυτό απαιτεί πραγματική προσαρμογή της πολιτικής αγορών. Δεν είναι λοιπόν το στοκ που καθορίζει τη μηχανή, αλλά το αντίστροφο.
3. Πώς να αξιολογήσετε την απόδοση του μηχανήματος;
Αυτή προσδιορίζεται αναλυτικά, για παράδειγμα, με την χωρητικότητα τόσων χιλιάδων κουτιών, με ταχύτητες παράδοσης τόσων… κλπ. Αλλά αυτά είναι τελικά θεωρητικά δεδομένα για ένα φαρμακείο που πρέπει να επαληθεύσει “in vivo” αν το επιθυμητό μηχάνημα ανταποκρίνεται στις ανάγκες του. Οι χωρητικότητες δίνονται με βάση τα μεγέθη κουτιών που δεν είναι τυποποιημένα και μερικές φορές η πραγματική χωρητικότητα είναι μικρότερη από το 60% αυτής που διαφημίστηκε από τον πάροχο αρχικά. Η λύση; Δοκιμή με συναδέλφους φαρμακοποιούς που είναι ήδη εξοπλισμένοι και έχουν το ίδιο προφίλ (ημερήσια ροή, ημερήσιος κύκλος εργασιών, συνολικός κύκλος εργασιών κ.λπ.), για να ελέγξετε τη χωρητικότητα και την ταχύτητα επεξεργασίας και να συγκρίνετε τους χρόνους εργασίας με πρακτικό τρόπο, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων αυτόματης αποθήκευσης. Ο χρόνος εργασίας του ανθρώπου και ο χρόνος εργασίας της μηχανής είναι πολύ διαφορετικοί και πρέπει να ληφθούν υπόψη και τα δύο πριν ληφθεί μια απόφαση.
4. Πώς να προσδιορίσετε το μελλοντικό σας μηχάνημα;
Εκτός από τις δοκιμές που έγιναν όπως προαναφέρθηκε, υπάρχει επίσης ένας τρόπος να ληφθεί υπόψη το μέγεθος της μηχανής σύμφωνα με τις φιλοδοξίες σας, οι οποίες πρέπει να μετρηθούν σε μια κλίμακα περίπου δέκα ετών, εφόσον μπορούμε να αξιολογήσουμε τι μπορεί να συμβεί σε δέκα χρόνια. Η άσκηση είναι σίγουρα δύσκολη, αλλά περισσότερο από ποτέ, δεδομένων των πιθανών μετασχηματισμών των φαρμακείων λόγω των ψηφιακών τεχνολογιών, τα ρομπότ θα χρειαστεί να διανέμουν συνεχώς αυξανόμενους όγκους προϊόντων, συνταγογραφούμενων, OTC και παραφαρμάκων. Η ψηφιοποίηση του φαρμακείου θα είναι πιο εύκολη αν ακολουθήσει το ρομπότ. Τα μηχανήματα αυτά δεν είναι πάντα υπερμεγέθη αλλά κοστίζουν περισσότερο. Ένας υπολογισμός πρέπει όμως να γίνει σε δεκαετή κλίμακα και τότε μόνο η επένδυση θα είναι κερδοφόρα ή μη. Επίσης είναι συνετό να έχουμε μία έξοδο για δύο θέσεις εργασίας στον πάγκο εξυπηρέτησης.
5. Πού να εγκαταστήσετε το μηχάνημα;
Το ερώτημα αυτό είναι πολύ σημαντικό επίσης. Φυσικά, η εγκατάσταση υπαγορεύεται πάνω από όλα από αρχιτεκτονικούς περιορισμούς. Όλοι συμβουλεύουν την απλότητα, αποφεύγοντας για παράδειγμα να τοποθετείτε το μηχάνημα μακριά από τους πάγκους, ένα σενάριο που είναι πάντα δύσκολο, μερικές φορές πολύπλοκο και σε κάθε περίπτωση δαπανηρό. Είναι καλύτερα να τοποθετήσετε το μηχάνημα στο ίδιο επίπεδο με τους πάγκους εξυπηρέτησης και να αποφύγετε για παράδειγμα τα πατάρια ή τα υπόγεια. Αλλά μερικές φορές, οι φαρμακοποιοί δεν έχουν άλλη επιλογή. Σε κάθε περίπτωση, επιμείνετε σε μια λογική απλότητας. Εάν η εγκατάσταση πρόκειται να γίνει στον επάνω όροφο, είναι απαραίτητο να ελεγχθεί εάν δεν θα χρειαστεί πρόσθετο δομικό κόστος για την ενίσχυση του δαπέδου. Η τοποθέτηση πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τη ροή ανθρώπων και αγαθών, διασφαλίζοντας ότι όλα ρέουν ομαλά από την πύλη παράδοσης. Είναι κρίμα να εξουδετερώνονται τα κέρδη παραγωγικότητας που δημιουργούνται από την αυτοματοποίηση, εάν, από την άλλη πλευρά, εμφανίζονται νέοι περιορισμοί για την ομάδα του φαρμακείου λόγω κακής εκτίμησης των ροών που δημιουργούνται από την εγκατάσταση του μηχανήματος.
6. Πώς να αποφύγετε ενοχλήσεις που σχετίζονται με την εγκατάσταση του μηχανήματος;
Ο θόρυβος που προκαλεί, όχι τόσο για την ομάδα του φαρμακείου ή τους πελάτες αλλά για τους κατοίκους ενός κτιρίου όταν το φαρμακείο καταλαμβάνει το ισόγειο, είναι ένα θέμα. Ο θόρυβος διαδίδεται με δονήσεις ή εφέ συντονισμού, δεν είναι φυσικά δυνατός, αλλά είναι ένας νέος και συνεχής θόρυβος. Ειδικά όταν τα μηχανήματα λειτουργούν τη νύχτα. Εξ ου και η ανάγκη μερικές φορές να εξοπλίζεστε με ένα κιτ μείωσης θορύβου, το οποίο συμβάλλει στη μείωση των ηχητικών εφέ αυτών των μηχανών. Είναι μια λεπτομέρεια, αναμφίβολα, αλλά ο προγραμματισμός της από πριν, αποφεύγει τις δυσάρεστες εκπλήξεις την τελευταία στιγμή. Όπως και για παράδειγμα, η διασφάλιση ότι το μηχάνημα να έχει ξεχωριστή συνδρομή στο Διαδίκτυο για να έχει επαρκές εύρος ζώνης ή ο έλεγχος ότι η ηλεκτρική εγκατάσταση υποστηρίζει τριφασικό ρεύμα όταν το μηχάνημα λειτουργεί σε αυτήν τη λειτουργία, κάτι που δεν ισχύει για όλα τα ρομπότ και τα αυτόματα.
Από την Πόπη Χαραμή, Φαρμακοποιό, Αρχισυντάκτρια Pharmacy Management ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Διαβάστε το περιοδικό Ιουνίου Π’66 ΕΔΩ !!
