Ως ένα εργαλείο διαχείρισης αλλά και ανάπτυξης του προσωπικού σας, η συνάντηση αξιολόγησης αποτελεί ένα σημαντικό στάδιο στην επαγγελματική ζωή, τόσο του εργαζομένου όσο και του κάθε Φαρμακοποιού manager που έχει την ευθύνη της επιχείρησης. Είναι μια ευκαιρία να συζητήσετε μαζί με τον εργαζόμενο για την επίδοσή του, την ποιότητα εργασίας του, την καριέρα του συνολικά και να κοιτάξετε μπροστά στο μέλλον.
Η άσκηση αυτή είναι μια ευκαιρία να γίνει ένας απολογισμός των δεξιοτήτων που ανέπτυξε ο εργαζόμενος κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους και να προσβλέψει το επόμενο έτος.
Ποιος είναι ο σκοπός μιας συνάντησης αξιολόγησης;
Κατά την συνάντηση αυτή, που μπορεί να υλοποιηθεί από την/τον Φαρμακοποιό, ή τον υπεύθυνο του Φαρμακείου, ή ένα σύμβουλο Ανθρώπινου Δυναμικού, θα δείξουμε στους εργαζόμενους του Φαρμακείου ότι ενδιαφερόμαστε για τους ίδιους και την εργασία τους. Έτσι θα προκύψει μια διεξοδική, αναλυτική και γόνιμη συζήτηση μεταξύ των συμμετεχόντων. Στη συζήτηση αυτή πρέπει να αναλύονται τα προβλήματα και οι διαφωνίες που μπορεί να έχουν παρουσιαστεί, να ενημερώνεται ο εργαζόμενος για το πόσο καλά τα έχει καταφέρει μέχρι τώρα, καθώς επίσης και για το αν τελικά πέτυχε τους στόχους που του είχαν τεθεί. Μετά, ακούγεται φυσικά και η άποψη και τα σχόλια του εργαζόμενου, αναφορικά με την προγενέστερη συζήτηση και την αξιολόγησή του.
Η συνάντηση αυτή, είναι επίσης μια ευκαιρία να τεθούν οι προσδοκίες κάθε μέρους (εκπαίδευση, στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν, νέα αποστολή που πρέπει να δημιουργηθεί, κάποια τυχόν οργανωτική αλλαγή που θα συμβεί). Πρέπει πάντα να διεξάγεται σε πνεύμα αντικειμενικότητας και εμπιστοσύνης, έτσι ώστε να αποτελέσει στοιχείο συνοχής και όχι διχασμού μεταξύ των συμμετεχόντων.
Η προετοιμασία της συνάντησης
Όπως κάθε σημαντική συνάντηση, έτσι και η συνάντηση αξιολόγησης, πρέπει να προετοιμάζεται εκ των προτέρων από τον υπεύθυνο. Ο υπεύθυνος της αξιολόγησης, συντάσσει έναν κατάλογο συγκεκριμένων σημείων που θα συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης (δεξιότητες που αξιοποιήθηκαν, στόχοι που επιτεύχθηκαν, συμπεριφορά εντός της ομάδας κ.λπ.). Πρέπει ακόμη να αναρωτηθεί και να καταγράψει και τις ανάγκες του φαρμακείου π.χ. «Τι θέλω από τον υπάλληλο μου;», «Πώς μπορώ να τον βοηθήσω να επιτύχει τους στόχους που έχω θέσει;» και να διατυπώσει τις ερωτήσεις που θέλει να θέσει κατόπιν στον υπάλληλο του: «Πώς είναι η εργασιακή σχέση με τους συναδέλφους σας;», «Εκτιμάτε τα καθήκοντα που σας έχουν ανατεθεί;» , «Πώς κρίνετε την απόδοσή σας μέχρι τώρα;».
Η διεξαγωγή μιας συνάντησης
Μία αξιολόγηση πρέπει να είναι ατομική, διαρκεί κατά κανόνα από μία έως μιάμιση ώρα και πρέπει να διεξάγεται σε ένα ήσυχο μέρος, μακριά από κάθε ενόχληση. Ως προοίμιο της, ο υπεύθυνος της αξιολόγησης, μπορεί να υπενθυμίσει εν συντομία στον εργαζόμενο τον σκοπό της συνάντησής τους π.χ. «Είμαι εδώ για να κάνουμε έναν απολογισμό του περασμένου έτους και να καθορίσουμε μαζί τι πρέπει να γίνει στο μέλλον».
Ο φαρμακοποιός-manager, από την πλευρά του, μιλάει για τα συναισθήματα και τα σχόλιά του σχετικά με την εργασία του συναδέλφου του και του λέει τι περιμένει από αυτόν και ποιες εξελίξεις οραματίζεται. Ο στόχος εδώ δεν είναι να καταρτιστεί ένας κατάλογος με το τι λειτουργεί καλά ή άσχημα, αλλά μάλλον να καθοριστεί τι μπορεί να βελτιωθεί στο μέλλον για την εξέλιξη της επαγγελματικής πρακτικής. Αν και το λόγο έχουν και οι δύο πλευρές, εναπόκειται στον υπεύθυνο manager να ηγηθεί της συνέντευξης, καταβάλλοντας κάθε δυνατή προσπάθεια να παραμείνει καλός ακροατής, λαμβάνοντας αντικειμενικά υπόψη τις σκέψεις του άλλου.
Πρέπει να διευκολύνει τον εργαζόμενο ώστε να μπορεί να εκφραστεί με ειλικρίνεια. Εάν ο εργαζόμενος δίνει μόνο λακωνικές απαντήσεις, ο manager θα πρέπει να συνεχίσει με περαιτέρω ερωτήσεις, ζητώντας από τον εργαζόμενο να μπει σε περισσότερες λεπτομέρειες και να αναλύσει. Η συνέντευξη δεν είναι ανάκριση, είναι μια ευκαιρία να προβληματιστούν μαζί με σκοπό τη βελτίωση της επαγγελματικής πρακτικής και της εργασιακής σχέσης.
Είναι σημαντικό για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, να μπορούν να εκφραστούν χωρίς να προσβάλλεται κανείς. Μόνο έτσι μπορούν να αμβλυνθούν οι όποιες διαφορές και να οικοδομηθεί το μέλλον για όλους τους εμπλεκόμενους.
Έκφραση αρνητικών σχολίων
Καθώς το νόημα της συνέντευξης είναι να μπορείτε να εκφραστείτε ειλικρινά για την καθημερινή εργασιακή σας εμπειρία, κατά τη διάρκεια της ανταλλαγής απόψεων μπορεί να αναφερθούν αρνητικά στοιχεία. Δυσκολίες, τρικλοποδιές, αποτυχίες, απογοήτευση και προβλήματα σχέσεων, μπορεί να αναδειχθούν στα σχόλια τόσο του εργαζομένου όσο και του manager. Ορισμένες φράσεις μπορούν να βοηθήσουν στην έκφραση των αρνητικών αντιλήψεων, διατηρώντας ένα θετικό κλίμα: «Έχω την εντύπωση ότι αυτή η εργασία είναι δύσκολη για εσάς, πώς τα καταφέρνετε», «Περίμενα να έχετε φτάσει σε αυτό το επίπεδο, αλλά βλέπω ότι δεν είναι εύκολο»… Από την πλευρά του εργαζομένου, μπορεί να λεχθεί: «Δυσκολεύομαι με αυτή την εργασία», «Δεν βρίσκω χρόνο να…», «Δεν μπορώ να το κάνω…»… Πρέπει να είστε σε θέση να μιλήσετε με ειλικρίνεια για τις δυσκολίες και να δεχτείτε την κριτική με ψυχραιμία, αν θέλετε να προχωρήσετε μαζί. Η συνέντευξη είναι μια σημαντική στιγμή για την οικοδόμηση του μέλλοντος.
Τι συμβαίνει μετά το τέλος μιας συνάντησης
Όλα τα σημαντικά σημεία που τέθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης καταγράφονται σε μια έκθεση (συχνά ονομάζεται Profile Report) που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως οδικός χάρτης για το επόμενο διάστημα. Είναι σωστό, να συμφωνηθεί το περιεχόμενο του εγγράφου / report (στόχοι, σχόλια, προτάσεις), ώστε οι εργαζόμενοι να είναι σε πλήρη συμφωνία με τον εργοδότη τους.
Σε ένα Profile Report, περιέχονται συνήθως τα παρακάτω στοιχεία :
- Η ημερομηνία της συνάντησης των 2 μερών
- Το ονοματεπώνυμο του αξιολογούμενου και το ονοματεπώνυμο του αξιολογητή
- Τα δυνατά σημεία του αξιολογούμενου
- Τα αδύνατα σημεία του αξιολογούμενου
- Οι φιλοδοξίες του για το μέλλον του εργαζόμενου
- Τα σχόλια – συμπεράσματα του αξιολογητή, που προέκυψαν
- Οι στόχοι για το μέλλον
Σημαντικά σημεία προσοχής για όλους τους εμπλεκόμενους
- Να υπάρχει εμπιστοσύνη και μία θετική στάση απέναντι στην επιχείρηση / Φαρμακείο και στην όλη διαδικασία.
- Να υπάρχει σεβασμός στις προσωπικότητες και τις ιδιαιτερότητες όλων.
- Να μπορούν όλοι να κατανοήσουν τη «μεγάλη εικόνα» και την πραγματική αξία μίας τέτοιας συνάντησης και να προσπαθήσουν να αποκομίσουν το μεγαλύτερο δυνατό όφελος από αυτή.
- Να υπάρχει συνολικά θέληση για να γίνουν «τα πράγματα» καλύτερα.
Από τον ΝΙΚΟΛΑΟ ΤΡΑΝΤΟ, Ψυχολόγο M.Sc, Σύμβουλο Επιχειρήσεων
