Με τον πληθωρισμό, την αύξηση των μισθών και πάγιων εξόδων, η λειτουργία των «αγορών» έχει λάβει μια νέα διάσταση στα φαρμακεία τα τελευταία χρόνια. Βελτιστοποιώντας τη διαχείρισή τους, ο φαρμακοποιός μπορεί να ελπίζει ότι θα δώσει μια ανάσα στις ταμειακές ροές του. Δείτε πώς…
Η διαδικασία των αγορών αποτελεί ουσιαστική λειτουργία της εμπορικής διαχείρισης που καθορίζει εν μέρει την καλή λειτουργία ενός φαρμακείου. Αν και είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να πουλάτε καλά, πρέπει επίσης να μπορείτε να αγοράζετε καλά, για να έχετε ανταγωνιστικές τιμές. Μια διαδικασία βελτιστοποίησης αγορών ξεκινά πάντα με έναν έλεγχο κερδοφορίας που πρέπει να στοχεύει στην ενίσχυση της διαπραγματευτικής ισχύος με τις εταιρείες.
Ο έλεγχος αυτός θα καταστήσει δυνατή τη γνώση του μέσου κόστους έκθεσης στο ράφι, ανά κατηγορία προϊόντων. Η κερδοφορία ανά γραμμικό μέτρο είναι η βασική παράμετρος που πρέπει να γνωρίζετε για να καθορίσετε τη στρατηγική των αγορών σας! Μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο υπεύθυνος αγορών πρέπει να προετοιμάσει και να οργανώσει τις συναντήσεις με τις εταιρείες. Πρέπει να ξεκινήσετε με την καταμέτρηση των φυσικών αποθεμάτων στον χώρο πωλήσεων και πίσω στην αποθήκη, μέσα από το λογισμικό σας, καθώς και να αποτιμήσετε τα ληγμένα είδη.
Στη συνέχεια, πρέπει να εξετάσετε το ιστορικό πωλήσεων σε διάστημα δεκατριών μηνών για κάθε εταιρεία ή μάρκα, καθώς και το απόθεμα, προκειμένου να εντοπίσετε πιθανά πλεονάσματα ή ελλείψεις. Θα έχετε έτσι πλήρη γνώση της συνεργασίας με την κάθε εταιρεία, όσον αφορά τις πωλήσεις, τα αποθέματα, τα ληγμένα είδη και τα πλεονάζοντα αποθέματα. Όλα θα συνοψιστούν σε ένα φύλλο, με τα θέματα που θα συζητηθούν στις επόμενες συναντήσεις με τους εμπορικούς αντιπροσώπους.
Το ιδανικό ραντεβού με τον εμπορικό αντιπρόσωπο
Την ημέρα του ραντεβού, είναι ο αγοραστής που έχει το πάνω χέρι. Πρέπει να καταστήσει σαφές στον πωλητή ότι θα ηγηθεί της διαπραγμάτευσης και ότι η συνέντευξη θα διαρκέσει γύρω στα 30 λεπτά. Η συνάντηση πρέπει να γίνει σε έναν εμπιστευτικό χώρο και όχι στον πάγκο εξυπηρέτησης μεταξύ δύο ασθενών. Σε μια εποχή που οι περισσότερες εταιρείες αυξάνουν τις τιμές τους, ο στόχος της διαπραγμάτευσης πρέπει να είναι ξεκάθαρος.
Πρέπει να προσπαθήσετε, εάν είναι δυνατόν, να αυξήσετε ή να διατηρήσετε το ποσοστό περιθωρίου κέρδους, λαμβάνοντας πρόσθετες εκπτώσεις, φροντίζοντας να μην αυξήσετε τις τιμές πώλησης για τους πελάτες σας και χωρίς να αυξήσετε τα αποθέματα. Προσέξτε επίσης να μην δεχτείτε, για παράδειγμα, μια επι πλέον έκπτωση 2% για να αγοράσετε ένα προϊόν που δεν χρειάζεται το φαρμακείο.
Η διαπραγμάτευση πρέπει να περιλαμβάνει και την επιστροφή στην εταιρεία των μη κινήσιμων κωδικών, με αντάλλαγμα νέες παραγγελίες. Δεν θα πρέπει να διστάσετε, επίσης, να ζητήσετε μια πρόσθετη έκπτωση τέλους του έτους, όταν το φαρμακείο επιτύχει τον καθορισμένο στόχο πωλήσεων. Η συνέντευξη πρέπει να τελειώσει με τη διαπραγμάτευση για ενέργειες sell out και την προβολή της μάρκας στο σημείο πώλησης και από τα δυο μέρη (προβολές, events, merchandising, κουπόνια άμεσης μείωσης τιμών, επιβράβευση της ομάδας του φαρμακείου κ.λπ.).
Περαιτέρω αυξήσεις τιμών και το 2024
Με τον πληθωρισμό, οι διαπραγματεύσεις είναι πιο δύσκολες εδώ και δύο χρόνια και το 2024 δεν αποτελεί εξαίρεση στον κανόνα. Οι εταιρείες έχουν νέες αυξήσεις τιμών μεταξύ 4 και 6%. Σε αυτό το πλαίσιο, είναι σκόπιμο να μπορέσουν τα φαρμακεία να συνεχίσουν να ακολουθούν μια ελκυστική τιμολογιακή πολιτική προς τους πελάτες τους, διατηρώντας παράλληλα τα θεμιτά περιθώρια κέρδους.
Η συμφωνία περιλαμβάνει επίσης μια έξυπνη ισορροπία μεταξύ των εκπτώσεων και κατ’ επέκταση του περιθωρίου κέρδους και μια αύξηση της έκθεσης των προϊόντων της εταιρείας στον χώρο του φαρμακοπωλείου.
Η σωστή λειτουργία του αγοραστή, αυξάνει την κερδοφορία
Για να βελτιστοποιήσετε την πολιτική αγορών σας, είναι απαραίτητο να υιοθετήσετε σωστή εσωτερική οργάνωση. Όλα εξαρτώνται από το μέγεθος του φαρμακείου και τη στρατηγική του. Σε ένα μικρό φαρμακείο, ένα άτομο μπορεί να διαχειριστεί τις αγορές: Συνήθως ο ιδιοκτήτης φαρμακοποιός. Σε φαρμακεία με τζίρο άνω των 2 εκατ. ευρώ, συχνά συμφέρει να υπάρχει επαγγελματίας υπεύθυνος αγορών, πλήρους απασχόλησης.
Αυτός θα φροντίζει για την εφαρμογή όλων των συμφωνιών βάσης, για τις οποίες καλείται να διαπραγματευτεί πρόσθετα πλεονεκτήματα, τις περισσότερες φορές με επί πληρωμή έκθεση στο πάνω μέρος μιας γόνδολας, αυτοκόλλητα ή καρτολίνες στη βιτρίνα ή προβολή της εταιρείας στα ψηφιακά μέσα του φαρμακείου. Αυτός θα διαχειρίζεται τις προμήθειες και την ανάπτυξη του εμπορικού πλάνου μάρκετινγκ.
Ο ρόλος του θα είναι πολύτιμος διότι χάρη σε αυτόν, ο ιδιοκτήτης φαρμακοποιός θα μπορεί να επικεντρωθεί στη βασική του δραστηριότητα, που δεν είναι ούτε η αγορά ούτε η πώληση, αλλά η παροχή συμβουλών, η φροντίδα των ασθενών και η ανάπτυξη νέων υπηρεσιών υγείας. Με τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων, αποτρέπονται και οι ελλείψεις αλλά και το λανθάνον απόθεμα, επιτρέποντας την ανάπτυξη του τζίρου, χάρη σε μια καλύτερη εμπειρία πελάτη-ασθενή…
Πληροφορίες «κλειδιά»
1. Οι αγορές είναι από τις βασικές λειτουργίες σε ένα φαρμακείο, επειδή πρέπει να αγοράζετε καλά για να προσφέρετε ανταγωνιστικές τιμές στους πελάτες.
2. Αυξήστε ή διατηρήστε το ποσοστό του περιθωρίου σας μέσω πρόσθετων εκπτώσεων, χωρίς να αυξήσετε τις τιμές πώλησης και χωρίς να αυξήσετε τα αποθέματα… Αυτό είναι το τρίπτυχο μιας επιτυχημένης διαπραγμάτευσης.
3. Σε φαρμακεία με τζίρο άνω των 2 εκατ. ευρώ, συμφέρει να υπάρχει ένας υπεύθυνος αγορών πλήρους απασχόλησης
Η άμεση αγορά χάνει το ενδιαφέρον της
Σε μια στρατηγική αγορών, η επιλογή του προτιμώμενου καναλιού (φαρμακαποθήκη ή άμεσες αγορές) αποτελεί κρίσιμο στοιχείο. Πολλοί πλέον συνεταιρισμοί και φαρμακαποθήκες σας προτείνουν μια πλατφόρμα αγορών και με συμφέροντες όρους, που διαπραγματεύονται με τις μεγαλύτερες εταιρείες. Ωστόσο, ορισμένοι φαρμακοποιοί προτιμούν να κάνουν άμεσες αγορές από τις εταιρείες που συνεργάζονται στενά, προκειμένου να έχουν μεγαλύτερες εκπτώσεις.
Αλλά, κάνοντας αυτό, δεσμεύουν μετρητά, αποθηκεύοντας κωδικούς που κινούνται ελάχιστα, έως καθόλου. Ως εκ τούτου, είναι συχνά προτιμότερο να υπάρχουν λιγότερες εκπτώσεις σε ένα προϊόν, έστω και στο leader, ώστε να μην εξαρτάται το φαρμακείο από τους όρους που επιβάλλουν οι εταιρείες.
Οι εννέα θανάσιμες αμαρτίες του αγοραστή
ΤΙ ΔΕΝ πρέπει να κάνετε
– Να μην προετοιμάζετε το ραντεβού με τον πωλητή.
– Να μην παρακολουθείτε τους αριθμούς ανά κατηγορία και ανά μάρκα.
– Να μην αγοράζετε με κριτήριο την έκπτωση αλλά την καθαρή τιμή.
– Να μην αγοράζετε από συμπάθεια προς τον πωλητή.
– Να μην εμπλέκετε τον εκπρόσωπο πωλήσεων στο sell out.
– Να τοποθετείτε ένα νέο προϊόν χωρίς εκπαίδευση της ομάδας σας.
– Να μην εργάζεστε πάνω στην τιμολογιακή πολιτική σας, παράλληλα με τη στρατηγική αγορών.
– Να μην παρακολουθείτε τις νέες τάσεις στην αγορά και τις προσδοκίες των πελατών.
Ανάθεση των αγορών, η λύση για το μέλλον
Ένας εξωτερικός συνεργάτης (οικονομικός σύμβουλος) μπορεί να προσφέρει στους ιδιοκτήτες φαρμακείου που επιθυμούν να επικεντρωθούν στη βασική τους επιστημονική δραστηριότητα, μια λύση outsourcing υπηρεσίας αγορών που στοχεύει, πιο συγκεκριμένα, σε φαρμακεία που έχουν τουλάχιστον 15 ή 20% τζίρο σε OTC και σε παραφάρμακα.
Μπορεί να αναλάβει το σύνολο ή μέρος της διαδικασίας των αγορών: Τον έλεγχο κερδοφορίας, τη διαχείριση συναντήσεων με εμπορικούς αντιπροσώπους, τη διαπραγμάτευση των ετήσιων αγορών σε συμμόρφωση με τις ομαδικές συμφωνίες, την οργάνωση εμπορικού σχεδιασμού και τις προσφορές. Μπορεί να φροντίζει επίσης την παρακολούθηση των ληγμένων και αδρανών αποθεμάτων, τον εντοπισμό των αναγκών προμηθειών και την υποβολή παραγγελιών.
Τέλος, μπορεί ακόμη και να ελέγχει τις εκπτώσεις τιμολογίων κατά την παραλαβή των παραγγελιών και να διαχειρίζεται προβλήματα παράδοσης, ελλείψεις ή παραγγελίες… Η ανάθεση αγορών σε έναν εξωτερικό συνεργάτη είναι μια λύση για το μέλλον.
Σε μια εποχή που οι φαρμακοποιοί πρέπει να επικεντρωθούν ολοένα και περισσότερο στις βασικές τους επιστημονικές δραστηριότητες, μπορείτε να τον έχετε μία ή δύο ημέρες την εβδομάδα για μερικές ώρες, με καλά καθορισμένες προδιαγραφές για τις παραπάνω εργασίες. Φυσικά θα σας κοστίσει λιγότερο από έναν εργαζόμενο πλήρους απασχόλησης και επιπλέον θα σας βοηθήσει να αυξήσετε το ποσοστό του περιθωρίου κέρδους σας!
Ιωάννης Κοντάκος, Οικονομικός Σύμβουλος Φαρμακείων
