Το επάγγελμα αντιμετωπίζει σεισμικές αλλαγές, καθώς τα σύγχρονα φαρμακευτικά μοντέλα απαιτούν αυξανόμενη σχέση ποιότητας-τιμής. Η μεγαλύτερη εστίαση στις κλινικές υπηρεσίες, την ψηφιακή εμπλοκή, τις νέες συμβατικές ρυθμίσεις και τη διεπιστημονική εργασία τελικά σημαίνει «αλλαγή». Αλλά πώς εφαρμόζεται με επιτυχία η αλλαγή;
Οι αποτυχημένες πρωτοβουλίες εμφανίζουν ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά:
• Έλλειψη πειστικού λόγου – οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν γιατί η αλλαγή είναι απαραίτητη. Το να τους λέτε απλώς τι θα συμβεί δεν προωθεί τη συμμετοχή
• Το να ξεχνάτε ότι η αλλαγή επηρεάζει τους ανθρώπους – η συμμετοχή της ομάδας σας νωρίς στη διαδικασία αλλαγής θα μειώσει τον παράγοντα φόβου και θα αντιμετωπίσει προληπτικά την αντίσταση. Οι άνθρωποι είναι αυτοί που τελικά φέρνουν την αλλαγή
• Έλλειψη αποτελεσματικής ηγεσίας – ο κακός σχεδιασμός σε συνδυασμό με την αναποτελεσματική μετάβαση σίγουρα γεννά αποτυχία. Η αλλαγή είναι συνεχής. Ένας κακός ηγέτης αλλαγής αγνοεί την εσωτερική πολιτική και τις προσωπικές ατζέντες
• Κόπωση από την αλλαγή – οι εργαζόμενοι την έχουν ξαναδεί και την έχουν ακούσει! Προηγούμενες πρωτοβουλίες έχουν αποτύχει. Η έναρξη και η διακοπή πρωτοβουλιών μπορεί να προκαλέσει κόπωση από την αλλαγή
• Όχι ξεκάθαρη μεθοδολογία – η χρήση πολλαπλών μοντέλων αλλαγής, οι τελευταίες τάσεις σε συνδυασμό με περίπλοκη ορολογία διαχείρισης είναι μια συνταγή για καταστροφή
• Αγνόηση των μικρών νικών – η αναγνώριση και ο εορτασμός των γρήγορων νικών κατά μήκος της διαδρομής ενισχύει το κίνητρο και τη συμμετοχή των εργαζομένων.
Γνωρίζουμε ότι η αλλαγή είναι συνεχής. Τι εννοούμε όμως με τον όρο αλλαγή; Πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε ότι υπάρχει διαφορά μεταξύ της προσαρμογής στην αλλαγή και της μετάβασης σε αυτήν.
Η αλλαγή ορίζεται ως καταστάσεις και περιστατικά που επηρεάζουν οργανισμούς και άτομα. Η αλλαγή δημιουργεί την ανάγκη να μεταβούμε από τον τρόπο που ήταν τα πράγματα στο πώς είναι τώρα. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει νέους τρόπους εργασίας και αλλαγές στην εξωτερική πολιτική.
Η μετάβαση είναι η εσωτερική ψυχολογική διαδικασία προσαρμογής σε μια νέα κατάσταση. Η μετάβαση μπορεί να συμβεί γρήγορα ή αργά. Είναι η διαδικασία επιτυχούς μετάβασης από το παλιό στο νέο. Η μετάβαση είναι αυτό που συμβαίνει στους ανθρώπους καθώς περνούν από την αλλαγή.
Ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο αλλαγής συχνά αποτυγχάνει, επειδή η ηγεσία δεν έλαβε υπόψη τις μεταβατικές απαιτήσεις. Η βιβλιογραφία για την αλλαγή καταδεικνύει σαφώς ότι μια προσέγγιση που ελέγχεται από την κορυφή προς τα κάτω είναι ξεπερασμένη. Το στοιχείο των ανθρώπων είναι αυτό που εφαρμόζει την επιτυχημένη αλλαγή.
Για να επιβιώσετε από την αλλαγή στο επάγγελμά σας, τον κλάδο και τον οργανισμό σας, πρέπει πρώτα: «Να καθοδηγήσετε τον εαυτό σας στη διαδικασία της μετάβασης. Αυτό περιλαμβάνει την εύρεση τρόπων για να νιώσετε πιο γειωμένοι, την κατανόηση του αντίκτυπου που έχει η αλλαγή σε εσάς και την κατανόηση του αντίκτυπου της συμπεριφοράς σας στους άλλους».
Ο πιο συχνά αναφερόμενος παράγοντας επιτυχίας σε οποιοδήποτε πρόγραμμα αλλαγής είναι η ικανότητα του ηγέτη να προσαρμόζεται
Ο ηγέτης:
• Κατανοεί την απαίτηση προσαρμογής στις εξωτερικές πιέσεις της αγοράς και του περιβάλλοντος
• Εκτιμά την ανάγκη αλλαγής του στυλ διοίκησης στις μεταβαλλόμενες καταστάσεις – αυτό που λειτούργησε χθες μπορεί να μην διατηρηθεί σήμερα
• Κατανοεί τη διαφορά μεταξύ διαχείρισης αλλαγών και ηγεσίας – η διαχείριση αλλαγών είναι μια προσέγγιση από έξω προς τα μέσα, εστιάζοντας σε λειτουργικές και διαρθρωτικές αλλαγές. Η ηγεσία αλλαγής είναι προσανατολισμένη στον άνθρωπο· είναι από μέσα προς τα έξω
• Θεωρεί την αλλαγή ως θετική, παραμένοντας βασισμένη στον ρεαλισμό
• Αναγνωρίζει την απαίτηση αναθεώρησης και επανεξέτασης των σχεδίων αλλαγής όταν είναι απαραίτητο
• Διερευνά και λαμβάνει υπόψη τις δικές του ανησυχίες και τις ανησυχίες των άλλων κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε αλλαγής.
Προσδιορίστε μια σημαντική αλλαγή (προσωπική ή επαγγελματική) που βιώσατε. Καθώς επιστρέφετε σε εκείνη την εποχή, σκεφτείτε πώς αντιδράσατε στην αλλαγή.
Εργαστείτε στις ακόλουθες ερωτήσεις
Έχετε:
• Αποδεχτεί την αλλαγή θετικά;
• Την δείτε ως ευκαιρία;
• Υιοθετήσει σχέδια όπως απαιτείται;
• Κατακτήσει γρήγορα νέες τεχνολογίες ή/και διαδικασίες;
• Λάβει υπόψη τις ανησυχίες των άλλων;
• Παραδέχεστε προσωπικά λάθη; Μάθατε από αυτά;
• Ηγείστε της αλλαγής δίνοντας το παράδειγμα;
• Ζητάτε διορθωτικά σχόλια;
Σκεφτείτε τις απαντήσεις σας.
- Θα μπορούσατε να είχατε αντιδράσει διαφορετικά;
- Πώς μπορείτε να γίνετε πιο ευέλικτοι;
Οι επιτυχημένοι ηγέτες αλλαγής επιδεικνύουν τρεις τύπους ευελιξίας:
• Γνωστικός – ικανότητα εφαρμογής διαφορετικών στρατηγικών σκέψης. Έχουν ένα σχέδιο Α, αλλά μπορούν να οραματιστούν εφεδρικά σχέδια σε περίπτωση που προκύψουν απρόβλεπτες καταστάσεις. Μαθαίνουν εύκολα από την εμπειρία και καταλαβαίνουν πότε οι παλιές προσεγγίσεις δεν λειτουργούν πλέον.
• Συναισθηματικός – ικανότητα τροποποίησης της προσέγγισής τους για τη διαχείριση των δικών τους συναισθημάτων και των συναισθημάτων των άλλων. Αυτός ο ηγέτης μπορεί εύκολα να μεταβεί μέσα από την αλλαγή και να διαχειριστεί την αντίσταση και τα παράπονα. Κατανοεί τη σημασία της αναγνώρισης της απώλειας των εργαζομένων, η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει τους παλιούς τρόπους δράσης, τις αλλαγές θέσης και ρόλων. Όταν παρουσιάζουν ανεπάρκεια σε αυτό το χαρακτηριστικό, αγνοούν τις ανησυχίες και τις απόψεις των άλλων και απλώς διακόπτουν τη συζήτηση.
• Προδιαθετικός – ικανότητα να παραμένουν αισιόδοξοι, αλλά να παραμένουν βασισμένοι στην ανοιχτότητα και τον ρεαλισμό. Αποφεύγουν να είναι εξαιρετικά θετικοί και εξαιρετικά απαισιόδοξοι. Αυτός ο τύπος ηγέτη κατανοεί και αναγνωρίζει ότι θα υπάρξουν κακές στιγμές, αλλά παραμένει επικεντρωμένος σε ένα πιο θετικό μέλλον. Διαχειρίζεται καλά την ασάφεια.3
Υπάρχει μια τεράστια βάση γνώσεων πληροφοριών σχετικά με τις προσεγγίσεις αλλαγής. Μερικά από τα βασικά μοντέλα περιλαμβάνουν την Αλλαγή 8 Βημάτων του Kotter, τη Διαχείριση Αλλαγών του Lewin, τη θεωρία ώθησης, το ADKA, το Kubler-Ross και το 7S του McKinsey.
Ωστόσο, για να διαχειριστείτε με επιτυχία την αλλαγή, πρέπει πρώτα να θέσετε τρία βασικά ερωτήματα.
• Τι αλλάζει;
• Τι θα είναι στην πραγματικότητα διαφορετικό λόγω της αλλαγής;
• Ποιος θα χάσει τι;
Για να αναπτύξετε το σχέδιό σας, χρησιμοποιήστε αυτήν την απλή προσέγγιση των 10 ερωτήσεων:
1. Ποιες είναι οι κορυφαίες προτεραιότητές σας για την αλλαγή για τους επόμενους 12 έως 24 μήνες;
2. Ποιος θα ηγηθεί της πρωτοβουλίας αλλαγής; Έχουν το σωστό σύνολο δεξιοτήτων;
3. Πώς θα επιδείξετε μετρήσιμη πρόοδο;
4. Ποια είναι τα χρονοδιαγράμματα και τα ορόσημα που πρέπει να επιτευχθούν;
5. Ποιος είναι υπόλογος και υπεύθυνος για τις δραστηριότητες αλλαγής;
6. Ποιοι πόροι απαιτούνται (εκπαίδευση, οικονομικοί κ.λπ.);
7. Πώς θα κοινοποιηθεί εσωτερικά το σχέδιο αλλαγής;
8. Πώς θα συνεχίσετε να εμπλέκετε τους εργαζομένους;
9. Ποιες δραστηριότητες αλλαγών μπορούν να αποφέρουν γρήγορες νίκες;
10. Πώς θα επιδείξετε οπτικά την πρόοδο στους εργαζομένους (π.χ. απλοί πίνακες οραματισμού);
Ας εξασκηθούμε.
Σκεφτείτε μια μικρή αλλαγή που θα θέλατε να κάνετε στην πρακτική σας.
Χρησιμοποιώντας την απλή προσέγγιση των 10 ερωτήσεων, απαντήστε σε κάθε ερώτηση που σχετίζεται με την προσδιορισμένη αλλαγή.
1. Ποια είναι η μία μικρή αλλαγή;
2. Ποιος θα ηγηθεί της πρωτοβουλίας αλλαγής; Έχουν το σωστό σύνολο δεξιοτήτων;
3. Πώς θα επιδείξετε μετρήσιμη πρόοδο;
4. Ποια είναι τα χρονοδιαγράμματα και τα ορόσημα που πρέπει να επιτευχθούν;
5. Ποιος είναι υπόλογος και υπεύθυνος για τις δραστηριότητες αλλαγής;
6. Ποιοι πόροι απαιτούνται (εκπαίδευση, οικονομικοί κ.λπ.);
7. Πώς θα επικοινωνηθεί εσωτερικά το σχέδιο αλλαγής;
8. Πώς θα συνεχίσετε να εμπλέκετε τους υπαλλήλους;
9. Ποιες δραστηριότητες αλλαγών μπορούν να αποφέρουν γρήγορες νίκες;
10. Πώς θα επιδείξετε οπτικά την πρόοδο στους υπαλλήλους (π.χ. απλοί πίνακες οραματισμού);
Εφαρμόστε την αλλαγή και αξιολογήστε πόσο επιτυχημένη ήταν η ομάδα σας.
Οι 3 φάσεις της αλλαγής
Κάθε αλλαγή και μετάβαση ξεκινά με ένα τέλος, με την έννοια ότι κάτι πρέπει να σταματήσει για να ανοίξει ο δρόμος για μια νέα εικόνα. Μοντέλο Μετάβασης, το οποίο περιγράφει τρία στάδια προσαρμογής κατά τη διάρκεια της αλλαγής.4
1. Η φάση λήξης – σηματοδοτεί στους εργαζομένους ότι κάτι αλλάζει και ότι το παλιό μοντέλο τελικά θα σταματήσει. Όταν παρουσιάζεται αλλαγή, οι εργαζόμενοι εισέρχονται σε αυτή τη φάση και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε συναισθηματική αναταραχή και αντίσταση. Εάν δεν αντιμετωπιστεί σωστά, κάποιοι μπορούν να παραμείνουν σε αυτήν και να εμποδίσουν την πρόοδο.
2. Η ουδέτερη ζώνη – κάπου ανάμεσα στους παλιούς τρόπους δράσης και την έναρξη των νέων τρόπων. Έχει αποδειχθεί ότι όσοι επηρεάζονται περισσότερο από την αλλαγή είναι συχνά μπερδεμένοι και αβέβαιοι κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
3. Η φάση έναρξης – ενεργητική μετακίνηση και αποδοχή ενός νέου κόσμου. Οι εργαζόμενοι έχουν περισσότερη ενέργεια, είναι ανοιχτοί στη μάθηση και αφοσιωμένοι στους νέους τους ρόλους.
Κάθε φάση είναι γεμάτη προκλήσεις. Η αναγνώριση και η αντιμετώπιση τέτοιων ζητημάτων θα ενισχύσει την επιτυχία οποιασδήποτε πρωτοβουλίας αλλαγής.
