Οι καιροί έχουν αλλάξει, καθώς το χονδρεμπόριο έχει προσαρμοστεί σε πολύ μεγάλο βαθμό με τις απαιτήσεις των καιρών. Οι εκπτώσεις που προσφέρονται είναι πλέον μεγαλύτερες, αλλά και οι πιστώσεις σχετικά σταθερές, γεγονός που επηρεάζει όλο και λιγότερο τη συνεργασία με έναν μόνο χονδρέμπορο.
Δεδομένων αυτών, οι προσφερόμενες υπηρεσίες είναι αυτές που ξεχωρίζουν πλέον, ως διαφοροποιητικό στοιχείο.
Το περιθώριο διαπραγματεύσεων για την έκπτωση ή την πίστωση με έναν χονδρέμπορο, είναι μικρό. Σύμφωνα με μαρτυρίες φαρμακοποιών μόνο λίγοι επιλέγουν τον χονδρέμπορο για τις εμπορικές εκπτώσεις ή πιστώσεις που τους δίνει.
Φυσικά, το μέγεθος του φαρμακείου και η σημαντική αγοραστική ικανότητα, παραμένουν καθοριστικές παράμετροι για μεγαλύτερες παροχές. Όπως και να έχει, το διαπραγματευτικό ταλέντο του φαρμακοποιού και η καλή σχέση που χτίζει με τον χονδρέμπορό του, παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο.
Συνήθως, τα περισσότερα φαρμακεία έχουν ένα κύριο και έναν δευτερεύοντα προμηθευτή, ενώ πολλά μεγάλα φαρμακεία καλύπτουν τις ανάγκες τους από τρείς προμηθευτές… Γενικά όμως, η πιστότητα ανταμείβεται!
Διαφάνεια ή τίποτα!
Όσον αφορά την πίστωση, τα περιθώρια είναι επίσης στενά και συνήθως δεν μπορούν να υπερβαίνουν τις 60 ημέρες από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου, ή τις 45 ημέρες από το τέλος του μήνα παράδοσης.
Παρόλα αυτά, ο πωλητής μπορεί πάντα να συμφωνήσει με έναν καλό πελάτη, βοηθώντας τον κατά τη διάρκεια μιας δύσκολης οικονομικής περιόδου.
Αληθινό κριτήριο επιλογής, είναι ακόμη η διαφάνεια στις εμπορικές εκπτώσεις. Η προσφορά πρέπει να είναι σαφής όσον αφορά τις εκπτώσεις και τον κατάλογο τιμών, σε μη ελεγχόμενα στις τιμές προϊόντα.
Μεταξύ των ενδιάμεσων τιμολογίων και εκπτώσεων που διαφέρουν, ανάλογα με τον τύπο του προϊόντος, είναι δύσκολο να επαληθευτεί ότι τηρούνται τα διαφημιζόμενα πλεονεκτήματα εκπτώσεων.
Τα κριτήρια επιλογής
Σε κάθε περίπτωση, η επιλογή του χονδρέμπορου πρέπει να βασίζεται σε ποιοτικά κριτήρια: αξιοπιστία των προμηθειών, ελλειπτικά, εύρος κωδικών προϊόντων, συνέπεια παραδόσεων, ταχύτητα ενημέρωσης, ημερομηνίες επιστροφής, κ.λπ.
Σήμερα, η προμήθεια ελλειπτικών φαρμάκων αποτελεί το κύριο κριτήριο επιλογής χονδρεμπόρου, λόγω των συνθηκών που επικρατούν στην ελληνική φαρμακευτική αγορά τα τελευταία χρόνια.
Επίσης, η αξιοπιστία και η ακρίβεια των παραδόσεων παραμένουν ισχυρά κριτήρια επιλογής. Είναι δεδομένο ότι σχεδόν όλοι οι φαρμακοποιοί θέλουν να είναι σε θέση να εγγυηθούν στους πελάτες τους τη βέλτιστη διαθεσιμότητα των προϊόντων, στους χρόνους που τους υπόσχονται.
Η συχνότητα των παραδόσεων δεν έχει πλέον ιδιαίτερη σημασία, καθώς οι φαρμακοποιοί έχουν προσαρμοστεί σε δύο καθημερινές παραδόσεις από τον κύριο χονδρέμπορό τους.
Αυτό που είναι σημαντικό, είναι η επάρκεια σε ελλειπτικά ή σε σπάνια φάρμακα με χαμηλό τζίρο, καθώς και η ποικιλία σε παραφάρμακα. Η εγγύτητα του φαρμακείου με τον χονδρέμπορο επηρεάζει προφανώς την απόφαση του φαρμακοποιού για συνεργασία, καθώς είναι χρήσιμη σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
Μικρά πρόσθετα που αλλάζουν τα πάντα
Ας το παραδεχτούμε, η πραγματική προστιθέμενη αξία ενός χονδρέμπορου διαδραματίζεται επί του παρόντος στις υπηρεσίες. Ο φαρμακοποιός πρέπει να κρίνει την ανταπόκριση του χονδρέμπορου για να παρέχει μια ακριβή και γρήγορη απάντηση σε μια συγκεκριμένη και απρόβλεπτη ανάγκη.
Μια ανάγκη που μπορεί να αφορά την παράδοση ενός συγκεκριμένου προϊόντος ή την υποστήριξη του φαρμακοποιού στις αποφάσεις διαχείρισης αγορών.
Επίσης, η ποιότητα της τηλεφωνικής λήψης, η ανταπόκριση του διαχειριστή λογαριασμού, καθώς και η αδιάλειπτη λειτουργία της πλατφόρμας ηλεκτρονικών παραγγελιών, αποτελούν προτεραιότητα.
Αυτά είναι, ούτε λίγο ούτε πολύ, τα πρώτα κριτήρια επιλογής που αναφέρονται από τους φαρμακοποιούς, οι οποίοι συχνά νοιώθουν την ανάγκη να έχουν στενή σχέση και τακτικές συναντήσεις με τον εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών της φαρμακαποθήκης τους.
Η τηλεφωνική βοήθεια επίσης από αρμόδιο άτομο επικοινωνίας, καθώς και οι παραλαβές επιστροφών, είναι γεγονότα που προστίθενται στα κριτήρια.
Τελικά, η επιλογή μίας φαρμακαποθήκης εξαρτάται όλο και περισσότερο από τα «μικρά έξτρα» που μπορεί να προσφέρει: παράδοση της παραγγελίας στην αρχή του δρομολογίου, προσφορά εκπαίδευσης, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τιμολογίων, ανταγωνιστικές τιμές, δυνατότητα ηλεκτρονικής παραγγελίας…
Και θα μπορούσαμε να αναφέρουμε εδώ και υπηρεσίες που προσφέρονται στην Ευρώπη, όπως νομική βοήθεια, ακόμη και βοήθεια στη χρηματοδότηση ανοίγματος νέου φαρμακείου, με στόχο να διαφοροποιηθούν και να βοηθήσουν τα φαρμακεία να εξελιχθούν!
Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΩΝ ΕΚΠΤΩΣΕΩΝ
Πέρασαν οι εποχές που οι φαρμακοποιοί έπαιρναν από τις φαρμακαποθήκες τους μια ενιαία έκπτωση στη συνολική αξία των αγορών τους. Σήμερα, οι εκπτώσεις σταθμίζονται και είναι πολύπλοκος ο έλεγχός τους, ο οποίος εξαρτάται από τα εργαλεία και τον χρόνο που έχετε.
Τέσσερα βήματα για απλοποιημένο έλεγχο
Μια απλή και γρήγορη επαλήθευση των εκπτώσεων που χορηγούνται είναι δυνατή ακολουθώντας τέσσερα βήματα:
1ο Βήμα: Έλεγχος τιμολογίων για δύο διαδοχικούς μήνες (M και M + 1)
– Στο τιμολόγιο αγοράς για τον μήνα Μ, ξεκινάτε προσδιορίζοντας το καθαρό τιμολογημένο ποσό αγορών για τον μήνα Μ και την αξία της έκπτωσης για τον μήνα Μ – 1.
Αυτό σας επιτρέπει να υπολογίσετε το ακαθάριστο ποσό αγοράς για τον μήνα Μ ως εξής:
[Μικτό για τον μήνα Μ] = [Καθαρό τιμολόγιο για τον μήνα Μ] + [Έκπτωση για τον μήνα Μ – 1].
2ο Βήμα: Στη συνέχεια, μπορείτε να πάρετε το τιμολόγιο αγοράς του Μ + 1, όπου θα βρείτε τα ίδια στοιχεία, δηλαδή το καθαρό τιμολόγιο του Μ + 1 και την έκπτωση του Μ.
Σε αυτό το τιμολόγιο, εντοπίστε την αξία της έκπτωσης του Μ.
– Υπολογίστε το ποσοστό έκπτωσης
Υπολογίσετε το ποσοστό έκπτωσης που λαμβάνεται στις αγορές για τον μήνα Μ με την ακόλουθη λειτουργία: [% έκπτωση στις αγορές για τον μήνα Μ] = [Έκπτωση για τον μήνα Μ]/[Μικτό για τον μήνα Μ].
3ο Βήμα: Υπολογίστε την έκπτωση
Το επόμενο βήμα είναι ο υπολογισμός από κάθε τιμολόγιο της έκπτωσης και του ακαθάριστου ποσού για τον μήνα Μ, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ.
4ο Βήμα: Υπολογίστε σταθμισμένη έκπτωση
Στη συνέχεια, αρκεί να προσθέσετε τα ποσά αυτών των διαφορετικών εκπτώσεων που εμφανίζονται στο τιμολόγιο M + 1 και τα ποσά των ακαθάριστων αγορών που εμφανίζονται στο τιμολόγιο για τον μήνα Μ, για να εκτελέσετε την ακόλουθη πράξη: [Σταθμισμένο ποσοστό έκπτωσης ] = [ έκπτωση/καθαρό ποσό αγοράς ] x 100.
Αναλύστε όλες τις αγορές
Το ποσοστό που έχετε υπολογίσει, είναι το ποσοστό έκπτωσης που εμφανίζεται στις συμφωνίες που έγιναν με τον χονδρέμπορο; Διαφορετικά, ορισμένες αποκλίσεις είναι εύκολο να κατανοηθούν:
-Δεν είναι όλα τα προϊόντα που πωλούνται από τον χονδρέμπορο επιλέξιμα για έκπτωση. Αυτή είναι η περίπτωση, για παράδειγμα, των φαρμάκων που απαιτούν συμμόρφωση με την ψυχρή αλυσίδα ή θεραπείες υποκατάστασης για τοξικομανείς.
Συνεπώς συμβουλεύουμε να αναλύσετε τα τιμολόγια του χονδρέμπορου, προκειμένου να μπορέσετε να εκτελέσετε το λογιστικό έργο της κατανομής των εκπτώσεων ανά κατηγορία τιμής.
Προτείνουμε επίσης να ανατρέξετε στα στατιστικά εμπορικής διαχείρισης του φαρμακείου για την ανάλυση των αγορών.
Στην περίπτωση αυτή, ο φαρμακοποιός μπορεί να αφαιρέσει από τη βάση των αγορών το ποσό των φαρμάκων που δεν έχουν έκπτωση. Διαφορετικά, θα αφαιρέσει ένα εφάπαξ ποσό που υπολογίζεται χρησιμοποιώντας ένα ποσοστό από τη διαχείριση των πωλήσεων.
Είναι επίσης απαραίτητο να θυμάστε να αφαιρέσετε από το ακαθάριστο ποσό των αγορών, αυτό των αγορών φαρμάκων που πραγματοποιήθηκαν από τις φαρμακευτικές εταιρείες και τιμολογήθηκαν από τον χονδρέμπορο.
Επιπλέον, εκτός από την έκπτωση, πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα τα εμπορικά στοιχεία (πιστωτικά σημειώματα μετά την επιστροφή αγαθών, πρόσθετες εκπτώσεις, προσαρμογές σε γραμμές εκπτώσεων σε κάθε κατηγορία ΦΠΑ, κ.λπ.) που παρεμβαίνουν στον υπολογισμό των ακαθάριστων αγορών .
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο συνιστάται τη σύνοψη όλων των αγορών από τον χονδρέμπορο, ανά μήνα και με βάση τον συντελεστή ΦΠΑ, καθώς και τον έλεγχο και την παρακολούθηση των εκπτώσεων σε έναν πίνακα Excel.
Τι να κάνετε σε περίπτωση ανωμαλίας;
-Εάν το τιμολόγιο ή/και η παραγγελία δεν είναι σωστό, το επιστρέφετε με επεξήγηση.
-Εάν τα προϊόντα έχουν παραδοθεί πλεονασματικά χωρίς να έχουν τιμολογηθεί, ενημερώνετε τον χονδρέμπορο για το λάθος, για να διατηρείτε πάντα καλές σχέσεις μαζί του.
-Εάν το τιμολόγιο είναι πολύ υψηλό (ξεχασμένη έκπτωση, σφάλμα τιμής, μη παραδοτέα προϊόντα, αδικαιολόγητη χρέωση κόστους…), τότε επικοινωνήστε με τον προμηθευτή για να μπορέσει να προσαρμόσει την τιμολόγηση, καταρχήν με πιστωτικό σημείωμα.
Οι έλεγχοι που πρέπει να γίνονται απαραίτητα
Από την παραλαβή των παραγγελιών έως την επικύρωση των εκπτώσεων που συμφωνήθηκαν, οι έλεγχοι πρέπει να διαδέχονται ο ένας τον άλλο με την ίδια αυστηρότητα. Αφορούν:
-Τα δελτία παράδοσης και την παραγγελία.
-Τα εμπορεύματα που παραλήφθηκαν και όσα περιγράφονται στο δελτίο αποστολής. Αυτή η ταύτιση με τη φόρμα παραγγελίας του χονδρέμπορου είναι εύκολη.
-Τα δελτία παράδοσης και το τιμολόγιο του χονδρέμπορου. Αυτός ο έλεγχος απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή, γιατί τα δελτία παράδοσης μπορούν να συγκεντρωθούν σε ένα ή περισσότερα ημερήσια τιμολόγια, ανάλογα με την ώρα που γίνεται η παραγγελία ή οι τρόποι παράδοσης.
-Τα ποσά που εμφανίζονται στα τιμολόγια (λαμβανομένων υπόψη των πιστωτικών σημειώσεων και τυχόν χρεώσεων) και των παρεχόμενων εκπτώσεων.
Αυτοί οι έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται από το πρώτο επίπεδο τιμολογίων, που λαμβάνονται καθημερινά. Σε ένα δεύτερο βήμα, τα τιμολόγια που εκδόθηκαν σε μια δεδομένη περίοδο, πρέπει να επαληθεύονται.
Γιάννης Κοντάκος, Οικονομικός Σύμβουλος Φαρμακείων
