5 Τρόποι για να Διαχειρίζεστε Σωστά το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο σας

Η έλλειψη είτε διάθεσης είτε χρόνου όσον αφορά τη διαχείριση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σας μπορεί εύκολα να δημιουργήσει «υπερχείλιση» στον ηλεκτρονικό λογαριασμό σας.

5 Τρόποι για να Διαχειρίζεστε Σωστά το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο σας 1

Παρόλα αυτά υπάρχουν απλοί τρόποι που μπορείτε να υιοθετήσετε για να βελτιώσετε τον τρόπο που ανταλλάσσετε ηλεκτρονικά μηνύματα και να διευκολύνετε την καθημερινότητά σας.

Να ελέγχετε συχνά τον λογαριασμό σας

Ένας επαγγελματικός λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δέχεται την ημέρα κατά μέσο όρο 40 ηλεκτρονικά μηνύματα.

Το ίδιο φυσικά ισχύει και για τα φαρμακεία.

Αντίθετα όμως με τους υπόλοιπους επαγγελματίες που περνούν αρκετές ώρες της ημέρας τους μπροστά στην οθόνη του υπολογιστή τους, οι φαρμακοποιοί δεν έχουν τόση ελευθερία χρόνου για να ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους.

Θα πρέπει να ορίσετε συγκεκριμένους χρόνους ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας όπου θα ελέγχετε τα μηνύματά σας: πχ, μπορείτε να κάνετε τον πρώτο έλεγχο, το πρωί πριν αρχίσετε να εξυπηρετείτε και στη συνέχεια έναν επόμενο έλεγχο κατά τις 11.

Μετά το μεσημεριανό, όπου δεν υπάρχει τόση κινητικότητα στο φαρμακείο μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να απαντήσετε στα μηνύματα και τέλος να τα ελέγξετε ακόμη μια με δύο φορές το απόγευμα.

Διαχειριστείτε σε δυο λεπτά τη λήψη μηνυμάτων

Ένας τρόπος ώστε να μη συσσωρεύεται ο αριθμός μηνυμάτων σας είναι να απαντάτε απευθείας σε αυτά που γνωρίζετε ότι δεν θα χρειαστείτε πάνω από δυο λεπτά.

Από τον τίτλο του ηλεκτρονικού μηνύματος είστε σε θέση να αναγνωρίσετε κατά πόσο σημαντικό μπορεί να είναι το περιεχόμενο και να καθορίσετε την ώρα ή έως πότε θα πρέπει να δώσετε μια απάντηση.

Για να μην χάνετε χρόνο, μπορείτε να διαγράφετε αμέσως τα περιττά μηνύματα τα οποία γνωρίζετε από τον τίτλο ότι δεν σας ενδιαφέρουν.

Όλα τα μηνύματα τα οποία θα απαντήσετε αργότερα , μπορείτε να τα αποθηκεύετε σε έναν φάκελο ή σε μια λίστα υποχρεώσεων.

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα

Η ευγένεια αλλά και ο τρόπος σύνταξης ενός ηλεκτρονικού μηνύματος που θα είναι ευανάγνωστο, απαιτούν μια συγκεκριμένη φόρμα.

Εκτός από τις απαραίτητες ευγενικές εκφράσεις στην αρχή και στο τέλος του μηνύματος, η σωστή χρήση της γλώσσας είναι απαραίτητη.

Για να αυξήσετε τις πιθανότητες να λάβετε την ανταπόκριση και την απάντηση που επιθυμείτε, θα ήταν καλό να χρησιμοποιείτε περισσότερο την αντωνυμία «εσείς» και όχι το «εγώ» αλλά το «εμείς», κυρίως στις πρώτες προτάσεις.

Επίσης να προσδιορίσετε την ημερομηνία που θα θέλατε μια απάντηση και στο τέλος, να θέσετε ερωτήσεις όπως «εσείς τι νομίζετε;», «Ποια είναι η διαθεσιμότητά σας;» κτλ.

5 Τρόποι για να Διαχειρίζεστε Σωστά το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο σας

Κρατήστε τα ηλεκτρονικά μηνύματα μόνο για περιορισμένες χρήσεις

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι ο κατάλληλος τρόπος επικοινωνίας σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

Σε αυτές τις περιπτώσεις υπάρχει το τηλέφωνο!

Ένας κανόνας τον οποίο δεν πρέπει να ξεχνάτε, κυρίως εντός της επιχείρησης και όταν πρόκειται για μια μικρή ομάδα, η προφορική επικοινωνία πρέπει να υπερισχύει από την ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα τα οποία αποστέλλονται μεταξύ μιας ομάδας για να επιβεβαιωθούν όσα έχουν ήδη ειπωθεί, αποτελούν περισσότερο χάσιμο χρόνου και όχι καταγραφή και ανάλυση αυτών των πληροφοριών.

Δημιουργήστε υποφακέλους

Ταξινομήστε τα εισερχόμενα μηνύματα σε υποφακέλους, σύμφωνα με τον αποστολέα ή το θέμα.

Έτσι σας επιτρέπετε να βλέπετε τα μηνύματά σας πιο καθαρά και οργανωμένα.

Πχ, μπορείτε επίσης να τα ταξινομήσετε σε φακέλους όπως «για ανάγνωση», «για ταξινόμηση», «για αποστολή», ανάλογα με τις ανάγκες τους.

www.PharmaManage.gr 

Κατεβάστε την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.