Μετατρέποντας την Πληροφορία σε Κέρδος

Υπάρχουν πολλοί τρόποι που επηρεάζουν τη δημιουργία κέρδους.

Ένας πολύ σημαντικός βασίζεται στην ανάλυση των δεδομένων που συγκεντρώνονται στο φαρμακείο από την καθημερινή λειτουργία του.

Μετατρέποντας την Πληροφορία σε Κέρδος

Αναμφισβήτητα, το φαρμακείο είναι μία πλήρης επιχείρηση, από την άποψη ότι έχει την ευθύνη της ύπαρξης και της βιωσιμότητας στα χέρια της.

Συνεπώς, ο φαρμακοποιός, ως manager, δεν έχει την πολυτέλεια να αδιαφορήσει για τη διαδικασία διαχείρισης και ενίσχυσης της κερδοφορίας του.

Χρήσιμες έννοιες

Τζίρος είναι οι εισπράξεις της επιχείρησης από την πώληση των προϊόντων και υπηρεσιών της, χωρίς να συμπεριλαμβάνει τον αναλογούντα ΦΠΑ.

Κέρδος είναι το τμήμα του τζίρου που απομένει στην επιχείρηση μετά την αφαίρεση του κόστους πωληθέντων και άλλων εξόδων.

Διακρίνεται προοδευτικά, σε μικτό κέρδος κατόπιν της αφαίρεσης του κόστους πωληθέντων, λειτουργικό κέρδος κατόπιν αφαίρεσης των λειτουργικών εξόδων, κέρδος προ φόρων κατόπιν αφαίρεσης των χρηματοοικονομικών εξόδων, καθαρό κέρδος μετά φόρων κατόπιν αφαίρεσης και των αναλογούντων φόρων.

Το μικτό περιθώριο κέρδους αντιπροσωπεύει το ποσοστό του τζίρου που μετατρέπεται σε κέρδος, κατόπιν της αφαίρεσης του κόστους πωληθέντων, δηλαδή μικτό κέρδος διά τζίρου.

Κερδοφορία είναι η δυνατότητα παραγωγής κέρδους σε σχέση με τον τζίρο, αλλά και το μέτρο της δυνατότητας αυτής.

Η πολυπλοκότητα των αριθμών

Βέβαια, τα χαρακτηριστικά του φαρμακείου ως επιχειρηματική μονάδα λιανικής πώλησης, στην πραγματικότητα, μετατρέπουν μία ακαδημαϊκή προσέγγιση σε πολύ περίπλοκη.

Και αυτό, γιατί το κάθε φαρμακείο κινεί από 2.000 έως 10.000 κωδικούς παραφαρμάκων, κατηγοριοποιημένους περίπου σε 10 κύριες κατηγορίες, 80 κατηγορίες, 200 υποκατηγορίες, προερχόμενους από 500 οίκους και πλέον των 150 προμηθευτών που διαρκώς αυξάνουν.

Πρόσθετα, κινεί 2.500 κωδικούς φαρμάκων, επίσης κατηγοριοποιημένων περίπου σε 15 κατηγορίες, 80 υποκατηγορίες, προερχόμενους από 300 κατόχους αδείας κυκλοφορίας και πλήθος προμηθευτών.

Η κάθε κατηγορία απαιτεί ιδιαίτερο χειρισμό μέσα στις συνθήκες που διαμορφώνει η αγορά, ο κάθε οίκος εφαρμόζει τη δική του πολιτική πωλήσεων, ο κάθε προμηθευτής προσφέρει τους δικούς του όρους, το Κράτος επιβάλει τις δικές του ρυθμίσεις στη διάθεση φαρμάκων.

Οι ανωτέρω αριθμοί είναι ενδεικτικοί και διαφέρουν από φαρμακείο σε φαρμακείο ανάλογα του μεγέθους του και του προσανατολισμού του.

Για να είμαστε ειλικρινείς, θα ήταν αδύνατη η εκλογικευμένη διαχείριση όλων αυτών, χωρίς τη συνδρομή της πληροφορικής.

Ευτυχώς, σήμερα, μετά την εισαγωγή της ηλεκτρονικής συνταγογράφησης πριν από επτά χρόνια, πλέον όλα τα φαρμακεία διαθέτουν μηχανογράφηση και σύνδεση στο διαδίκτυο.

Κατά συνέπεια, έχει ξεκινήσει, και βρίσκεται σε εξέλιξη, η διαδικασία συσσώρευσης μεγάλου πλήθους δεδομένων σε κάθε φαρμακείο, που προκύπτουν από την εκτέλεση συνταγών, την καταχώρηση των πωλήσεων και των αγορών, την καταχώρηση στοιχείων πελατών, την ενημέρωση των καρτελών ειδών από βάσεις δεδομένων παραφαρμάκων, την καταχώρηση των εμπορικών συμφωνιών κλπ.

Αυτό που δεν έχει πλήρως συνειδητοποιηθεί, είναι το ότι τα δεδομένα αυτά αντιπροσωπεύουν έναν μεγάλο πλούτο, ικανό να ενισχύσει τον τρόπο λειτουργίας και τα αποτελέσματα του φαρμακείου.

Το σχέδιο διαχείρισης

Η ενίσχυση του κέρδους συνήθως επιτυγχάνεται με έναν συνδυασμό πολλαπλών μικρών συντονισμένων δράσεων, ενταγμένων σε ένα σχέδιο που υλοποιείται μέσα σε μία χρονική περίοδο.

Τέτοιες δράσεις αφορούν τόσο την εμπορική διαχείριση προϊόντων, όσο και τη διαχείριση των πελατών, αλλά και τη μείωση των λειτουργικών εξόδων.

Είναι γεγονός ότι δεν υπάρχει ένα μόνο σχέδιο, το ίδιο για όλα τα φαρμακεία, αλλά υπάρχουν πολλές πρωτοβουλίες που μπορεί να αξιοποιήσει το κάθε φαρμακείο, για να φτιάξει το δικό του σχέδιο, ανάλογα με την τρέχουσα κατάσταση, τις ανάγκες και τους στόχους του.

Ιδιαίτερα δε, η ανάλυση των όσων δεδομένων συγκεντρώνει η μηχανογράφησή του, μπορεί να αναδείξει τεκμηριωμένες πρωτοβουλίες, με σαφή στόχευση και μέτρηση του αποτελέσματος, σαν και αυτές που περιγράφω παρακάτω.

Κερδοφορία κατηγοριών και προϊόντων

Οι κατηγορίες, είτε ορίζονται από τον φαρμακοποιό και καταχωρούνται στο πρόγραμμα διαχείρισης φαρμακείου, είτε εισάγονται από μία βάση παραφαρμάκων που επιλέγεται, μέσα από αυτές που διατίθενται στην αγορά.

Μετατρέποντας την Πληροφορία σε Κέρδος 1

Τα στοιχεία πωλήσεων αναλύονται ανά προϊόν, αλλά και ανά κατηγορία ξεχωριστά, κατά τρόπο που επιτρέπεται:

• Υπολογισμός του συνόλου των πωλήσεων, μικτού περιθωρίου κέρδους και κέρδους σε αξίες και ποσότητες,

• Ανάλυση πωλήσεων, μικτού περιθωρίου κέρδους και κέρδους κάθε κατηγορίας και προϊόντος ξεχωριστά,

• Ιεράρχηση των κατηγοριών, με βάση τη συνεισφορά της κάθε μίας στις συνολικές πωλήσεις και κερδοφορία,

• Προσδιορισμός κατηγοριών που έχουν δυνατότητα ουσιαστικής συνεισφοράς στα αποτελέσματα, όπως:

- Κατηγορίες χαμηλού τζίρου και κέρδους, αλλά υψηλού μικτού περιθωρίου κέρδους,

- Κατηγορίες υψηλού τζίρου, αλλά χαμηλού μικτού περιθωρίου κέρδους.

Το αιτούμενο αυτής της ανάλυσης είναι η μεθοδική και τεκμηριωμένη εστίαση σε ορισμένες κατηγορίες μόνο, με εφαρμογή του κανόνα 80/20, που μπορούν να επηρεάσουν ουσιαστικά το κέρδος του φαρμακείου, όπως:

• Κατηγορίες που προσφέρονται για αύξηση πωλήσεων, με αντίστοιχη μείωση των τιμών πώλησης, για την επίτευξη μεγαλύτερου κέρδους

• Κατηγορίες που έχουν δυνατότητα αύξησης των πωλήσεων, με διατήρηση των τιμών πώλησης, εάν υποστηριχθούν με ενέργειες διαφήμισης και προώθησης

• Κατηγορίες που παρουσιάζουν υψηλές πωλήσεις με μικρό περιθώριο κέρδους, για να ερευνηθεί η δυνατότητα σταδιακής αύξησης των τιμών, μέχρι το σημείο που δεν θα μειωθούν οι πωλήσεις σε τεμάχια

Για κάθε μία κατηγορία που θα επιλεγεί, διεξάγεται περαιτέρω εσωτερική ανάλυση πωλήσεων και κέρδους των προϊόντων, προκειμένου να αναδειχθούν συγκεκριμένες τιμολογιακές παρεμβάσεις που έχει νόημα να γίνουν, όπως:

• Επιλογή προϊόντων που προσφέρονται για μείωση τιμών, με σκοπό την αύξηση του τζίρου σε βαθμό που να αποδίδουν μεγαλύτερο κέρδος

• Επιλογή προϊόντων που προσφέρονται για αύξηση πωλήσεων, με διατήρηση της τιμής πώλησης, εάν υποστηριχθούν με δράσεις διαφήμισης και προώθησης

• Επιλογή προϊόντων που προσφέρονται για διατήρηση των πωλήσεων σε τεμάχια, ακόμα και με κάποια ελεγχόμενη σταδιακή αύξηση τιμών

Εξορθολογισμός αποθήκης

Η αποθήκη του φαρμακείου αντιπροσωπεύει μία επένδυση.

Ταυτόχρονα όμως, κρύβει βάρη όπως δέσμευση κεφαλαίου, μείωση τιμών και εμπορευσιμότητας αποθεμάτων που αργούν να πωληθούν, που όλα επηρεάζουν την κερδοφορία.

Θα έλεγα ότι ευσεβής πόθος είναι η εξυπηρέτηση των πωλήσεων με όσο δυνατόν μικρότερη αποθήκη.

Αυτό είναι ένα σημείο που επίσης μπορεί να εξυπηρετήσει η ανάλυση δεδομένων.

Η ανάλυση της αποθήκης, των αγορών και των πωλήσεων, επιτρέπει τον υπολογισμό δεικτών κινητικότητας όπως: κυκλοφοριακή ταχύτητα, μέση διάρκεια παραμονής στην αποθήκη, GMROI κλπ.

Οι δείκτες αυτοί, αναδεικνύουν την απαιτούμενη συχνότητα αναπλήρωσης, τον υπολογισμό ρεαλιστικών επιπέδων αποθήκευσης, όπως και τα λιμνάζοντα προϊόντα που έχουν ανάγκη ειδικής προώθησης και διάθεσης.

Βελτιστοποίηση παραγγελιών

Η αξιοποίηση των δεδομένων επιτρέπει την ορθή εκτίμηση κάθε παραγγελίας, στη βάση των πωλήσεων της προηγούμενης περιόδου, προκειμένου για προϊόντα ροής, ή για εποχικά προϊόντα της αντίστοιχης περσινής περιόδου.

Εκλογίκευση μίγματος προϊόντων

Όλα τα προϊόντα που εμπορεύεται το φαρμακείο δεν έχουν την ίδια βαρύτητα στον τζίρο και στην κερδοφορία.

Η πραγματικότητα δεν απέχει πολύ από την αρχή Pareto 80/20.

Παραδείγματος χάρη, 25% των προϊόντων που κάνουν το 80% του τζίρου, 35% των προϊόντων που κάνουν το 15% του τζίρου και το υπόλοιπο 40% των προϊόντων που κάνει μόνο το 5% του τζίρου, είναι μία ενδεικτική εικόνα για την κατάσταση των φαρμακείων στη χώρα μας.

Η αξιοποίηση ABC ανάλυσης των δεδομένων πωλήσεων, μπορεί να αναδείξει μία διαφορετική ομαδοποίηση των εμπορευμάτων, που επιτρέπει τη σταδιακή αντικατάσταση προϊόντων χαμηλής βαρύτητας στον τζίρο, από προϊόντα υψηλής βαρύτητας.

Ανάλυση και διαχείριση πελατών

Η ηλεκτρονική συνταγογράφηση και τα συστήματα διαχείρισης πιστότητας πελατών (CRM), συσσωρεύουν στο φαρμακείο στοιχεία πελατών, τα οποία μπορούν να αναλυθούν για να αναδείξουν πελάτες με μεγάλες/μικρές αγορές, μίγμα προϊόντων ανά πελάτη, κατηγορίες και οίκους της προτίμησης του κάθε πελάτη, συχνότητα αγορών, κερδοφορία ανά πελάτη κλπ.

Με βάση αυτά, το φαρμακείο μπορεί να συντονίσει καλύτερα τα κίνητρα του συστήματος πιστότητας, για να εξασφαλίσει μεγαλύτερο μερίδιο από την καταναλωτική δαπάνη που έχει ήδη αποφασίσει ο κάθε πελάτης.

Η μελέτη του πελατολογίου είναι η βάση για τη διαφήμιση και προώθηση προϊόντων, με στόχο την ενίσχυση του τζίρου και του κέρδους.

Αξιοποιώντας την τεχνολογία

Τα δεδομένα, για να πράξουμε όλα τα παραπάνω, βρίσκονται ήδη μέσα στο φαρμακείο.

Το ότι τα έχουμε όμως, δεν σημαίνει ότι μπορεί να εξάγουμε αβασάνιστα εύκολα συμπεράσματα, που θα μας οδηγήσουν στην τεκμηριωμένη ανάληψη αποδοτικών δράσεων.

Η μετατροπή των δεδομένων σε χρήσιμη πληροφορία, επί της οποίας μπορούμε να αναλάβουμε δράση, είναι μία διαδικασία πέρα από τις δυνατότητες της διαχειριστικής μηχανογράφησης, που υποστηρίζεται από διαφορετική τεχνολογία.

Χρειάζεται εύκολη, άμεση ανάλυση δεδομένων, με δυνατότητα προοδευτικής εμβάθυνσης στα σημεία ενδιαφέροντος, για την αποκάλυψη χρήσιμων, αλλά συγκεκαλυμμένων πληροφοριών, που επιτυγχάνεται με τεχνικές ευρηματικής σχηματικής απεικόνισης της πληροφορίας και άμεσης διάδρασης με αυτή.

Είναι δυνατότητες και τεχνικές, που βρίσκονται σε εφαρμογές Business Analytics, τεχνολογία που έχει έρθει ήδη στην Ελλάδα και έχει εφαρμοστεί επιλεκτικά και στον κλάδο του φαρμακείου, ως ένα ουσιαστικό εργαλείο για την ενίσχυση της απόδοσής του ως επιχείρηση.

Κώστας Δημητρόπουλος, Εμπορικός Διευθυντής της CSA

Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.