Βελτιστοποίηση του Back Office

Τα τελευταία χρόνια, η ανάγκη να αυξηθεί η προσφορά προϊόντων και υπηρεσιών στο Φαρμακείο, μεταφράζεται συνήθως με μια αύξηση του χώρου του φαρμακοπωλείου, βάζοντας στην άκρη τον χώρο του back office.

Η παραμέληση του back office έχει σαν ρίσκο την αποδυνάμωση ολόκληρου του Φαρμακείου.

Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές λύσεις για να κερδίσετε χώρο χωρίς να χάσετε σε λειτουργικότητα.

Βελτιστοποίηση του Back office

Ο χώρος του back office πρέπει να είναι ισοδύναμος σε ποιότητα και οργάνωση, και σχεδόν το 1/3, σε επιφάνεια με τον χώρο του front office, ώστε να υπάρχει η βέλτιστη απόδοση από κάθε άποψη.

Οριοθέτηση του χώρου

Με βάση το γεγονός ότι το back office δεν πρέπει να παραμεληθεί σε σχέση με τον όγκο δραστηριότητας που έχετε, θα πρέπει να του αφιερώσετε στο ελάχιστο το 30% του συνολικού χώρου και το 1/4 του προϋπολογισμού σας για μια επένδυση αναδιαμόρφωσης και ανακαίνισης του φαρμακείου σας.

Δημιουργώντας ένα λειτουργικό σχέδιο για τη διαμόρφωση του back office, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τον προϋπολογισμό σας, τον αριθμό των εργαζομένων, την παραγωγικότητα, αλλά και τους τεχνικούς περιορισμούς του κτιρίου.

Οι προδιαγραφές θα πρέπει να προβλέπουν επίσης τη δυνατότητα εγκαταστάσεων σε περίπτωση μελλοντικής ανάπτυξης μιας επιπλέον υπηρεσίας.

Για παράδειγμα, αν σκοπεύετε να ξεκινήσετε και πωλήσεις μέσω e-shop, πρέπει να προβλέψετε ένα χώρο αφιερωμένο, όχι τόσο στο επίπεδο της παραλαβής αγαθών, αλλά και σε εκείνο για τη προετοιμασία των παραγγελιών και την αποστολή τους.

Στην «καρδιά» των υπηρεσιών του back office, μια αποδοτική διαχείριση του αποθέματος συνδυάζει την οργάνωση με τις βέλτιστες πρακτικές.

Το σημείο πώλησης με το σημείο αποθήκευσης των προϊόντων θα πρέπει να είναι όσο το δυνατό πιο κοντά, ώστε να μειώνεται ο χρόνος μεταφοράς των προϊόντων.

Αυτό έχει δύο στόχους: τη μείωση της αναμονής των πελατών και τη διευκόλυνση των καθημερινών πρακτικών εργασίας της ομάδας.

Το πρώτο μέλημα λοιπόν είναι οι χώροι παράδοσης, αποσυσκευασίας και αποθήκευσης να είναι κοντά.

Οργάνωση και αποθήκευση

Οριοθετώντας σωστά τον χώρο αποθήκευσης στο back office, κερδίζετε χρόνο κατά την παράδοση και κατά την εξυπηρέτηση των πελατών.

Προβλέψτε έναν χώρο αποσυσκευασίας των εισερχομένων παραγγελιών, αρκετά μεγάλο, για να αποφύγετε να μετακινείτε και να σύρετε τα κιβώτια.

Κάτω δε από τους πάγκους εργασίας, μπορείτε να τοποθετήσετε κουτιά αποθήκευσης με χειροκίνητες λαβές για να τα μετακινείτε πιο εύκολα.

Επίσης, ελευθερώστε τους διαδρόμους και τα περάσματα μπροστά στις συρταριέρες φαρμάκων για να διευκολύνετε τις κινήσεις της ομάδας σας.

Σχετικά με τα έπιπλα αποθήκευσης των προϊόντων, καλύτερα να αποφεύγετε τα χαρτόκουτα και να εστιάσετε στις επαγγελματικές συσκευασίες, οι οποίες συνδυάζουν αντοχή και ευκολία στη χρήση.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα ύψη αποθήκευσης!

Μπορεί η χρήση μικρών σκαμνιών ή σκαμπό να διευκολύνει, αλλά παίζουν σημαντικό ρόλο στην ασφάλεια, στην απόδοση και στην κούραση των εργαζομένων.

Σε περίπτωση που δεν έχετε ρομπότ αυτόματης αποθήκευσης και μεταφοράς των φαρμάκων στον πάγκο, οι συρταριέρες είναι ο κλασικός και ο πιο πρακτικός τρόπος αποθήκευσης των συνταγογραφούμενων φαρμάκων, και πρέπει να είναι οργανωμένες σύμφωνα με τις διαφορετικές κατηγορίες ή αλφαβητικά.

Για να κερδίσετε χώρο, μπορείτε να τοποθετήσετε τις συρταριέρες με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι προσβάσιμες και από τις δύο πλευρές, αυξάνοντας έτσι τη λειτουργικότητά τους.

Ένα έπιπλο-νιπτήρας και ένα έπιπλο-πάγκος μπορούν να συμπληρώσουν τον εξοπλισμό σας, χωρίς φυσικά να ξεχνάτε τους ειδικούς αποθηκευτικούς χώρους (ψυγεία ..κλπ) για τα ευαίσθητα προϊόντα σε στοκ.

Σημαντικό επίσης είναι να κρατήσετε μια θέση για το στοκ των φαρμάκων που δεν χρησιμοποιείται συχνά.

Ευελιξία και εργονομία

Η βελτιστοποίηση του back office εξαρτάται και από την προσοχή που θα δώσετε στο σύνολο των μικρών χώρων, που αν οργανωθούν σωστά μπορούν να γίνουν πρακτικοί και πολυλειτουργικοί.

Η παρουσία ενός χώρου εργαστηρίου, 6τμ το ελάχιστο, θεωρείται μια υποχρεωτική ρύθμιση.

Επίσης, δημιουργήστε ένα χώρο εμπιστευτικότητας, μια λεγόμενη "θεραπευτική καμπίνα" στο back office, για να δέχεστε πελάτες όπου θέλετε να δώσετε μια ιδιαίτερη συμβουλευτική υπηρεσία, αλλά και μια υπηρεσία φαρμακευτικής φροντίδας ( φροντίδα τραύματος, ενέσεις , εμβόλια …κα).

Η εργονομία είναι το παν για τον σχεδιασμό ενός άψογου εργασιακού περιβάλλοντος.

Η επανάληψη άχρηστων πέρα δώθε μετακινήσεων μπορεί να γίνει περιοριστική της απόδοσης και χρονοβόρα.

Βελτιστοποίηση του Back office

Σχεδιάζοντας το ιδανικό γραφείο

Μπορεί να νομίζετε ότι ένα γραφείο στο φαρμακείο σας δεν έχει τόσο μεγάλη σημασία.

Αν περνάτε το 90% του χρόνου σας στον πάγκο, είναι φυσικό να το θεωρείτε δευτερεύον ζήτημα.

Αλλά σκεφτείτε ότι δεν είναι χρήσιμο μόνο για τις επαφές σας με τους προμηθευτές, αλλά και για μια σειρά καθημερινών, αναπόφευκτων εργασιών.

Ένας χώρος γραφείο μπορεί να εξυπηρετεί πολλαπλές λειτουργίες.

Εκεί μπορείτε να δέχεστε όχι μόνο τους πωλητές, αλλά να έχετε τον προσωπικό σας χώρο, να οργανώνετε συναντήσεις με την ομάδα σας και εκπαιδεύσεις.

Επίσης, μπορείτε να δημιουργήστε και ένα μικρό χώρο με ένα καναπέ- κρεβάτι για ανάπαυση και χαλάρωση.

Σε ένα τέτοιο χώρο θα μπορούν όλοι να κάνουν ένα μικρό διάλειμμα, να φάνε και να πιούν κάτι.

Φυσικά δεν θα πρέπει να λείπει και η ευχάριστη νότα, με τη διακόσμηση να μεταδίδει ένα φρέσκο αέρα και μια φιλικότητα στο περιβάλλον εργασίας, απαραίτητο συστατικό για την εργασία όλης της ομάδας.

Back και Front Office

Μην ξεχνάτε ότι η σχέση back και front office είναι αλληλοεξαρτώμενη.

Οι ειδικοί σύμβουλοι κατασκευών φαρμακείου είναι αναγκαίο να μελετήσουν και να τηρήσουν όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές, με στόχο την άριστη λειτουργικότητα των χώρων.

Το αποτέλεσμα θα είναι ο άριστος συντονισμός παραγγελιών, παραδόσεων και η σωστή διαχείριση των προϊόντων.

Πόπη Χαραμή, Φαρμακοποιός

Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.