Η Διαχείριση των Ψηφιακών Δεδομένων των Πελατών σας

Κατά την καθημερινή λειτουργία του Φαρμακείου σας παράγεται ένας σημαντικός όγκος ψηφιακών δεδομένων των ασθενών-πελατών που σχετίζονται με την υγεία και τις αγορές τους.

Πρόκειται για δεδομένα που εμπιστεύεστε σε τρίτους, όπως οι προμηθευτές του λογισμικού σας και ενώ θα θέλατε να τα αξιοποιήσετε για την αποδοτικότερη λειτουργία της επιχείρησης σας δεν ξέρετε τι να κάνετε, πως και από που να ξεκινήσετε.

Τα δεδομένα των πελατών σας που είναι αποθηκευμένα από το λογισμικό σας ανήκουν, αποτελούν ένα σημαντικό κεφάλαιο για το φαρμακείο σας και μπορείτε να τα εκμεταλλευτείτε όσο πιο εποικοδομητικά γίνεται, σύμφωνα πάντα με τη δεοντολογία και τον νέο Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων που ισχύει από τα τέλη Μαρτίου 2018. 

Η Διαχείριση των Ψηφιακών Δεδομένων των Πελατών σας

Πηγές ψηφιακών δεδομένων

Τα πρώτα δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο φαρμακείο είναι όλα όσα συγκεντρώνονται κατά την εκτέλεση των ηλεκτρονικών συνταγών.

Κατά την εκτέλεση κάθε ηλεκτρονικής συνταγής το λογισμικό του φαρμακείου αποθηκεύει αυτόματα πληθώρα δεδομένων, όπως τα χορηγούμενα σκευάσματα, το όνομα του ασφαλισμένου, τη διάγνωση, τη δοσολογία, την ημερομηνία γέννησης, τη διεύθυνση κ.α.

Το λογισμικό διαχείρισης του φαρμακείου μας προσφέρει επίσης τη δυνατότητα ανοίγματος “καρτέλας” πελάτη.

Η χρήση της επιτρέπει αφενός την καταχώριση όλων των στοιχείων πώλησης για τους πελάτες του φαρμακείου μας, αφετέρου την καταγραφή χρήσιμων στοιχείων όπως πχ αλλεργίες, προτιμήσεις, κτλ.

Απαραίτητη για την αξιοποίηση των ψηφιακών δεδομένων είναι η σωστή τήρηση “αποθήκης” για όλα τα είδη του φαρμακείου, φαρμακευτικά σκευάσματα και παραφάρμακα. Το να γνωρίζουμε με το πάτημα ενός κουμπιού το στοκ μας σε κάθε είδος, παρέχει πολλαπλά οφέλη.

Η τήρηση αποθήκης απαιτεί φυσικά την επένδυση αρκετού χρόνου και κόπου εκ μέρους μας, περισσότερο στην αρχή, καθώς θα πρέπει να γίνει απογραφή όλων των ειδών, αλλά και στη συνέχεια μια και απαιτεί τη συνεχή καταχώριση όλων των στοιχείων αγορών του φαρμακείου (τιμολόγια αγορών).

Ποιότητα Ψηφιακών Δεδομένων

Δεν είναι λίγες οι φορές που συνάδελφοι ξεκινούν την τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων πελατών, προμηθευτών και αποθήκης μέσα από το λογισμικό του φαρμακείου, αλλά σταματούν κάποια στιγμή την προσπάθεια, μη βλέποντας να υπάρχουν τόσα οφέλη από αυτή την επένδυση σε κόπο και χρόνο.

Σχεδόν πάντα το βασικό πρόβλημα είναι πως τα ψηφιακά δεδομένα έχουν σημαντική απόκλιση από την πραγματικότητα, κάτι που ελαττώνει τη χρησιμότητά τους.

Συμπτώματα αυτής της προβληματικής κατάστασης είναι:

• Λάθος υπόλοιπα σε φάρμακα και παραφάρμακα

• Διπλές καταχωρήσεις πελατών και παραφαρμάκων

• Ελλιπή ή λανθασμένα στοιχεία σε καρτέλες πελατών και ειδών

• Μίξη ελληνικών και λατινικών χαρακτήρων

• Εισαγωγή δεδομένων σε λάθος πεδία

Τα παραπάνω ζητήματα και η αντιμετώπισή τους περικλείονται στον όρο "Ποιότητα Δεδομένων".

Η χαμηλή ποιότητα δεδομένων είναι ένα σύνηθες, σύνθετο πρόβλημα.

Οι αιτίες της σε μια επιχείρηση όπως το φαρμακείο είναι κατά κανόνα οι εξής:

• Αδυναμία αξιοποίησης από το προσωπικό των διαφόρων δυνατοτήτων και “διευκολύνσεων” που παρέχει το ίδιο το λογισμικό ώστε να γίνεται ορθή καταχώριση των δεδομένων.

• Διεπαφή Χρήστη (User Interface) του λογισμικού που ορισμένες φορές δεν είναι πλήρως προσαρμοσμένη στην ιδιαιτερότητα των δοσοληψιών που πραγματοποιεί το φαρμακείο.

• Μέτριος βαθμός αυτοματοποιημένης εισαγωγής στοιχείων

• Ελλιπής εκπαίδευση του προσωπικού, στη χρήση του λογισμικού και στην κατανόηση, του πως η καταχώρηση δεδομένων διασυνδέεται με τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Διασφάλιση ποιότητας στα ψηφιακά δεδομένα του φαρμακείου μας

Τα ψηφιακά δεδομένα που αφορούν στην ιστορικότητα των πωλήσεων και αγορών μας αποτελούν μια σημαντική άυλη αξία για την επιχείρησή μας.

Επομένως είναι απαραίτητο να επιλέγουμε το λογισμικό διαχείρισης φαρμακείου μεταξύ άλλων με βάση, αφενός πόσο εύκολα και σωστά γίνεται η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και αφετέρου πως διασφαλίζεται η συνέχειά τους κατά την εκτέλεση των βασικών επιχειρηματικών μας διαδικασιών.

Σημαντικοί παράγοντες για τη διασφάλιση υψηλής ποιότητας στα δεδομένα μας είναι επίσης:

• Η υποστήριξη αυτοματοποιημένης εισαγωγής δεδομένων από τους βασικούς προμηθευτές μας, και κυρίως τις φαρμακαποθήκες με τις οποίες έχουμε καθημερινές συναλλαγές.

• Η παροχή από το λογισμικό, άμεσα ή μέσω τρίτων φορέων που συνεργάζονται με αυτό, επικαιροποιημένων πηγών δεδομένων που περιέχουν τυποποιημένα και κατηγοριοποιημένα τα παραφάρμακα που κυκλοφορούν στην ελληνική αγορά.

• Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό, που ωστόσο δεν συναντάται ακόμη στα περισσότερα λογισμικά της ελληνικής αγοράς, είναι η δυνατότητα αυτόματης εύρεσης και “έξυπνης” επιδιόρθωσης δεδομένων που δεν ανταποκρίνονται στα απαιτούμενα πρότυπα.

• Τέλος πολύ σημαντική είναι η εκπαίδευση του προσωπικού μας στο τι σημαίνει και σε τι συνίσταται η ποιότητα δεδομένων.

Η Διαχείριση των Ψηφιακών Δεδομένων των Πελατών σας 2

Αξιοποίηση των δεδομένων

Έχοντας εξετάσει συνοπτικά τις σωστές πρακτικές για συλλογή δεδομένων, μπορούμε να μιλήσουμε για το πως θα αξιοποιήσουμε τα δεδομένα μας.

Αυτό μπορεί να γίνει:

Mέσα από το λογισμικό

Κάθε πρόγραμμα διαχείρισης φαρμακείου παρέχει έτοιμες αναφορές οι οποίες δείχνουν αναλυτικά ή συνοπτικά την πορεία αγορών και πωλήσεων.

Με τη βοήθεια τους μπορούμε να κάνουμε στοχευμένες αγορές, σωστή διαπραγμάτευση με τους προμηθευτές και ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων μας.

Εξίσου σημαντική είναι η αξιοποίηση αναφορών για παρακολούθηση της αγοραστικής συμπεριφοράς των πελατών μας, προκειμένου να γίνεται:

• Επιβράβευση των “καλών” πελατών με δώρα ή προσφορές.

• Επισήμανση όσων έχουν μείνει πίσω στις οικονομικές τους υποχρεώσεις ώστε να γίνουν οι κατάλληλες ενέργειες (πχ ένα τηλεφώνημα υπενθύμισης).

• Στοχοποίηση πελατών που έχουν αραιώσει τις επισκέψεις τους και επιλογή κατάλληλων ενεργειών για να ανακάμψει η επισκεψιμότητά τους.

Η σωστή τήρηση δεδομένων είναι επίσης προϋπόθεση για την αξιοποίηση της ιστορικότητας πωλήσεων, προκειμένου να βελτιώνουμε συνεχώς την εξυπηρέτηση των πελατών μας.

Καθημερινά πελάτες ζητούν να τους υπενθυμίσουμε ποιό σκεύασμα οφείλουν να προμηθευτούν για να συνεχίσουν τη θεραπεία τους, ή μας ζητούν κάποιο παραφάρμακο που έχουν αγοράσει στο παρελθόν και θα ήθελαν να ξαναπάρουν, αλλά δεν έχουν συγκρατήσει την ακριβή ονομασία του.

Όσο καλή μνήμη και να έχουμε ως φαρμακοποιοί εμείς και οι συνεργάτες μας, μια ματιά στο ηλεκτρονικό ιστορικό θα μας δώσει εύκολα και σίγουρα την απάντηση στο τι είναι αυτό που χρειάζεται ο πελάτης μας.

Τέλος, παράδειγμα εντυπωσιακής λειτουργίας είναι ο αυτόματος έλεγχος αλληλεπιδράσεων μεταξύ σκευασμάτων και παραφαρμάκων που έχει προμηθευτεί ο πελάτης μας στο πρόσφατο παρελθόν και η ενημέρωση του.

Πρόκειται για μια δυνατότητα που υποστηρίζεται από τουλάχιστον ένα λογισμικό ελληνικής εταιρείας και επιδρά θετικά, μεταξύ άλλων, στην εμπέδωση από το καταναλωτικό κοινό της προστιθέμενης αξίας που παρέχει το φαρμακείο.

Επενδύστε σε έναν εξωτερικό συνεργάτη

Όλο και περισσότεροι φαρμακοποιοί επενδύουν σε εξωτερικούς συμβούλους για να βελτιώσουν τη δραστηριότητα του φαρμακείου από την ανάλυση των δεδομένων των αγορών, των πωλήσεων και των αποθεμάτων που συλλέγονται από το λογισμικό του φαρμακείου.

Με βάση την ανάλυση των τριών αυτών πυλώνων του φαρμακείου, οι εξωτερικοί συνεργάτες παρέχουν πολύτιμα στοιχεία για τον καθορισμό των τιμών, τη γνώση των πελατών, το merchandising και τις εμπορικές δραστηριότητες.

Ακόμη περισσότερο, το έργο της αξιοποίησης των δεδομένων, που διεξάγεται τα τελευταία χρόνια από τους μεγάλους εμπόρους λιανικής πώλησης μέσα από την εφαρμογή των νεοσύστατων κλάδων της Επιστήμης Δεδομένων (Data Science) και της Μηχανικής Μάθησης (MachineLearning), μπορεί, μέσω της συνεργασίας με τους κατάλληλους εξωτερικούς συνεργάτες, να γίνει πραγματικότητα και στο σύγχρονο φαρμακείο.

Παρέχοντας έτσι σε εμάς τους φαρμακοποιούς τη δυνατότητα να μετουσιώσουμε τα συγκριτικά πλεονεκτήματα και τα μοναδικά χαρακτηριστικά του κλάδου μας σε οικονομικά οφέλη για την επιχείρησή μας.

Κωνσταντίνος Κωστίκας, Φαρμακοποιός, MSc Information Systems, PhD MachineLearning

Κατεβάστε τώρα το Application!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.