fbpx

Οργάνωση Εργασίας της Ομάδας σε Διευρυμένα Ωράρια

Οι εποχές άλλαξαν, τα φαρμακεία έγιναν πολλά, ο ανταγωνισμός με άλλα κανάλια διανομής εντάθηκε και το θέμα του ωραρίου απασχόλησε μέχρι και υπουργικές αποφάσεις.

Πλέον, το ωράριο είναι ελεύθερο και το κάθε φαρμακείο μπορεί να επιλέξει αυτό που του ταιριάζει με στόχο να εξυπηρετεί καλύτερα τη πελατεία του.

Πλέον, το ωράριο είναι ελεύθερο και το κάθε φαρμακείο μπορεί να επιλέξει αυτό που του ταιριάζει με στόχο να εξυπηρετεί καλύτερα τη πελατεία του.

Καλώς ή κακώς, το να είναι ένα φαρμακείο περισσότερες ώρες ανοιχτό έχει γίνει αναγκαίο.

Σε μια σύγχρονη επιχείρηση δεν εξετάζουμε πλέον τι μας βολεύει, αλλά τι βολεύει τους πελάτες μας.

Τα ερωτήματα βεβαίως, είναι πολλά.

Πόσες περισσότερες ώρες πρέπει να ανοίξω το φαρμακείο μου;

Ποιες είναι οι κατάλληλες ώρες;

Πως πρέπει να οργανώσω την ομάδα μου για να ανταπεξέλθει στις αυξημένες ώρες λειτουργίας;

Η τελική απόφαση, να διευρύνει ένα φαρμακείο το ωράριό του, εξαρτάται από πολλούς παράγοντες και πρέπει να παρθεί με προσοχή και μελέτη.

8+1 ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ

1. Καθορισμός ωραρίου

Το ερώτημα που αυτόματα προκύπτει είναι:

Υπάρχει «ιδανικό» ωράριο που να έχει εφαρμογή σε όλα τα φαρμακεία; Η απάντηση είναι όχι.

Το ωράριο εξαρτάται από τις συνθήκες και τα δεδομένα του κάθε φαρμακείου.

Η περίπτωση ενός φαρμακείου σε ένα τουριστικό μέρος είναι διαφορετική από ένα συνοικιακό φαρμακείο.

Το φαρμακείο σε εμπορικό κέντρο/δρόμο είναι διαφορετικό από το φαρμακείο κοντά σε κέντρο συνταγογράφησης ή από ένα άλλο δίπλα σε super market ή εμπορικό κέντρο.

Σε κάθε περίπτωση, οι βασικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι τόσο η καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών του φαρμακείου, όσο και η δυνατότητα προσέλκυσης νέων πελατών.

Γενικά ακολουθήστε τον εξής κανόνα:

Επιλέξτε ωράριο λειτουργίας που εύκολα θυμάται ο πελάτης σας, χωρίς διαφοροποιήσεις ανά ημέρα, (π.χ. 8 πρωί με 8 βράδυ, Δευτέρα έως Σάββατο).

2. Καθορισμός υπηρεσιών του φαρμακείου

Σημαντικός παράγοντας για τον προσδιορισμό των ατόμων που θα χρειαστείτε σε ένα φαρμακείο με διευρυμένο ωράριο, είναι οι υπηρεσίες που θέλετε να προσφέρετε στους πελάτες σας.

Ένα εξειδικευμένο τμήμα καλλυντικών χρειάζεται άνθρωπο κάθε στιγμή.

Οι συμβουλές διατροφής με ανεπτυγμένο τμήμα συμπληρωμάτων διατροφής, θέλει επίσης τον εξειδικευμένο άνθρωπό του.

Επιπλέον, προσωποποιημένες συμβουλές πάνω στα φάρμακα μιας συνταγής ή/και τα ΜΗ.ΣΥ.ΦΑ., απαιτούν χρόνο από τους υπαλλήλους του πάγκου.

Οι συμπληρωματικές πωλήσεις χρειάζονται επίσης χρόνο για μια καλή επικοινωνία με τον πελάτη.

Εάν το φαρμακείο διαθέτει σύστημα συλλογής πόντων μέσω μιας κάρτας, πρέπει να ληφθεί υπόψη ο χρόνος που πρέπει να διαθέσουν οι υπάλληλοι για τη σωστή προώθηση και λειτουργία αυτής της υπηρεσίας.

Εάν το φαρμακείο διαθέτει σύστημα συλλογής πόντων μέσω μιας κάρτας, πρέπει να ληφθεί υπόψη ο χρόνος που πρέπει να διαθέσουν οι υπάλληλοι για τη σωστή προώθηση και λειτουργία αυτής της υπηρεσίας.

3. Υπολογισμός ωρών αιχμής

Το να βρείτε τις πραγματικές ώρες που οι ανάγκες σας σε άτομα είναι μεγαλύτερες θα σας βοηθήσει να αποφύγετε την περίπτωση να έχετε πιεσμένους υπαλλήλους και δυσαρεστημένους πελάτες.

Για παράδειγμα, εάν είστε κοντά σε κέντρο συνταγογράφησης με ώρες αιχμής τις πρωινές, τότε εκείνες τις ώρες πρέπει να έχετε τον μεγαλύτερο αριθμό υπαλλήλων στο φαρμακείο.

Εάν έχετε ένα φαρμακείο σε εμπορικό δρόμο με κίνηση μετά τις 11, τότε το πρωί από τις 8-10, 1-2 υπάλληλοι μπορεί να είναι αρκετοί.

4. Υπολογισμός αναγκών σε άτομα

Με βάση το επιλεγμένο ωράριο του φαρμακείου, τις υπηρεσίες που έχετε επιλέξει να προσφέρετε στους πελάτες και τις ώρες αιχμής, μπορείτε πλέον να καθορίσετε τον αριθμό των απαραίτητων υπαλλήλων.

Για παράδειγμα, φαρμακείο κοντά σε κέντρο συνταγογράφησης, με ωράριο 8 πμ-11 μμ καθημερινά, και εξειδικευμένες υπηρεσίες, μπορεί να επιλέξει 2 βάρδιες υπαλλήλων, μία πρωινή 8-4 και μία απογευματινή 3-11.

Στην πρωινή βάρδια 3 υπάλληλοι στον πάγκο είναι αναγκαίοι (ο ένας τουλάχιστον φαρμακοποιός), λόγω των ωρών αιχμής και της επιλογής του φαρμακοποιού για εξειδικευμένες συμβουλές πάγκου, ενώ στην απογευματινή, ένας είναι αρκετός (φαρμακοποιός) με τη βοήθεια της υπαλλήλου-αισθητικού σε περίπτωση ανάγκης.

Το Σάββατο, ο πάγκος μπορεί καλύπτεται με έναν υπάλληλο σε κάθε βάρδια, ο οποίος παίρνει ρεπό τις αντίστοιχες ώρες μίας καθημερινής.

Επίσης, η ανάγκη διατροφολόγου κρίνεται απαραίτητη τις πρωινές και τις απογευματινές ώρες και όχι το μεσημέρι.

Επομένως ο διατροφολόγος εργάζεται σπαστό ωράριο 9-2 και 6-9.

Επειδή, η παρουσία του το πρωινό του Σαββάτου είναι αναγκαία, παίρνει ρεπό το πρωινό της Δευτέρας.

Το τμήμα καλλυντικών και βρεφικών προϊόντων, εάν είναι ιδιαίτερα ανεπτυγμένο, έχει την ανάγκη 2 ατόμων (1 σε κάθε βάρδια), τα οποία τις πολύ πρωινές και τις μεσημεριανές ώρες, που η κίνηση είναι μικρότερη, φροντίζουν για τη σωστή και καθαρή εικόνα των ραφιών.

Η εργασία του Σαββάτου καλύπτεται αντίστοιχα με ρεπό μία άλλη ημέρα.

Επίσης, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη και το θέμα των αδειών.

Σε αυτήν την περίπτωση ή θα πρέπει να υπάρχει διαθέσιμος ένας ακόμη υπάλληλος που θα καλύπτει τα κενά ή θα πρέπει να προχωρήσει το φαρμακείο σε πρόσληψη εποχιακού υπαλλήλου.

Στο παραπάνω παράδειγμα, ο φαρμακοποιός ιδιοκτήτης πριν προχωρήσει στην πρόσληψη άλλων υπαλλήλων, έχει δύο ακόμα επιλογές:

- Να προσλάβει κάποιον ή κάποιους υπαλλήλους με μερική απασχόληση (part time),

- Να ζητήσει από τους υφιστάμενους υπαλλήλους να καλύψουν κάποιες ώρες υπερωριακά.

5. Καθορισμός ρόλων υπαλλήλων και σωστή επιλογή

Όπως είναι πλέον ξεκάθαρο, σε ένα οργανωμένο φαρμακείο που επιλέγει να δουλέψει σε διευρυμένο ωράριο, είναι σημαντικό να υπάρχουν καθορισμένοι ρόλοι για τους υπαλλήλους του, σύμφωνα με τις ανάγκες του.

Όταν οι θέσεις είναι ξεκάθαρες, τότε και οι επιλογές είναι εύκολες:

Στο παραπάνω παράδειγμα απαιτούνται 4 υπάλληλοι πάγκου (οι 2 φαρμακοποιοί), 1 διατροφολόγος και 2 αισθητικοί.

Οι προβληματισμοί ξεκινούν, όταν οι θέσεις δεν είναι τόσο ξεκάθαρες και θα πρέπει όλοι να κάνουν λίγο απ' όλα.

Για παράδειγμα χρειάζονται 2 υπάλληλοι στην απογευματινή βάρδια, αλλά ο 2ος θα πρέπει να γνωρίζει τόσο από φάρμακα και συνταγές, όσο και από πώληση προϊόντων εκτός πάγκου (καλλυντικών, βρεφικών κ.λπ.).

Εάν αυτός ο υπάλληλος χρειάζεται να είναι βοηθός φαρμακοποιού που θα μάθει και τα προϊόντα εκτός πάγκου ή αισθητικός που θα μάθει και τα φάρμακα, είναι μία σημαντική απόφαση που θα πρέπει να ληφθεί από τον φαρμακοποιό manager και η οποία θα στηριχθεί στις στρατηγικές του προτεραιότητες ανάπτυξης.

Οι προβληματισμοί ξεκινούν, όταν οι θέσεις δεν είναι τόσο ξεκάθαρες και θα πρέπει όλοι να κάνουν λίγο απ' όλα.

6. Ακριβής περιγραφή θέσης εργασίας (job description) ανά υπάλληλο

Με δεδομένο ότι υπάρχουν τα άτομα, τώρα πλέον είναι σημαντικό να καθοριστούν οι ρόλοι τους, όχι μόνο για την κύρια αρμοδιότητά τους (πάγκος, καλλυντικά, συμπληρώματα) αλλά και στις υπόλοιπες εργασίες του φαρμακείου όπως:

- Ποιος καθαρίζει το φαρμακείο και πότε,

- Ποιος κάνει τις παραλαβές και τις καταγραφές στο σύστημα σε φάρμακα και παραφάρμακα,

- Ποιος αναπληρώνει τα ράφια και φροντίζει για την καθαριότητα και την ελκυστική τους εμφάνιση,

- Ποιος δίνει παραγγελίες στους αντιπροσώπους και στις φαρμακαποθήκες,

- Ποιος ελέγχει ημερομηνίες λήξεως και κάθε πότε,

- Και άλλα πολλά…

Για να μην υπάρχουν παρεξηγήσεις, όλες οι εργασίες και αρμοδιότητες πρέπει να δοθούν γραπτώς σε κάθε υπάλληλο, κατά τη διάρκεια της πρόσληψής του.

Επίσης, θέματα γενικής καθαριότητας και διαδικασιών πρέπει να αφορούν τους πάντες περιοδικά, για να υπάρχει και το αίσθημα της δικαιοσύνης.

7. Καθορισμός υπευθύνου βάρδιας

Επειδή ο φαρμακοποιός ιδιοκτήτης δεν μπορεί να είναι συνεχώς παρών στο φαρμακείο στις περιπτώσεις διευρυμένου ωραρίου, θα πρέπει να ορίσει επίσημα ποιος είναι ο υπεύθυνος της κάθε βάρδιας.

Οι αρμοδιότητες του υπαλλήλου αυτού δεν είναι φυσικά να διατάζει τους υπόλοιπους, αλλά να ελέγχει τη σωστή λειτουργία του φαρμακείου και την τήρηση των διαδικασιών.

Ο υπεύθυνος βάρδιας είναι αυτός που επικοινωνεί με το φαρμακοποιό - ιδιοκτήτη ανά πάσα στιγμή παρουσιαστεί κάτι έκτακτο, όπως επίσης και με το εξειδικευμένο άτομο κάθε θέσης που οφείλει να έχει το κινητό του τηλέφωνο ανοικτό.

Έχει επίσης στην ευθύνη του το κλείσιμο του ταμείου και του φαρμακείου στο τέλος της ημέρας και λύνει, στο μέτρο που γνωρίζει, ότι διαδικαστικό θέμα προκύψει.

8. Συναντήσεις – αποτελέσματα

Μία ομάδα που εργάζεται σε διαφορετικές ώρες, χρειάζεται συντονισμό και έλεγχο.

Είναι επομένως αναγκαίο, μία φορά το μήνα να πραγματοποιείται συνάντηση με τους υπαλλήλους για συζήτηση και επίλυση προβλημάτων στη λειτουργία του φαρμακείου.

Εάν δεν είναι εφικτό να γίνει αυτό με όλους ταυτόχρονα, θα πρέπει να γίνονται δύο συναντήσεις.

Με τους υπεύθυνους βάρδιας οι συναντήσεις θα πρέπει να είναι τουλάχιστον εβδομαδιαίες, για να δίνονται οι κατευθύνσεις και να ορίζονται οι προτεραιότητες.

Επίσης, ο κάθε υπάλληλος επιβάλλεται να έχει συγκεκριμένους στόχους πωλήσεων με το ανάλογο bonus επίτευξης. Αυτή είναι μια βασική αρχή ώστε όλοι οι υπάλληλοι να εργάζονται προς τον ίδιο σκοπό: ανάπτυξη πωλήσεων και ευημερία του φαρμακείου, άρα και των ιδίων.

+ 1. Έλεγχος απόδοσης διευρυμένου ωραρίου

Δώστε στο νέο σας ωράριο το απαραίτητο χρονικό περιθώριο για να κρίνετε εάν σας απέδωσε ή όχι.

Ένα ολόκληρο δωδεκάμηνο είναι απαραίτητο για πολλούς λόγους:

- Να συνηθίσει η ομάδα του φαρμακείου το νέο ωράριο και

- Να μάθουν οι πελάτες το νέο ωράριο

Στο τέλος του έτους, τραβήξτε μία γραμμή και δείτε το αποτέλεσμα.

Εάν κάτι δεν έχει αποδώσει, αναθεωρήστε, με γνώμονα πάντα ένα υγιές από πλευράς τζίρου και κερδοφορίας φαρμακείο με ικανοποιημένους υπαλλήλους και πελάτες.

Στέλιος Μουσαμάς, Γενικός Διευθυντής του Δικτύου Φαρμακείων Pharma PLUS, Όμιλος Lavipharm
www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.