fbpx

Η Κούρσα Ενάντια στον Χρόνο

Η έλλειψη προσωπικού και το αυξανόμενο βάρος της διαχείρισης, καθώς και η διεύρυνση του ωραρίου σε πολλά φαρμακεία, έχουν μειώσει αισθητά τον ελεύθερο χρόνο των φαρμακοποιών.

Πώς να εξοικονομήσετε χρόνο και του να δώσετε αξία;

Με λίγη οργάνωση και μερικά απλά βήματα, μπορείτε να τα καταφέρετε.

Η έλλειψη προσωπικού και το αυξανόμενο βάρος της διαχείρισης, καθώς και η διεύρυνση του ωραρίου σε πολλά φαρμακεία, έχουν μειώσει αισθητά τον ελεύθερο χρόνο των φαρμακοποιών.

Με την επιλογή ενός διευρυμένου ωραρίου, πολλοί φαρμακοποιοί δουλεύουν εξουθενωτικά.

Είναι μία μόνιμη κούρσα ενάντια στο ρολόι, που αποτελεί πραγματικότητα για άτομα που κατέχουν θέσεις ευθύνης.

Σε μια διαρκή προσπάθεια ανάπτυξης του κύκλου εργασιών, με βαρύτερα διοικητικά καθήκοντα, με μεγάλα προβλήματα πρόσληψης του κατάλληλου προσωπικού... το φαρμακείο επηρεάζεται ιδιαίτερα από αυτή την κούρσα με τον χρόνο και τα περιθώρια διαχείρισής του φαίνονται όλο και πιο στενά.

Δεν είναι ασυνήθιστο να ακούμε: «δεν κατάφερα να κάνω αυτό που ήθελα...», «είμαι πίσω στο να...», «έχω όλο και λιγότερο χρόνο και έχω τόσα να κάνω...», «δεν τα προλαβαίνω όλα, γι' αυτό δουλεύω περισσότερο...».

Αυτό το φαινόμενο είναι πιο έντονο στα μικρά και μεσαίου μεγέθους φαρμακεία, όπου οι δυνατότητες επένδυσης, οργάνωσης, ανάπτυξης, αύξησης του μισθολογικού κόστους, είναι περιορισμένες.

Έτσι λοιπόν, όλοι ονειρεύονται χρόνο ελαστικό και ευέλικτο, που θα μπορούσε να προσαρμοστεί κατά βούληση και ιδανικά με αυτές τις υπέρμετρες υποχρεώσεις της καθημερινότητας.

Αυτή η ιδανική διαχείριση του χρόνου μπορεί πράγματι να επιτευχθεί;

Οι ειδικοί συμφωνούν ότι πρόκειται μόνο για μία αλλαγή.

Αλλαγή της οργάνωσης, ικανότητα να δώσετε αρμοδιότητες στους άλλους... στην ουσία αλλαγή νοοτροπίας, επειδή οι παλιές μας συνήθειες εργασίας μας κάνουν τη ζωή δύσκολη.

Δεν υπάρχουν συνταγές-θαύματα.

Πρέπει να καλλιεργηθεί μια νέα ματιά στον παράγοντα χρόνο.

Όταν οι ώρες διαδέχονται η μία την άλλη χωρίς να έχουν κάποια ιδιαίτερη αξία και όταν βρισκόμαστε σε μια διαρκή κατάσταση άγχους λόγω υποχρεώσεων που δεν εκπληρώθηκαν γιατί δεν προλαβαίνουμε, μήπως είναι καιρός να σκεφτούμε σοβαρά πώς να κερδίσουμε χρόνο, προκειμένου ο χρόνος να καταστεί ποιοτικός και όχι ένας παράγοντας άγχους και ως εκ τούτου αναποτελεσματικότητας;

Το χρονοβόρο φαρμακείο

Για τις παραγγελίες στους χονδρεμπόρους μισή μέρα, για τις άμεσες παραγγελίες στις εταιρείες μία ολόκληρη μέρα, για τις συνταγές μισή μέρα…

Σχεδόν 2 ολόκληρες ημέρες την εβδομάδα αφιερώνονται στο "back office".

Δηλαδή σχεδόν το 1/3 του χρόνου λειτουργίας!

Συνδυάζοντας τα καθημερινά προβλήματα που προκύπτουν με τα υπόλοιπα προβλήματα γραφειοκρατίας και την υπάρχουσα υπο-στελέχωση των Ελληνικών φαρμακείων, οι φαρμακοποιοί λειτουργούν χωρίς δίχτυ ασφαλείας.

Από την άλλη, η απαίτηση για παροχή ποιοτικών υπηρεσιών υγείας τους επιβάλλει συνεχώς σε εργασία συνεχούς έντασης.

Συνεπώς, η έννοια της υπηρεσίας είναι υποβαθμισμένη κατά γενικό τρόπο.

Δεν έχουμε τον χρόνο να κάνουμε κάτι ποιο ποιοτικό και αυτό αντανακλά σε όλους τους τομείς των υπηρεσιών προς τον ασθενή πελάτη.

Αν και κλασικό το θέμα σωστής διαχείρισης του χρόνου, οι χρονοβόρες δραστηριότητες εξακολουθούν να υπάρχουν στις επιχειρήσεις, έστω και αν τα τελευταία χρόνια επιμένουμε σε μια «διαχείριση της ποιότητας», η οποία συνδυάζει το «γρήγορο» με το "αποτελεσματικό ".

Πάνω απ' όλα, είναι απαραίτητο να καταγράψουμε με προσοχή τις δραστηριότητες του καθενός και τον χρόνο που αφιερώνουμε στην εκτέλεσή τους.

Κάντε μια «σκούπα» των δραστηριοτήτων

Πάνω απ' όλα, είναι απαραίτητο να καταγράψουμε με προσοχή τις δραστηριότητες του καθενός και τον χρόνο που αφιερώνουμε στην εκτέλεσή τους.

Μια ευέλικτη μέθοδος αξιολόγησης και οργάνωσης στηρίζεται σε 5 σημεία:

Σημειώστε όλες τις εργασίες, εκτιμήστε τη διάρκεια της κάθε εργασίας, καταγράψτε τον απαραίτητο χρόνο εκτέλεσής τους, ιεραρχήστε τις προτεραιότητες, ελέγξτε και αξιολογήστε.

Μια προσεκτική απογραφή της κατάστασης επιτρέπει την διαφοροποίηση τριών βασικών τομέων εργασίας:

Διοίκηση, διαχείριση αποθεμάτων και αγορών και εξυπηρέτηση στον πάγκο.

Ένας χρόνος που μοιράζεται, είναι χρόνος ελεύθερος που αξιοποιείται

Αναμφισβήτητα, το βασικό βήμα για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου και την ιεράρχηση προτεραιοτήτων αποτελεί στην πραγματικότητα η ανάθεση αρμοδιοτήτων.

Συνεπώς, όταν γίνει ο ακριβής και συστηματικός διαχωρισμός των δραστηριοτήτων, απομένει μόνο να τις διανέμετε αποτελεσματικά!

Και αυτό είναι συχνά το πρόβλημα.

Η ανάθεση δεν περιορίζεται στην ανάθεση μιας αποστολής, αλλά στην ανάθεση και της ευθύνης της επιλογής των μέσων για να την εκτελέσει κάποιος μέσα σε ένα ορισμένο πλαίσιο.

Κάθε ανάθεση πρέπει να γίνει με σαφήνεια, να είναι κατανοητή από τον άλλον, να έχει ένα στόχο, καθορισμένες δράσεις, τα απαραίτητα μέσα και διάρκεια, τα κριτήρια αξιολόγησης και, τέλος, την αξιολόγηση.

Συχνό πρόβλημα των φαρμακοποιών, η ανάθεση αρμοδιοτήτων δεν φαίνεται να είναι αυτονόητη.

Εκτός από το οικονομικό ζήτημα της πρόσληψης προσωπικού, παράλληλα αποτελεί και ένα κλειδί για την εξουσία.

Η ανάθεση αρμοδιότητας σε κάποιον άλλον, θεωρείται ως απώλεια ισχύος του manager.

Αυτό συχνά χαρακτηρίζεται ως μεγάλη έλλειψη αυτοπεποίθησης.

Οι managers στα φαρμακεία, όπως και αλλού, δυσκολεύονται πολύ να αναθέσουν αρμοδιότητες και ευθύνες, πράγμα όμως που θα μπορούσε να τους επιτρέψει να κερδίσουν τον χρόνο που απαιτείται για κάθε στρατηγικό σχεδιασμό.

Έτσι, ο φαρμακοποιός γίνεται χοάνη που συρρικνώνεται και εμποδίζει κάθε νέα ιδέα για εξέλιξη.

Ορισμένες βασικές αρχές πρέπει να τηρούνται:

- Αναθέστε τη σωστή δραστηριότητα στο σωστό άτομο, δηλαδή σε εκείνον που θα έχει τις δεξιότητες, τις γνώσεις και αν είναι δυνατόν, την επιθυμία να τις εκτελεί.

- Διανείμετε εργασίες χωρίς διπλούς υπευθύνους για να αποφύγετε συγκρούσεις.

- Κάθε άτομο θα είναι υπεύθυνο για ένα χαρτοφυλάκιο κατηγοριών προϊόντων, το οποίο θα διαχειρίζεται εξ ολοκλήρου, ανάλογα και με τις γνώσεις, τις ιδιαιτερότητες αλλά και την επιλογή του:

Δερμοκαλλυντικά, OTC, ιατροτεχνολογικά, ορθοπεδικά… κ.λπ.

Η ομαδικότητα με άλλους συνεργάτες έχει πολλές αρετές:  Μοίρασμα υποχρεώσεων, δεξιοτήτων, ευθυνών, κινδύνων, καλύτερη διαχείριση του προσωπικού χρόνου, μεγαλύτερη επαγγελματική διαθεσιμότητα, εμπλουτισμός μιας εμπειρίας σε πάνω από έναν τομέα...

Να θυμάστε

- Η οργάνωση δεν σχετίζεται με το μέγεθος της επιχείρησης αλλά με τη βούληση του ατόμου που την διοικεί.

- Υπάρχουν απλές λύσεις για τη διαχείριση του χρόνου.

Μόνο η βούληση για εφαρμογή θα φέρει το αποτέλεσμα.

- Η ομαδικότητα με άλλους συνεργάτες έχει πολλές αρετές:

Μοίρασμα υποχρεώσεων, δεξιοτήτων, ευθυνών, κινδύνων, καλύτερη διαχείριση του προσωπικού χρόνου, μεγαλύτερη επαγγελματική διαθεσιμότητα, εμπλουτισμός μιας εμπειρίας σε πάνω από έναν τομέα...

Memento για καλύτερη οργάνωση

- Προσδιορίσετε τους τρόπους λειτουργίας για καθένα από τους συνεργάτες σας,

- Καταγράψτε τους καθημερινούς κύκλους εργασίας του φαρμακείου,

- Καταγράψτε λίστα εργασιών (τουλάχιστον για μια εβδομάδα),

- Οργανώστε την κοινή κατανομή τους,

- Ιεραρχήστε τις προτεραιότητες,

- Συντάξτε ένα ακριβές οργανόγραμμα,

- Καθιερώστε για τον κάθε ένα, ένα ευέλικτο πρόγραμμα,

- Διατηρήστε την ευελιξία του απροσδόκητου,

- Καλλιεργήστε την ευελιξία,

- Οργανώστε λειτουργικά το χώρο εργασίας,

- Προγραμματίστε τις άδειες προσωπικού πολύ νωρίτερα,

- Προβλέψτε λύσεις σε περίπτωση απουσιών,

- Αφήστε στην ατζέντα σας ελεύθερο χρόνο για σκέψη και χαλάρωση,

- Ορίστε προθεσμίες,

- Αποφύγετε να σας διακόπτουν οποιαδήποτε στιγμή και

- Ξεχωρίστε τον ιδιωτικό από τον επαγγελματικό χρόνο.

www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.