Η Σύγχρονη Οργάνωση Εργασίας για Καλύτερη Απόδοση

Σήμερα, περισσότερο από ποτέ είναι επιβεβλημένο να οργανώσουμε τη λειτουργία στο φαρμακείο μας, μιας και οι απαιτήσεις αυξάνονται ολοένα και περισσότερο.

Ας δούμε 6 απαραίτητες ενέργειες:

Καταγραφή της ημερήσιας ρουτίνας μας

Το πρώτο βήμα της οργάνωσης, είναι η καταγραφή της ημερήσιας ρουτίνας μας.

Δηλαδή τι ακριβώς κάνουμε καθημερινά από το πρωί που ανοίγουμε το φαρμακείο μας, μέχρι το τέλος της ημέρας.

Προσπαθήστε να μην ξεχάσετε τίποτα και μην θεωρήσετε ότι κάτι είναι αυτονόητο και δεν πρέπει να καταγραφεί ή να ειπωθεί.

Θα διαπιστώσετε, πως η συγκέντρωση όλων των αρμοδιοτήτων και εργασιών σε ένα πρόσωπο (φαινόμενο Bottleneck), μπορεί να λειτουργήσει ανασταλτικά στην ομαλή διεκπεραίωση του επιχειρηματικού σας πλάνου.

Το πρώτο βήμα της οργάνωσης, είναι η καταγραφή της ημερήσιας ρουτίνας μας.

Ανάθεση συγκεκριμένου έργου σε συνεργάτη

Εφόσον καταγραφεί η ημερήσια ρουτίνα, η ανάθεση συγκεκριμένου έργου σε συνεργάτη, προϋποθέτει την επιλογή του κατάλληλου ανθρώπου.

Κάθε εργαζόμενος μπορεί να αποδώσει προσφέροντας τον καλύτερό του εαυτό, όταν τοποθετηθεί σε θέση που ανταποκρίνεται στις προσδοκίες του και στις ικανότητές του.

Ο κατάλληλος άνθρωπος είναι αυτός που διαθέτει συγχρόνως:

- Τις δυνατότητες, επειδή έχει τις γνώσεις και τις ικανότητες να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της θέσης και

- Την παρακίνηση, επειδή διαθέτει το εσωτερικό κίνητρο για να εργαστεί αποδοτικά.

Περιγραφή θέσης

Το επόμενο βήμα είναι ο ορισμός και η πλήρης καταγραφή των έργων και των υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο κάθε εργαζόμενος.

Με την ολοκλήρωση της ανάθεσης αρμοδιοτήτων σε όλη την ομάδα, παραδίδουμε εγγράφως την περιγραφή θέσης στον κάθε ένα ξεχωριστά.

Είναι πολύ σημαντικό να εξηγήσουμε στους συνεργάτες μας, πως η ανάθεση αρμοδιοτήτων αποτελεί τρόπο καταξίωσής τους, μιας και επιδεικνύουμε εμπιστοσύνη, αναγνωρίζοντας το πόσο σημαντικοί είναι.

Τέλος, το πλαίσιο εργασίας είναι ξεκάθαρο, μιας και οι δύο πλευρές γνωρίζουν τι ακριβώς έχουν να περιμένουν η μία από την άλλη.

Εκπαίδευση θέσης εργασίας

Με την παράδοση της περιγραφής των καθηκόντων, ξεκινά η εκπαίδευση θέσης εργασίας.

Αυτό που χρειαζόμαστε είναι ένα άρτια καταρτισμένο προσωπικό.

Δεν πρέπει λοιπόν να αφήσουμε τίποτα στην τύχη.

Δεν αρκεί να εξηγήσετε, πρέπει να δείξετε!

Πρέπει επίσης να αντιληφθούμε πως η εκπαίδευση είναι διαρκής, πως δεν μαθαίνουν όλοι στον ίδιο χρόνο και είναι καλό το προσωπικό να έχει γενική γνώση και των άλλων θέσεων εργασίας.

Στο τέλος της εκπαίδευσης πρέπει να βεβαιωθείτε ότι:

- Το άτομο ξέρει τι περιμένουμε από τη δουλειά του και πότε,

- Το άτομο ξέρει πως να κάνει τη δουλειά του,

- Το άτομο ξέρει γιατί πρέπει να κάνει αυτό που κάνει και πως ταιριάζει με τη στρατηγική της επιχείρησης.

Πρέπει επίσης να αντιληφθούμε πως η εκπαίδευση είναι διαρκής, πως δεν μαθαίνουν όλοι στον ίδιο χρόνο και είναι καλό το προσωπικό να έχει γενική γνώση και των άλλων θέσεων εργασίας.

Παρακολούθηση και εξέλιξη των διαδικασιών

Οφείλουμε να υιοθετήσουμε στην επιχείρηση μας μια κουλτούρα παρακολούθησης διαδικασιών.

Θα πρέπει να δώσουμε σε όλο το προσωπικό να καταλάβει πως στόχος της παρακολούθησης, είναι η συγκέντρωση στοιχείων που θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση των εργασιών και της καθημερινότητάς μας.

- Η λειτουργία των διαδικασιών παρακολουθείται κατά τον χρόνο της εκτέλεσής τους.

- Η παρακολούθηση να γίνεται από άνθρωπο που γνωρίζει πολύ καλά τη διαδικασία.

- Τη στιγμή που εντοπίζεται το πρόβλημα, να λύνεται!

- Βεβαιωνόμαστε πως η σωστή διαδικασία έχει γίνει αντιληπτή από τον υπάλληλο μας.

- Επιβραβεύουμε τον υπάλληλο μας που ακολουθεί σωστά τις διαδικασίες.

Απολογισμός της ημέρας

Στο τέλος της ημέρας λοιπόν, βρισκόμαστε με κάποιες εργασίες που φέραμε εις πέρας και με κάποιες άλλες που πρέπει να γίνουν την επόμενη ημέρα.

Καταγράψτε αυτές σας τις εκκρεμότητες και ιεραρχήστε τις σύμφωνα με τη σημαντικότητά τους.

Αν κάποια από αυτές είναι δυσάρεστη ή δύσκολη, ξεκινήστε από αυτήν.

Σε περίπτωση που την επόμενη ημέρα υπάρχει άλλη βάρδια, θα πρέπει να ενημερώσετε τη βάρδια εκείνη για τις εκκρεμότητες.

Ένα ημερολόγιο εκκρεμοτήτων είναι πολύ χρήσιμο ή ένας πίνακας σημειώσεων.

ΕΔΡΑΙΩΝΟΝΤΑΣ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ ΣΤΗΝ ΟΜΑΔΑ

Για να υπάρξει σωστή λειτουργία και οργάνωση, καθώς επίσης και ανάθεση αρμοδιοτήτων, θα πρέπει να υπάρχει εμπιστοσύνη.

Για να χτίσουμε την εμπιστοσύνη στην ομάδα μας, απαιτούνται τρία πράγματα:

-Τακτικές Συναντήσεις Ομάδας (Meetings εργασίας),

- Διαρκής ενημέρωση και

- Ειλικρίνεια.

Ιδανικά, μία φορά τον μήνα θα πρέπει να εφαρμόζουμε μια συνάντηση εργασίας.

Meetings εργασίας

Ιδανικά, μία φορά τον μήνα θα πρέπει να εφαρμόζουμε μια συνάντηση εργασίας.

Η διάρκεια εξαρτάται από το team, αλλά 60-90 λεπτά είναι ένα καλό χρονικό όριο που αξίζει να επενδύσουν όλοι στην ομάδα.

Βάλτε την τεχνολογία στη ζωής σας.

Οργανώστε Skype meeting.

Με αυτόν τον τρόπο, δικαιολογίες για έλλειψη χρόνου καταρρίπτονται, μιας και από το σπίτι του ο καθένας μπορεί να συμμετάσχει.

H θεματολογία μπορεί να περιλαμβάνει:

- Στόχους και στρατηγική ομάδας,

- Προετοιμασία ενεργειών,

- Εκπαίδευση προσωπικού,

- Project φαρμακείου,

- Επίλυση προβλημάτων.

Η διαδικασία

- Καταγράψτε από προηγουμένως τα θέματα, δίνοντας προτεραιότητα στα πιο σημαντικά και στείλτε ένα e-mail (1 εβδομάδα πριν τη συνάντηση) σε όλους για να είναι ενήμεροι για ό,τι θα συζητηθεί.

- Για κάθε θέμα, όλοι θα πρέπει να είναι έτοιμοι για να τοποθετηθούν.

- Για κάθε θέμα, ορίστε χρόνο και αφήστε πρώτα οι συνεργάτες σας να εκφράσουν την άποψή τους ή να θέσουν τις ερωτήσεις τους και εσείς μιλήστε στο τέλος για να συμπεράνετε.

- Για να διευκολυνθείτε στα συμπεράσματα και στη λήψη αποφάσεων, προτείνεται να καταγράφετε σύντομες σημειώσεις με τις προτάσεις και τις απόψεις του κάθε συνεργάτη σας.

- Κλείνοντας κάθε θέμα, αναφερθείτε συνοπτικά στις απόψεις τους και δώστε τη δική σας οπτική.

- Αποφύγετε κάθε προσωπική κριτική. Είναι πολύ σημαντικό να ακούτε περισσότερο από το να μιλάτε!

- Σε περίπτωση που υπάρξουν έντονες διαφωνίες, καλό είναι να σταματήσετε εκεί το θέμα και να το φέρετε σε συζήτηση στην επόμενη συνάντηση.

Να είσαστε σίγουροι ότι η ένταση θα έχει περάσει και τα άτομα θα είναι πιο συζητήσιμα.

- Στο τέλος βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα έχουν καταγράψει και γνωρίζουν:

Τι κάνουν, Ποιός ή ποιοί το κάνουν, Πότε το κάνουν, Πώς το κάνουν.

- Τέλος, θα πρέπει να στείλετε στην ομάδα ένα email με το τι συζητήθηκε και αποφασίστηκε.

Νεκτάριος Ζήσης, Εκπαιδευτής και Σύμβουλος Φαρμακείων του Δικτύου Advance Pharmacies
www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.