3 Στάδια και 4 Κανόνες για να Εφαρμόσετε με Επιτυχία ένα Meeting Εργασίας

Η αναγκαιότητα και η αποτελεσματικότητα μίας συνάντησης εργασίας, δεν είναι ανάλογη του αριθμού των ατόμων της ομάδας.

Θα διαπιστώσετε πως εδώ, θα ακουστούν τα αναπάντεχα, θα εκφραστούν οι διαφωνίες, αλλά επίσης θα ληφθούν και οι απαραίτητες αποφάσεις.

Θα πρέπει, λοιπόν, να εφαρμόζετε τουλάχιστον μια συνάντηση εργασίας κάθε μήνα.

Θα πρέπει, λοιπόν, να εφαρμόζετε τουλάχιστον μια συνάντηση εργασίας κάθε μήνα.

3 στάδια για την επιτυχία

  • Σεβαστείτε τον χρόνο

Αν η συνάντηση ορισθεί το μεσημέρι που όλοι βιαζόμαστε να πάμε σπίτι για το γεύμα ή για λίγη ξεκούραση, πρέπει να φροντίζουμε να μην ξεπερνούμε τον χρόνο.

20 με 30 λεπτά είναι ένα καλό χρονικό όριο που αξίζει να θυσιάσουν όλοι στην ομάδα, μια φορά τον μήνα.

Πώς να κερδίσετε χρόνο:

Καταγράψτε από προηγουμένως τα θέματα προς συζήτηση και παρουσιάστε τα στην αρχή, δίνοντας προτεραιότητα στα πιο σημαντικά και επείγοντα.

Για κάθε σημαντικό θέμα, όλοι θα πρέπει να είναι έτοιμοι από προηγουμένως, προκειμένου να εκφράσουν την άποψή τους.

Για κάθε θέμα, ορίστε χρόνο και αφήστε πρώτα να πούνε την άποψή τους οι άλλοι, κρατώντας το κλείσιμο του λόγου για εσάς.

Για τη λήψη αποφάσεων προς ενέργεια, δώστε πρώτα τον λόγο στους συνεργάτες σας, προκειμένου να βγάλετε τα συμπεράσματά σας.

Εάν μείνουν θέματα σε εκκρεμότητα, ορίστε μια άλλη συνάντηση και καθορισμένο χρόνο για να τα συζητήσετε.

  • Προσοχή στη «γλώσσα του σώματος»

- Επιλέξτε να είστε καθιστός ή όρθιος ανάλογα με τη στάση των άλλων, για να μη φανεί ότι εσείς ξεχωρίζετε, για να προβάλετε την ισότητα.

- Την ώρα έκθεσης των απόψεων των άλλων, μη σταυρώνετε τα χέρια μπροστά στο στήθος ή τα πόδια, καθώς η στάση αυτή δείχνει επιφυλακτικότητα και απομάκρυνση.

Αντιθέτως, κρατήστε μία θέση «ανοικτή», με το σώμα, τα χέρια και την έκφραση του προσώπου σε στάση αναμονής και παρακολούθησης με ενδιαφέρον.

- Κατά τη διάρκεια λήψης αποφάσεων και αν υπάρχει διαφωνία και ένταση, σταθείτε όρθιος καταλαγιάζοντας με χέρια την ομάδα, ενώ παράλληλα βοηθήστε και ενθαρρύνετε τον άλλο να εκφραστεί, νεύοντας του με το κεφάλι ή με τα χέρια με ηρεμία.

  • Μάθετε να συμπεραίνετε σύντομα με 2-3 προτάσεις σε κάθε θέμα και να δίνετε μια γραπτή σύνοψη των τελικών συμπερασμάτων

- Για να διευκολυνθείτε στα συμπεράσματα και στη λήψη αποφάσεων, κατά τη διάρκεια της συνάντησης κρατάτε σύντομες σημειώσεις με τις προτάσεις και απόψεις των άλλων για κάθε θέμα.

- Για να συμπεράνετε, αναφερθείτε συνοπτικά στις απόψεις τους και καταλήξτε σύμφωνα και με τη δική σας γνώμη.

- Στο τέλος, αφού συμπεράνετε σε όλα τα θέματα, δώστε μια γραπτή αναφορά (μισή σελίδα) σε όλους: τι κάνει ποιος, πότε και πώς.

- Αυτό το γραπτό, αποτελεί ένα θαυμάσιο οδηγό για τη σωστή εφαρμογή των αποφάσεων και για να μην υπάρχουν παρερμηνείες.

Η γραπτή σύνοψη της συνάντησης εργασίας πρέπει να περιέχει:

- Την ημερομηνία της συνάντησης.

- Τους συμμετέχοντες.

- Τα θέματα που εξετάσθηκαν.

Εδώ αναφέρονται οι σημαντικές απόψεις των άλλων και τα τελικά συμπεράσματα με τις ενέργειες που θα πρέπει να γίνουν, από ποιόν και μέχρι πότε.

- Τα θέματα που έμειναν σε εκκρεμότητα και πότε θα επανεξετασθούν.

4 κανόνες για την επιτυχία

Κανόνας Νο 1: Αφήστε ελεύθερα την ομάδα να εκφραστεί.

Ο συντονιστής δεν θα πρέπει να δείχνει πιθανή αντίθεση ή τη δυσαρέσκεια του, ενόσω μιλάει κάποιος άλλος.

Αφού όλοι έχουν μιλήσει, τότε ο συντονιστής θα πρέπει να οδηγήσει όλους με κατάλληλους χειρισμούς και κλειστές ερωτήσεις, σε κοινή συμφωνία, σε κοινή παραδοχή.

Αυτό το στάδιο είναι πολύ σημαντικό, γιατί αν κάποιος δεν συμφωνήσει, υπάρχει κίνδυνος αργότερα να παρασύρει και άλλα άτομα με την αντίθετη άποψή του.

Κανόνας Νο 2: Διαπραγματευτείτε βήμα - βήμα.

Για να φθάσετε σε ένα σημείο κοινής αποδοχής, πρέπει να χειρίζεστε κατάλληλα τη κάθε αντίρρηση.

Σπάνια τα άτομα εμμένουν στην άποψή τους όταν τους προβάλλουν λογικά επιχειρήματα.

Ο συντονιστής μπορεί με τη κατάλληλη τεχνική να μεταβάλει τη θέση και την άποψη των συμμετεχόντων.

Κανόνας Νο 3: Επισημάνετε τις βασικότερες προτεινόμενες λύσεις ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή όλων.

Παράδειγμα: «Η Κατερίνα έκανε εδώ μια προσπάθεια σωστή και αξιόλογη με το να… (αναφέρατε πρόταση ή ενέργεια της Κατερίνας). Μήπως όλοι πρέπει να υιοθετήσουμε την άποψή της ή το παράδειγμά της;»…

Κανόνας Νο 4: Κατευνάστε τα πνεύματα.

Αν υπάρχουν έντονες διαφωνίες, καλό είναι να σταματήσετε εκεί το θέμα και να το φέρετε σε συζήτηση στην επόμενη συνάντηση.

Να είσαστε σίγουρος ότι η ένταση θα έχει περάσει και τα άτομα θα είναι πιο συζητήσιμα.

Πόπη Χαραμή, Φαρμακοποιός
Χαραμή ΑΕ
www.PharmaManage.gr

Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.