5 Βήματα για Σύγχρονη Οργάνωση Εργασίας της Ομάδας

Άραγε πόσοι από εμάς γνωρίζουμε τον ουσιαστικό ορισμό της λέξης «ομάδα» και άραγε πόσοι από εμάς έχουμε μάθει να δουλεύουμε ομαδικά;

Ομάδα είναι ένα σύνολο ατόμων τα οποία πρέπει να δουλέψουν με αλληλεξάρτηση και με σκοπό να επιτύχουν ένα στόχο με τον οποίο όλοι συμφωνούν.

Το άρθρο αυτό θα σας βοηθήσει να συνειδητοποιήσετε ότι η οργάνωση της ομάδας δεν είναι τόσο «βουνό», ενώ με συγκεκριμένες διαδικασίες μπορείτε να κάνετε και καταμερισμό εργασιών, κερδίζοντας προσωπικό χρόνο και ελέγχοντας καλύτερα και αποτελεσματικότερα τους υπαλλήλους σας.

Ομάδα είναι ένα σύνολο ατόμων τα οποία πρέπει να δουλέψουν με αλληλεξάρτηση και με σκοπό να επιτύχουν ένα στόχο με τον οποίο όλοι συμφωνούν.

Βήμα 1: Καταγράψτε τις κύριες εργασίες του Φαρμακείου σας

- Καταγράψτε τι κάνετε στο φαρμακείο από το άνοιγμα έως το κλείσιμο.

- Καταγράψτε το πώς χειρίζεστε κάθε εργασία (διαδικασίες).

Συνδυάζοντας τις δύο αυτές καταγραφές θα έχετε μια πλήρη απεικόνιση των λειτουργιών του φαρμακείου

Βήμα 2: Αναζητήστε τα ταλέντα του κάθε συνεργάτη σας

Για να ανακαλύψετε τα ταλέντα του κάθε συνεργάτη σας, δεν έχετε παρά να συζητήσετε μαζί του και να τον παρατηρήσετε στον τρόπο δουλείας του.

Βασικές προϋποθέσεις είναι να αποδεχτείτε τη διαφορετικότητα του καθενός και να μην εγκλωβιστείτε στο τι έκανε έως τώρα.

Σε μια ομάδα μπορεί να συναντάει κανείς πολλών ειδών ανθρώπους με διαφορετικά χαρακτηριστικά, διαφορετικό τρόπο σκέψης, διαφορετικό τρόπο επικοινωνίας.

Επιπρόσθετα, γνωρίζοντας την προσωπικότητα του κάθε συνεργάτη σας μπορείτε να βρείτε και τρόπους να τους παρακινήσετε.

Κάθε εργαζόμενος παρακινείται με διαφορετικό τρόπο και πλέον στη σύγχρονη βιβλιογραφία έχει κυριαρχήσει ως αποτελεσματικότερη μορφή παρακίνησης η «προσωπική προσέγγιση».

Βήμα 3: Προσδιορίστε γραπτώς τον ρόλο του κάθε μέλους της ομάδας

Αφού έχετε καταγράψει τις λειτουργίες του φαρμακείου, ξεκινήστε να τις μοιράζετε στους συνεργάτες σας ανάλογα με το «ταλέντο» τους και φροντίστε να βεβαιωθείτε ότι είναι πλήρως κατανοητά.

Να είστε διαθέσιμος για υποστήριξη αν χρειαστούν βοήθεια και να μην πιέζετε με μεγάλο όγκο δουλειάς.

Αφού προσδιορίσουμε το ρόλο του καθενός στο φαρμακείο μας, θα πρέπει να ξεκινήσουμε να του παρέχουμε όλα εκείνα τα εργαλεία που θα του βελτιώσουν την δουλειά του.

Βήμα 4: Εκπαίδευση για βελτιστοποίηση κάθε ρόλου

Αφού προσδιορίσουμε το ρόλο του καθενός στο φαρμακείο μας, θα πρέπει να ξεκινήσουμε να του παρέχουμε όλα εκείνα τα εργαλεία που θα του βελτιώσουν την δουλειά του.

Πρωταρχικό  εργαλείο αποτελεί η εκπαίδευση.

Οι σύγχρονες ανάγκες πώλησης απαιτούν από τους εργαζόμενους να αναλαμβάνουν projects ανάλογα με την εποχή και τις ανάγκες του κοινού στα οποία καλούνται να συνεργαστούν όλοι μαζί προκειμένου να επιτύχουν το καλύτερο δυνατόν αποτέλεσμα.

Έτσι η εκπαίδευση θα πρέπει να καλύπτει δύο τομείς:

Ο πρώτος τομέας αφορά θέματα που έχουν να κάνουν με τις αρμοδιότητες και την κατηγορία που έχει αναλάβει ο καθένας και είναι κυρίως ατομική εκπαίδευση.

Είναι πολύ σπουδαίο να δημιουργηθεί ένα ετήσιο πρόγραμμα εκπαίδευσης που να συνδυάζει και εκπαίδευση σε θέματα οργάνωσης και εξυπηρέτησης κοινού.

Ο δεύτερος τομέας εκπαίδευσης αφορά κυρίως πιο εποχιακές ανάγκες (π.χ. αντηλιακά, αδυνάτισμα, κρυολόγημα, τριχόπτωση κ.λπ.).

Η εκπαίδευση αυτή γίνεται σε όλη την ομάδα.

Κύριος σκοπός αυτών των εκπαιδεύσεων είναι η ολική κάλυψη της ανάγκης του καταναλωτή και μέσα από αυτήν είναι απαραίτητο να καθοριστεί ο τρόπος με τον οποίο θα συμβάλλει ο κάθε εργαζόμενος ανάλογα τον τομέα του.

Βήμα 5: Παρακολούθηση, έλεγχος και διορθωτικές κινήσεις

Η επιτυχία όλων των παραπάνω βημάτων εξαρτάται κατά βάση από τις διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου που θα θεσπίσετε.

Για να γίνει αυτό θα πρέπει καταρχάς να ορίσετε ανά θέση κάποια KPI’s (Key Performance Indicators), δηλαδή κάποιους δείκτες απόδοσης.

Αυτοί μπορεί να έχουν να κάνουν με τον τζίρο πωλήσεων του φαρμακείου, με τον όγκο πωλήσεων μιας κατηγορίας και με άλλα θέματα που εσείς θεωρείτε βασικά κριτήρια για την ανάπτυξη του φαρμακείου σας.

Βασικό είναι τα KPI’s αυτά να έχουν επικοινωνηθεί στον εργαζόμενο από την πρώτη στιγμή.

Στη συνέχεια θα πρέπει να γίνεται σε τακτικά διαστήματα έλεγχος της απόδοσης του κάθε εργαζομένου αλλά και της συνολικής ομάδας του φαρμακείου.

Ο έλεγχος θα γίνεται μέσω προσωπικών ραντεβού με κάθε συνεργάτη σας, ενώ θα διοργανώνετε και  ομαδικά meeting στα οποία θα αναλύετε την πορεία και τα θέλω του Φαρμακείου σας, εξετάζοντας ταυτόχρονα τον ρόλο του κάθε υπαλλήλου στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Τέλος, μην διστάσετε να κάνετε αλλαγές όπου διαπιστώσετε ότι υπάρχει πρόβλημα.

Αλλαγές μπορούν να γίνουν τόσο στον καθορισμό αρμοδιοτήτων, όσο και στην αλλαγή του ίδιου του προσώπου.

Διορθωτικές κινήσεις επιβάλλεται να γίνονται και μάλιστα άμεσα, αφού τυχόν διαιώνιση ενός προβλήματος επηρεάζει αρνητικά την απόδοση της ομάδας, αλλά πάνω από όλα επηρεάζει αρνητικά όσους ασκούν επιτυχημένα τα καθήκοντα τους.

Μάλιστα, θα μπορούσατε στην αρχική ομαδική συνάντηση να ξεκαθαρίσετε ότι οι αρμοδιότητες και οι διαδικασίες μπορεί να αλλάξουν, ενώ είναι καλή ιδέα να τους ενθαρρύνετε να σας κάνουν σχετικές προτάσεις.

Είναι εφαρμόσιμα όλα αυτά;

Πολλοί θα προτρέξουν να πουν ότι όλα αυτά είναι θεωρία.

Ότι είναι ανεφάρμοστα στα περισσότερα φαρμακεία που εργάζονται μόνο δύο άτομα, όπου όλοι τα κάνουν όλα, και που λόγω όγκου εργασίας πολλές φορές είναι αναγκασμένοι να βρίσκονται εγκλωβισμένοι πίσω από τον πάγκο.

Όμως ακριβώς αυτά τα φαρμακεία είναι  που έχουν περισσότερο ανάγκη τις παραπάνω κατευθύνσεις προκειμένου:

- Να αναπτύξουν περαιτέρω και άλλες κατηγορίες πλην αυτής των φαρμάκων.

- Να έχουν σαφή εικόνα για τις ανάγκες του φαρμακείου και να εξετάσουν την πιθανότητα  πρόσληψης ενός ακόμα υπαλλήλου για να τις καλύψουν.

Για το τέλος θα ήθελα να τονίσω ότι η αναβολή καθορισμού θέσεων εργασίας λόγω χρόνου ή λόγω έλλειψης εμπιστοσύνης στις ικανότητες των υπαλλήλων, έχει ως αποτέλεσμα ο φαρμακοποιός να βυθίζεται όλο και περισσότερο στο να τα κάνει όλα μόνος του και κατ’ επέκταση να εμποδίζει την πορεία ανάπτυξης του φαρμακείου του.

Θάνος Χατζηγαλάνης, Αναπληρωτής Γενικός Διευθυντής του δικτύου ADVANCE PHARMACIES SA
www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.