fbpx

Διαχείριση Αγορών και Αποθεμάτων - Αναζητήστε τη Σωστή Ισορροπία

Από την πρώτη στιγμή, μιλώντας για διαχείριση αγορών και αποθεμάτων, θα πρέπει να ξεκαθαρίσουμε ότι οι πρακτικές που θα ακολουθήσουμε θα πρέπει να είναι διαφορετικές στην περίπτωση των φαρμάκων και διαφορετικές στην περίπτωση των υπόλοιπων προϊόντων.

Και αυτό γιατί σε κάθε περίπτωση οι αιτίες που προκαλούν τα προβλήματα ελλείψεων ή υπερβολικού stock είναι διαφορετικές.

Υπάρχουν όμως κάποιοι βασικοί κανόνες που ισχύουν και στις δύο περιπτώσεις.

Διαχείριση Αγορών και Αποθεμάτων - Αναζητήστε τη Σωστή Ισορροπία.

Κανόνας 1

Δεν υπάρχει περίπτωση να μιλήσουμε για διαχείριση αγορών και πωλήσεων:

Α. Αν δεν καταχωρούμε στον υπολογιστή όλες τις πωλήσεις μας και

Β. Αν δεν καταχωρούνται τα τιμολόγια αγορών.

Προτείνονται τα εξής βήματα:

1. Κάντε μια ολική απογραφή.

2. Εκτυπώστε τις πωλήσεις ανά μάρκα και ανά κωδικό για μια χρονική περίοδο.

Καταγράψτε δίπλα το stock ανά κωδικό που προέκυψε από την απογραφή.

Έτσι θα διαπιστώσετε εύκολα ποιες είναι οι μάρκες ή οι κωδικοί στους οποίους έχετε δυσανάλογο stock με τον αριθμό των πωλήσεών σας.

3. Ξεκινήστε την καταχώρηση των τιμολογίων μόνο για τις μάρκες ή τις κατηγορίες που εντοπίσατε ότι υπάρχει συγκεκριμένο πρόβλημα.

Έτσι θα καταφέρετε και να βελτιώσετε την διαχείριση των αποθεμάτων στους τομείς που έχετε άμεσο πρόβλημα και θα μπορέσετε να εξοικειωθείτε με την διαδικασία «καταχώρησης» των τιμολογίων.

Κανόνας 2

Παρακολουθούμε τα αποθέματα και τις αγορές με τη βοήθεια των συνεργατών μας.

Η ανάθεση του έλεγχου του stock, όσο και της προετοιμασίας των καθημερινών παραγγελιών στα άτομα που διαχειρίζονται τις συγκεκριμένες κατηγορίες είναι επιβεβλημένη.

Η ενεργή εμπλοκή τους οδηγεί σε καλύτερη διαχείριση, ενώ παράλληλα εξασφαλίζει και τη συμμετοχή τους σε τυχόν προωθητικές ενέργειες (αγορά και προώθηση συγκεκριμένων κωδικών), μιας και αυτοί είναι που θα τις επιλέγουν μαζί σας.

Διαχείριση αγορών και αποθεμάτων φαρμάκων

Οι συχνές ελλείψεις φαρμάκων που είτε οφείλονται σε πραγματικούς, είτε στους γνωστούς «τεχνικούς» λόγους, κάνουν την διαχείριση των αποθεμάτων των συγκεκριμένων προϊόντων ιδιαίτερα δύσκολη.

Είναι καθημερινό φαινόμενο πλέον ο φαρμακοποιός να χρειάζεται να δικαιολογήσει τα αδικαιολόγητα, θέτοντας τον εαυτό του σε απολογητικό ρόλο απέναντι στον πελάτη.

Από την άλλη, συχνά πλέον στα φαρμακεία, πέρα από τις καθιερωμένες ελλείψεις συναντούμε και υπερβάλλον stock σε ορισμένα φάρμακα που από την εμπειρία του ο φαρμακοποιός γνωρίζει ότι θα παρουσιάσουν στο μέλλον έλλειψη.

Οι συχνές ελλείψεις φαρμάκων που είτε οφείλονται σε πραγματικούς, είτε στους γνωστούς «τεχνικούς» λόγους, κάνουν την διαχείριση των αποθεμάτων των συγκεκριμένων προϊόντων ιδιαίτερα δύσκολη.

Κινήσεις για εξυγίανση του stock:

1. Περνάμε στον υπολογιστή τα τιμολόγια αγοράς φαρμάκων και καταγράφουμε στο πρόγραμμα διαχείρισης του φαρμακείου όρια stock (minιmum-maximum) βάσει των πωλήσεων ανά κωδικό.

Έτσι ορίζοντας στο πρόγραμμα να βγάζει παραγγελία βάσει min-max, η παραγγελία που θα προκύπτει θα έχει δύο κριτήρια δημιουργίας:

α. Την καθημερινή ζήτηση αλλά και

β. Τα όρια του stock που θα έχουμε βάλει.

Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζουμε την μη παραγγελία κωδικών που ήδη έχουμε σε stock, ενώ ταυτόχρονα το σύστημα, αντικαθιστώντας τον καθημερινό έλεγχο της συρταρίερας, θα μας παρουσιάζει στη λίστα όλα εκείνα τα φάρμακα που έχουμε ανάγκη επαναπαραγγελίας.

Ιδιαίτερα θα πρέπει να προσέξουμε να ορίσουμε μεγαλύτερο από την συνηθισμένη ζήτηση minimum αριθμό τεμαχίων για τα φάρμακα που βρίσκονται συχνά σε έλλειψη.

Με αυτό τον τρόπο το πρόγραμμα θα μας υπενθυμίζει συχνότερα να τα παραγγέλνουμε.

2. Προγραμματίζουμε αγορές βάσει των πωλήσεων, ώστε τα προϊόντα με μεγάλο όγκο πωλήσεων να τα αγοράζουμε κατευθείαν από τις Εταιρείες.

Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνουμε ένα ικανοποιητικό απόθεμα και να μεγιστοποιούμε την κερδοφορία.

3. Εκτιμάμε την προέλευση των ελλείψεων αλλά και τυχόν υπερβολικής ζήτησης.

Συγκεκριμένα, πολλές φορές παρουσιάζονται ελλείψεις σε φάρμακα που οφείλονται τόσο σε πρόσκαιρες εξαγωγές, όσο και σε αναμονή λόγω αλλαγής τιμής.

Από την άλλη, μια συμφωνία μεταξύ ενός ιατρικού επισκέπτη και ενός γιατρού, μπορεί να οδηγήσει σε πρόσκαιρη αύξηση ζήτησης.

Και στις δύο περιπτώσεις θα πρέπει να μην προχωρήσετε σε μεγάλες αγορές (αύξηση stock), αφού οι λόγοι που οδήγησαν στη μεταβολή ζήτησης πιθανόν να μην υφίστανται μετά από λίγο.

4. Προσέχουμε τις συχνές αλλαγές τιμών.

Συχνά έχουμε αλλαγές στις τιμέ. Αποφύγετε λοιπόν να παραγγέλνετε ποσότητες που ξεπερνούν τις πωλήσεις τριών μηνών.

Επειδή το φάρμακο είναι «κρυμμένο» στις συρταριέρες, πολλές φορές μας ξεγελάει.

Ακόμα και ένα κουτί ακριβού φαρμάκου που έχει ξεχαστεί, σημαίνει λεφτά που «κάθονται».

Ακόμα και ένα κουτί ακριβού φαρμάκου που έχει ξεχαστεί, σημαίνει λεφτά που «κάθονται».

Διαχείριση αγορών και αποθεμάτων στα παραφάρμακα

Η σωστή διαχείριση αποθεμάτων του παραφαρμάκου μπορεί να επιφέρει πολύ σημαντικά οφέλη στην τσέπη σας!

Οι προτάσεις που ακολουθούν έχουν σκοπό να σας βοηθήσουν τόσο να κατηγοριοποιήσετε το είδος του stock που διαθέτετε, όσο και να δράσετε ανάλογα.

Α. Κατηγοριοποιώντας το stock ανάλογα με τον ρυθμό που «γυρνάει».

Έτσι έχουμε:

α. Το «ΕΝΕΡΓΟ» Stock.

Είναι αυτό που κάνει περίπου το 80% του τζίρου μας και αντιπροσωπεύει το 20% του όγκου των αποθεμάτων που διακινούμε.

Είναι τα γνωστά «ταχυκίνητα» προϊόντα.

β. Το «ΚΟΙΜΩΜΕΝΟ» Stock.

Αποτελείται κυρίως από προϊόντα που ανακυκλώνονται κάθε 10 έως 18 μήνες, και συχνά είναι και το πιο ακριβό.

Στο συγκεκριμένο stock πολλές φορές η διενέργεια εκπτωτικών «bazaar», μπορεί να βελτιώσει αισθητά τη ρευστότητα σας.

γ. Κάπου ανάμεσα στις δύο αυτές κατηγορίες είναι εκείνοι οι κωδικοί που παρουσιάζουν συχνότερα ελλείψεις, μιας και δεν είναι εύκολο να προγραμματίσεις τις αγορές τους αφού δεν έχουν σταθερή κίνηση.

Αποτελούν μάλιστα το πιο δύσκολο κομμάτι διαχείρισης, αφού πολλοί φαρμακοποιοί προκειμένου να μην «χάσουν τον πελάτη», αναγκάζονται και κρατούν μεγάλο αριθμό stock.

Το βέλτιστο είναι να καταφέρετε να έχετε μια σταθερή έκπτωση, ανεξαρτήτως του όγκου της παραγγελίας.

Παραγγελίες - Αφιερώστε χρόνο

Προκειμένου να βελτιστοποιήσετε την απόδοση των αγορών σας πρέπει να προσέχετε τα κάτωθι σημεία:

1. Τη συχνότητα των παραγγελιών.

Είναι πολύ σημαντικό να μάθετε να ισορροπείτε ανάμεσα σε συχνότερες παραγγελίες μικρότερου όγκου με συνήθως μικρότερη έκπτωση και σε παραγγελίες ανά μεγαλύτερες περιόδους, μεγαλύτερου όγκου, επιτυγχάνοντας φυσικά μεγαλύτερη έκπτωση.

2. Την απόδοση του κεφαλαίου σας (Return On Investment).

Πρόκειται για έναν πολύ σημαντικό οικονομικό δείκτη που προκύπτει από το γινόμενο του ποσοστού κέρδους με τον δείκτη κυκλοφορίας του προϊόντος.

Προκειμένου να διατηρούμε υψηλό τον δείκτη αυτόν θα πρέπει:

- Να παραγγέλνετε τα ταχυκίνητα προϊόντα με μεγάλη έκπτωση.

- Να επιτυγχάνετε μεγάλες εκπτώσεις για τους κωδικούς που μένουν για καιρό στο ράφι.

- Να κρατάτε το δυνατόν λιγότερο stock στα προϊόντα που δεν μπορείτε να επιτύχετε ικανοποιητική έκπτωση ή η έκπτωση δεν διαφοροποιείται από τον όγκο της παραγγελίας.

Τα βασικά κριτήρια μιας συμφέρουσας παραγγελίας

Ο συνδυασμός έκπτωσης και πίστωσης

Το βέλτιστο είναι να καταφέρετε να έχετε μια σταθερή έκπτωση, ανεξαρτήτως του όγκου της παραγγελίας.

Έτσι, θα μπορείτε να παραγγέλνετε ανάλογα με τις τρέχουσες ανάγκες σας όσο συχνά απαιτείται.

Στη διαπραγμάτευση για σταθερή έκπτωση θα βοηθήσει πολύ η δέσμευσή σας για ευρύτερη υποστήριξη και επίτευξη ετησίου στόχου αγορών σε συγκεκριμένες εταιρίες που θέλετε ιδιαίτερα να προωθήσετε.

Ο χρόνος παράδοσης

Να ρωτάτε πάντα πότε παραδίδουν και να συνυπολογίζετε τον χρόνο αυτόν πριν ξεμείνετε από απόθεμα.

Τυχόν Προσφορές

Πολλές φορές οι Εταιρίες κάνουν προσφορές σε ταχυκίνητους κωδικούς.

Εσείς στη περίπτωση αυτή, και αν σας ενδιαφέρει να εκμεταλλευτείτε την εκάστοτε προσφορά παρέχοντας χαμηλότερη τιμή στον πελάτη σας, θα πρέπει να υπολογίσετε ποσότητες που όχι μόνο θα καλύπτουν τις ανάγκες σας έως την ημερομηνία πληρωμής, αλλά και θα καλύπτουν την ζήτηση που θα δημιουργηθεί λόγω της προσφοράς που θα κάνετε.

Σημαντικό είναι να προσέξετε να μην αγοράσετε την ίδια περίοδο προσφορά σε ομοειδή προϊόντα.

Θάνος Χατζηγαλάνης, Αναπληρωτής Γενικός Διευθυντής του Δικτύου ADVANCE PHARMACIES SA
www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.