Πώς να Οργανώσετε Σωστά μια Απογραφή στο φαρμακείο σας

Μέρος Α’

Κάθε χρόνο, η φυσική απογραφή επιτρέπει στον φαρμακοποιό να αποκτήσει μία εικόνα των αποθεμάτων του φαρμακείου του, τόσο σε τεμάχια, όσο και σε αξίες.

Αποτελεί συνήθως μία κουραστική διαδικασία, που πραγματοποιείται στο τέλος ή στην αρχή του έτους, η οποία όμως τον αποζημιώνει, καθώς του δίνει μία ξεκάθαρη εικόνα των χρημάτων στην ουσία που έχει στα ράφια του.

Ιδανικά, για εξοικονόμηση χρόνου και την αποφυγή συσσωρευμένου όγκου εργασίας, υπάρχει η επιλογή και για άλλου τύπου απογραφές αποθεμάτων, που μπορούν να γίνονται κατά τη διάρκεια του έτους για άμεσα και πιο σωστά αποτελέσματα.

Κάθε χρόνο, η φυσική απογραφή επιτρέπει στον φαρμακοποιό να αποκτήσει μία εικόνα των αποθεμάτων του φαρμακείου του, τόσο σε τεμάχια, όσο και σε αξίες.

Στο σύγχρονο φαρμακείο, ο τακτικός έλεγχος των αποθεμάτων αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία με στόχο την καλύτερη οικονομική διαχείριση και τη μείωση των όποιων απωλειών στο ελάχιστο.

Στο πλαίσιο αυτό, μπορείτε να ακολουθήσετε, τις παρακάτω δύο μεθόδους:

Μόνιμη τήρηση κλειστής αποθήκης, που σημαίνει καταγραφή των προϊόντων, τόσο κατά την πώληση, όσο και κατά την αγορά.

Η μέθοδος αυτή για να εφαρμοστεί, προϋποθέτει οι υπάλληλοι του φαρμακείου να έχουν καταλάβει τη σημασία της τήρησης αποθήκης, έτσι ώστε να είναι πολύ προσεκτικοί κατά τη διενέργεια, τόσο των παραλαβών, όσο και των πωλήσεων.

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι πολύ σημαντικό, το λογισμικό που υποστηρίζει τη λειτουργία του φαρμακείου να μπορεί ανά πάσα στιγμή να δίνει πληροφορίες για προϊόντα με μεγάλα αποθέματα ή προϊόντα που «γυρίζουν» γρήγορα και μένουν συχνά «με μηδενικό απόθεμα».

Κυκλική απογραφή, στην οποία το απόθεμα καταγράφεται περιοδικά και διεξάγεται αρκετές φορές μέσα στο έτος.

Επιλέγεται ο σωστός χρόνος και γίνεται σε ένα τμήμα του φαρμακείου, με βάση κριτήρια που έχουν καθοριστεί από πριν, όπως σε κατηγορίες προϊόντων, σε φάρμακα ή παραφάρμακα, σε εταιρείες, σε ραφιέρες, σε θεραπευτικές κατηγορίες κ.ά.

Η κυκλική απογραφή βοηθάει άμεσα, εκείνη τη στιγμή, στην επίλυση σημαντικών θεμάτων πριν αυτά μετατραπούν σε μεγαλύτερα προβλήματα.

Δεν υπάρχει κάτι χειρότερο για έναν φαρμακοποιό από το να επιβεβαιώνει στον πελάτη του ότι έχει ένα προϊόν, αφού εμφανίζεται στο μηχανογραφικό του σύστημα, και να ανακαλύπτει ότι το απόθεμα είναι πλασματικό.

Επίσης, σε άλλη περίπτωση, κατά τη δημιουργία παραγγελίας σε έναν προμηθευτή, να μην έχει αξιόπιστη εικόνα των υφιστάμενων αποθεμάτων του, με αποτέλεσμα λανθασμένες αποφάσεις αγορών.

Επιπλέον, η γνώση της «κυκλοφοριακής» ταχύτητας των προϊόντων (σε πόσο χρόνο δηλαδή πωλούνται), βοηθά στην επιλογή αγορών ενός είδους ανάμεσα στη μία μάρκα ή την άλλη.

Με την κυκλική απογραφή, ο φαρμακοποιός είναι σε θέση να γνωρίζει που βρίσκεται το απόθεμα μίας εταιρείας, μιας κατηγορίας, μιας ραφιέρας κ.λπ. και με αυτό τον τρόπο να ανακαλύψει που έχει υψηλά αποθέματα.

Όταν ακολουθείται η λογική της κυκλικής απογραφής, όπως υποδηλώνει το όνομά της, τα αποθέματα του φαρμακείου δεν υπολογίζονται όλα την ίδια στιγμή.

Ο φαρμακοποιός δημιουργεί διάφορες λίστες κατηγοριών ή οικογενειών προϊόντων, βάσει των οποίων, στη συνέχεια, αποφασίζει την περιοδικότητα της απογραφής για την εκτίμηση των αποθεμάτων.

Έτσι μειώνονται σημαντικά οι διαφορές κατά την απογραφή στο τέλος του έτους.

Η τήρηση μόνιμης κλειστής αποθήκης έχει γίνει ευκολότερη με τη χρήση των σύγχρονων προγραμμάτων μηχανογράφησης και των scanners απογραφής.

Η μηχανογράφηση στην υπηρεσία της κλειστής αποθήκης

Η τήρηση μόνιμης κλειστής αποθήκης έχει γίνει ευκολότερη με τη χρήση των σύγχρονων προγραμμάτων μηχανογράφησης και των scanners απογραφής.

Αυτά επιτρέπουν την άμεση απογραφή κατά την παραλαβή και παρέχουν προηγμένες δυνατότητες συλλογής δεδομένων και ασύρματης ή ενσύρματης επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο για την αναζήτηση τιμών ή αποθέματος.

Για να πραγματοποιήσετε μια ηλεκτρονική απογραφή που να οδηγήσει σε κλειστή αποθήκη, η μέθοδος είναι απλή:

Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ποσότητες πρέπει να εισαχθούν στο μηχανογραφικό σύστημα, και στη συνέχεια αυτό θα δώσει τις ποσότητες και τις αξίες του αποθέματος, ανά κατηγορία, εταιρεία ή ότι άλλο διαχωρισμό έχετε ορίσει.

Συνιστάται η απογραφή να γίνεται σε ώρες μη λειτουργίας του φαρμακείου, έτσι ώστε να μην υπάρχουν διακοπές κατά τη διάρκεια της απογραφής, για την εξυπηρέτηση ενός πελάτη.

Οργανώστε την κυκλική απογραφή

Κατά την κυκλική απογραφή, ο απογράφων «σκανάρει» τα προϊόντα χρησιμοποιώντας ένα τερματικό απογραφής, τα οποία καταχωρούνται και δημιουργούν ένα λογιστικό απόθεμα.

Αυτά τα δεδομένα ενδέχεται να διαφέρουν από το απόθεμα που φαίνεται στο σύστημα.

Πριν από τη διόρθωση του αποθέματος, πρέπει η ομάδα του φαρμακείου να προσπαθήσει να εξηγήσει κάθε σφάλμα αποθέματος που εντοπίστηκε.

Οι κινητές συσκευές απογραφής είναι τώρα πιο «έξυπνες», σκανάρουν ταχύτερα και καλύτερα, και συνδέονται με το εκάστοτε λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων.

Αυτές οι τεχνολογικά προηγμένες συσκευές βοηθούν, αλλά δεν είναι το παν.

Η απογραφή και το πρόβλημα του αποθέματος σχετίζεται κυρίως με την οργάνωση του φαρμακείου, το προσωπικό του, και από τον τρόπο εργασίας.

Από πρακτικής απόψεως και όσον αφορά τις κυκλικές απογραφές, μπορείτε να τις οργανώσετε με όσο πιο απλό τρόπο είναι δυνατό.

Με τη σωστή οργάνωση, θα μπορείτε να κάνετε περισσότερες κυκλικές απογραφές σε λιγότερο χρόνο.

Η μέθοδος; Τα πάντα είναι σχετικά με τον τρόπο που γίνεται η απογραφή μέσω του προγράμματος διαχείρισης φαρμακείου που έχετε.

Αρχικά πρέπει να καθορίσετε ποια είναι τα είδη που θέλετε να απογράψετε, π.χ. στην κατηγορία «καλλυντικά», την ομάδα «αντηλιακά» και το πρόγραμμα να προετοιμάσει την απογραφή.

Ξεκινώντας το «σκανάρισμα» κάθε είδους, το πρόγραμμα ελέγχει εάν είναι είδος της επιλεγμένης κατηγορίας και για κάθε είδος απογράφεται η ποσότητα που έχουμε στο ράφι.

Όταν τελειώσουμε την απογραφή, θα πρέπει το πρόγραμμα να μπορεί με αυτοματοποιημένο τρόπο να κάνει τη διόρθωση τυχόν διαφορών που υπάρχουν σε σχέση με το απόθεμα που υπήρχε καταγεγραμμένο.

Μην ξεχνάτε τη φυσική απογραφή μία φορά το έτος!

Η λειτουργία κλειστής αποθήκης, που σημαίνει σωστή εμπορικά παρακολούθηση των αποθεμάτων, απαιτεί από την επιχείρηση τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, μια φυσική απογραφή του συνόλου των αποθεμάτων.

Αυτή η απογραφή πρέπει να γίνει, στη θεωρία, την ημερομηνία του κλεισίματος των λογαριασμών του έτους, δηλαδή στις 31 Δεκεμβρίου ή την 1-2 Ιανουαρίου.

Αυτό στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι εφικτό, και είθισται ο φαρμακοποιός να αποφασίζει ένα Σαββατοκύριακο, λίγες ημέρες πριν ή λίγες ημέρες μετά το τέλος του οικονομικού έτους, για να γίνει η ετήσια συνολική απογραφή.

Διαβάστε το Μέρος Β'

Στέλιος Μουσαμάς, Γενικός Διευθυντής Δικτύου Φαρμακείων Pharma PLUS, Όμιλος Lavipharm
www.PharmaManage.gr

Κοινοποιήστε το Άρθρο:


Κατεβάστε δωρεάν την εφαρμογή "Charami SA" στο κινητό σας και πάντοτε θα έχετε άμεση και επίκαιρη ενημέρωση για όλα τα θέματα του κλάδου της υγείας, της ομορφιάς και της ευεξίας. Επιλέξτε το αντίστοιχο με τα ενδιαφέροντά σας "κουμπί" και περιηγηθείτε στο περιεχόμενό του!

Με την περιήγησή σας στο pharmamanage.gr αποδέχεστε την χρήση cookies.